How to Write an AI-Use Disclosure Statement for Your Manuscript

Le mois dernier, un journal médical a rejeté l'article d'un collègue. La raison n’était pas scientifique. Il s’agissait d’une déclaration manquante sur l’utilisation de l’IA. La section méthodes ne disait rien sur les outils d'IA, mais la lettre d'accompagnement mentionnait que l'équipe avait utilisé ChatGPT pour rédiger des parties de l'introduction. L'éditeur a signalé l'inadéquation et a renvoyé le document sans l'avoir lu.

C'est la nouvelle réalité. Elsevier, Springer Nature, Wiley, ICMJE (qui régit la plupart des revues médicales) et Horizon Europe ont tous formalisé des règles de divulgation de l'utilisation de l'IA au cours des deux dernières années, et la plupart des autres éditeurs ont suivi. La sanction pour non-divulgation – ou pour divulgation erronée – n’est plus une demande polie de révision. C'est un rejet de bureau, parfois une rétractation. Ce guide explique ce qui doit être divulgué, ce qui n'a pas besoin d'être divulgué, où va la déclaration, le modèle de formulation pour les scénarios courants et les bizarreries spécifiques au domaine qui surprennent les chercheurs.

Why this matters now

Le paysage politique a changé plus rapidement que la plupart des auteurs ne l’avaient remarqué. La version courte d’où nous en sommes à la mi-2026 :

ICMJE (revues médicales). Les auteurs doivent déclarer toute utilisation de l'IA dans l'écriture ou l'analyse. AI ne peut pas être répertorié comme auteur. La déclaration figure dans la section méthodes si l'IA a été utilisée dans l'analyse, et dans les remerciements si l'IA a été utilisée uniquement pour l'aide à la rédaction.

Elsevier. Divulgation requise pour toute utilisation de l'IA au-delà de la correction grammaticale de base. Se trouve dans une section dédiée « Déclaration de l'IA générative et des technologies assistées par l'IA dans le processus d'écriture » ​​avant les références.

Springer Nature. Divulgation requise de l'utilisation de grands modèles de langage dans la section méthodes. Portée spécifique : tout ce qui va au-delà des outils d'édition standard (classe Grammarly) doit être divulgué.

Wiley. Déclaration obligatoire dans les remerciements ou les méthodes, selon le rôle joué par l'IA. Modèles fournis dans les directives de l'auteur.

Horizon Europe (financement de l'UE). Divulgation requise dans la proposition elle-même, avec des implications sur la manière dont le texte de la subvention édité par l'IA est évalué. Le défaut de divulgation est traité comme un problème d’intégrité de la recherche.

Principaux serveurs de préimpression. arXiv, bioRxiv et medRxiv demandent désormais tous des déclarations d'utilisation de l'IA lors de la soumission. Pas appliqué aussi strictement que les revues, mais de plus en plus vérifié lors de la modération.

Si votre lieu cible n'est pas nommé ci-dessus, vérifiez ses instructions pour les auteurs : presque toutes les revues de langue anglaise ont mis à jour leurs directives depuis fin 2024. Supposons que la divulgation soit requise et vérifiez le format.

What you need to disclose

Le dessin des journaux de lignes se situe à peu près entre « un outil qui détecte les erreurs dans ce que vous avez écrit » et « un outil qui a généré le texte que vous avez utilisé ». Les vérificateurs de grammaire et les outils de vérification orthographique conviennent généralement sans divulgation. Tout le reste, y compris l'utilisation d'un éditeur IA sur votre propre brouillon, doit généralement apparaître dans la déclaration.

Toujours divulguer. Utilisation de tout grand modèle de langage (ChatGPT, Claude, Gemini, DeepSeek, variantes Llama) pour générer le texte qui apparaît dans le manuscrit, en n'importe quelle quantité. Cela inclut les résumés, les phrases de transition, les brouillons de résumés et toute prose générée à partir d'invites.

Toujours divulguer. Utilisation de l'IA à des fins d'analyse, y compris l'analyse statistique, le traitement d'images, l'exploration de texte de documents sources ou la sélection d'examens systématiques.

Divulguer généralement. Utilisation d'outils d'édition d'IA qui paraphrasent, restructurent ou réécrivent substantiellement le texte, même si vous avez écrit l'original. Cela inclut les humaniseurs, les paraphraseurs et les modes de réécriture plus profonds des outils d'édition académiques.

** Divulguer si demandé. ** Utilisation d'outils de grammaire de base (niveau gratuit de Grammarly, Microsoft Editor, vérification orthographique dans votre traitement de texte). La plupart des revues n'exigent pas la divulgation de ces informations, mais Elsevier et Springer ont commencé à le demander explicitement. Si les instructions de l'auteur mentionnent « des outils d'IA », incluez-les pour des raisons de sécurité.

Pas besoin de divulguer. Gestionnaires de références, générateurs de citations (Zotero, Mendeley) ou éditeurs d'équations LaTeX. Ce ne sont pas des IA génératives.

La zone grise dans la pratique concerne les outils d’édition académiques qui combinent la vérification grammaticale traditionnelle avec la réécriture générative. Si le résultat de votre outil modifie considérablement la structure ou la formulation de vos phrases, considérez-le comme génératif et divulguez-le. S’il signale uniquement les erreurs et suggère des correctifs de ponctuation, le traitement traditionnel des outils de grammaire s’applique. En cas de doute, divulguez : le coût d’une divulgation excessive est nul ; le coût d’une sous-divulgation est potentiellement la rétractation.

Where the statement goes

Le placement dépend du rôle que l'IA a joué dans votre travail.

IA utilisée uniquement pour l'édition ou le peaufinage du langage. Section de remerciements, ou une « Déclaration de l'IA générative et des technologies assistées par l'IA dans le processus d'écriture » ​​dédiée avant les références (format préféré de Elsevier).

L'IA utilisée pour rédiger des sections du manuscrit. Même emplacement que ci-dessus, avec plus de précision sur les sections.

IA utilisée dans l'analyse ou les méthodes. Section Méthodes, dans une sous-section décrivant l'outil d'IA, ses paramètres et la manière dont il a été utilisé. La déclaration de remerciements peut également être nécessaire.

IA utilisée dans le cadre de la sélection systématique des revues ou de l'extraction de données. Section Méthodes, généralement dans une sous-section sur les procédures de sélection. La liste de contrôle PRISMA-trAIce (l'extension spécifique à l'IA de PRISMA 2020) nécessite un rapport explicite sur l'outil d'IA, la version, les invites utilisées et la manière dont la vérification humaine a été effectuée.

IA utilisée dans la rédaction des propositions de subvention. Dépend du bailleur de fonds. NIH et NSF acceptent actuellement la divulgation dans la lettre d'accompagnement ou dans une déclaration dédiée. Horizon Europe l'exige dans le texte de la proposition lui-même, dans une section spécifique. Vérifiez toujours les directives actuelles du bailleur de fonds, qui changent plus rapidement que les directives du journal.

Templates for the common scenarios

Ces modèles correspondent à la formulation acceptée par la plupart des grands éditeurs. Adaptez le nom et la version de l'outil à votre utilisation réelle.

Scénario 1 : IA utilisée uniquement pour l'édition de grammaire et de langue.

Declaration of generative AI and AI-assisted technologies in the
writing process: During the preparation of this work, the authors used
[Tool Name, version] for language editing and grammar refinement.
After using this tool, the authors reviewed and edited the content as
needed and take full responsibility for the content of the publication.

Scénario 2 : IA utilisée pour rédiger des sections spécifiques, puis éditées par les auteurs.

Declaration of generative AI and AI-assisted technologies in the
writing process: During the preparation of this work, the authors used
[Tool Name, version] to draft initial versions of the [Introduction
/ Abstract / Discussion section]. The authors substantially revised
the generated text, verified all factual content against the source
material, and take full responsibility for the content of the
publication.

Scénario 3 : IA utilisée dans les méthodes (par exemple, exploration de texte, sélection systématique).

We used [Tool Name, version] to [screen abstracts for inclusion in
the systematic review / extract study characteristics from full-text
articles / perform topic modeling on the source corpus]. The tool was
accessed via [API / web interface] between [dates] using the following
prompt template: "[exact prompt]". Two reviewers independently verified
all AI-generated outputs against the source documents, with
disagreements resolved by discussion. No AI was used in final inclusion
decisions, quality assessment, or interpretation of findings.

Scenario 4: AI used for humanization or paraphrasing of own writing.

Declaration of generative AI and AI-assisted technologies in the
writing process: During the preparation of this work, the authors used
[Tool Name, version] to refine the language and clarity of text the
authors had originally drafted. The tool did not introduce new ideas,
arguments, or content. The authors reviewed all suggested changes and
take full responsibility for the content of the publication.

Scenario 5: No AI was used.

Some journals now require an explicit negative statement.

Declaration of generative AI and AI-assisted technologies in the
writing process: The authors did not use any generative AI or
AI-assisted technologies in the preparation of this work.

Field-specific quirks

Les règles générales ci-dessus s'appliquent à la plupart des domaines. Quelques domaines ont des exigences plus strictes ou adoptées plus tôt.

Médecine clinique. Des revues spécifiques (NEJM, JAMA, Lancet) exigent parfois la divulgation des outils d'IA utilisés par les évaluateurs ainsi que par les auteurs. Certains nécessitent une confirmation explicite qu’aucune donnée patient n’a été saisie dans un outil d’IA hébergé. Consultez le journal spécifique – les conseils varient même au sein des médicaments conformes à ICMJE.

Informatique. Les conférences (NeurIPS, ICML, ACL) ont publié des politiques d'utilisation de l'IA qui diffèrent souvent les unes des autres. NeurIPS nécessite une divulgation dans le document lui-même ; ACL l'exige dans un champ distinct lors de la soumission. Certains sites interdisent le texte généré par l'IA dans des sections spécifiques (souvent le résumé ou les contributions). Lisez attentivement l’appel à communications : ces politiques changent chaque année.

** Sciences humaines et sciences sociales qualitatives. ** Les normes de divulgation rattrapent leur retard. Plusieurs revues de sciences humaines exigent désormais la divulgation, même pour l’utilisation de l’IA en cours d’édition, au motif que la voix et la prose font partie de la contribution scientifique dans ces domaines. Considérez les règles de divulgation des sciences humaines comme plus strictes que les valeurs par défaut STEM.

Droit. Plusieurs revues de droit interdisent désormais tout texte généré par l'IA dans le corps de l'article (permettant l'édition par l'IA de la prose écrite par l'auteur). L’exactitude des citations est vérifiée de manière agressive, en partie à cause de cas très médiatisés de citations fabriquées par l’IA apparaissant dans des mémoires juridiques.

Common mistakes that trigger rejection

Nous avons vu chacun de ces éléments provoquer des retards ou des rejets.

** Divulgation vague. ** "Des outils d'IA ont été utilisés" sans les nommer, sans nommer les versions ou décrire ce qu'ils ont fait. Les rédacteurs veulent de plus en plus de précision et les informations vagues semblent évasives.

Divulgation qui contredit la lettre de motivation ou les méthodes. L'exemple au début de cet article. Si votre lettre de motivation mentionne ChatGPT et que votre déclaration l'omet, les éditeurs signalent l'inadéquation comme un problème d'intégrité de la recherche.

Inscrire AI en tant qu'auteur. ICMJE, COPE et les principaux éditeurs l'interdisent tous. L’IA ne peut pas répondre aux critères de paternité parce qu’elle ne peut accepter la responsabilité. Inscrire ChatGPT comme co-auteur est désormais un déclencheur instantané de rejet dans la plupart des revues.

Divulgation au mauvais endroit. Une divulgation enfouie dans une note de bas de page alors que l'éditeur exige une section dédiée est traitée comme une non-conformité, même si le fond est correct. Faites correspondre le format spécifié par l'éditeur.

Oublier la déclaration de responsabilité. La plupart des modèles se terminent par une forme de « les auteurs assument l'entière responsabilité du contenu ». L'absence de cette langue est considérée comme une divulgation incomplète par certains éditeurs.

** Divulgation d'un seul outil parmi plusieurs. ** Si vous avez utilisé ChatGPT pour rédiger, puis ProofreaderPro pour modifier, puis DeepL pour traduire une section, divulguez les trois. La divulgation sélective est pire que l’absence de divulgation une fois découverte.

The workflow we recommend

Une séquence pratique qui minimise à la fois le travail et les risques.

Étape 1 : Tenez un journal pendant que vous écrivez. Un simple fichier texte : nom de l'outil, version, pourquoi vous l'avez utilisé, quelles sections. Mettez-le à jour chaque fois que vous utilisez l'IA. Cette simple habitude fait que la divulgation s’écrit d’elle-même à la fin.

Étape 2 : Faites correspondre le modèle de l'éditeur. Vérifiez les directives de l'auteur du lieu auquel vous soumettez votre projet. Utilisez leur format exact s’ils en fournissent un. La plupart des éditeurs préfèrent leur propre formulation.

Étape 3 : Coordonnez-vous avec les co-auteurs. Chaque co-auteur doit savoir quelle IA vous avez utilisée et confirmer que sa propre utilisation de l'IA a été divulguée. Une révélation surprise lors de l'évaluation par les pairs nuit à la crédibilité de l'équipe.

Étape 4 : Rédigez la lettre de motivation de manière cohérente. Votre [lettre de motivation du journal] (/blog/journal-cover-letter-ai) doit faire brièvement référence à la divulgation si l'utilisation de l'IA était importante. Les incohérences entre la lettre de motivation et la déclaration sont un déclencheur de rejet courant.

Étape 5 : Préparez la divulgation avec un auteur principal. Si votre chercheur principal ou co-auteur principal n'a pas lu le langage de la divulgation, obtenez son approbation avant de la soumettre. Ils ont généralement vu ce que veulent les éditeurs.

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Frequently asked questions

Q : Dois-je divulguer en utilisant Grammarly ou la vérification orthographique de mon traitement de texte ?

Pour la plupart des revues, non. Les vérificateurs de grammaire et les outils de vérification orthographique traditionnels ne sont pas classés comme IA générative. La limite que certains éditeurs (notamment Elsevier et Springer) commencent à tracer est de savoir si l'outil modifie la structure ou la substance de votre texte. Une vérification orthographique corrigeant les fautes de frappe est très bien. Une fonctionnalité « réécrire cette phrase pour plus de clarté » déclenche la divulgation. En cas de doute, vérifiez les instructions de l'éditeur et indiquez si la formulation est ambiguë.

Q : Et si j'utilisais un éditeur IA dont je réalise maintenant que j'ai considérablement réécrit mon texte ?

Divulguez-le. Le coût d’une divulgation tardive est bien inférieur à celui d’être surpris en train de ne pas divulguer lors de l’examen par les pairs. Si le manuscrit est toujours en révision, ajoutez la déclaration dans votre [lettre de réponse] (/blog/response-to-reviewers-letter-ai) avec la soumission révisée. Si l'article a été soumis mais pas encore révisé, contactez l'éditeur avec une brève correction. Les rédacteurs respectent généralement les corrections ; ils ne respectent pas les omissions découvertes plus tard.

Q : Puis-je citer ChatGPT comme auteur s'il a écrit des parties substantielles de l'article ?

Non. Le ICMJE, COPE et tous les grands éditeurs interdisent la paternité de l'IA au motif que l'IA ne peut pas répondre aux critères de paternité - elle ne peut pas accepter la responsabilité du travail, ne peut pas accepter d'être responsable de l'exactitude et ne peut pas approuver les versions finales. Inscrire AI comme auteur est désormais un motif de rejet instantané dans la plupart des revues et peut déclencher des procédures d’intégrité de la recherche dans votre établissement. Divulguer l’utilisation de l’IA dans la déclaration ; jamais dans la liste des auteurs.

Q : Ma lettre de réponse aux évaluateurs nécessite-t-elle également une divulgation sur l'utilisation de l'IA ?

Cela doit correspondre à ce que vous avez mis dans le manuscrit. Si vous avez utilisé l'IA pour vous aider à rédiger votre lettre de réponse (ce qui est courant et acceptable), mettez à jour votre divulgation pour en tenir compte. De nombreux manuscrits révisés incluent désormais une phrase telle que « Des outils d'IA ont été utilisés dans la préparation de cette révision, y compris [un outil] pour éditer la lettre de réponse, en plus des utilisations divulguées dans la soumission originale. » Les rédacteurs sont de plus en plus conscients des lettres de réponse assistées par l’IA et préfèrent la divulgation à la découverte.