Cách phản hồi khi bị từ chối tại bàn biên tập (và nên làm gì tiếp theo)

Cách phản hồi tốt nhất khi bị từ chối tại bàn biên tập thường là đọc lý do của biên tập viên và chỉnh những gì bạn có thể. Sau đó gửi bài tới một tạp chí phù hợp hơn trong vòng một đến hai tuần. Kháng nghị chỉ là lựa chọn đúng khi biên tập viên mắc sai lầm mang tính thực tế. Ngoài ra, nhiều nhà xuất bản không chấp nhận kháng nghị đối với các quyết định từ chối không qua phản biện ngang hàng. Từ chối tại bàn biên tập là quyết định về mức độ phù hợp và ưu tiên tại một tạp chí, nên thông tin này nói rất ít về việc nghiên cứu của bạn có vững hay không.

Từ chối tại bàn biên tập có nghĩa là biên tập viên đã từ chối bản thảo của bạn mà không gửi cho các phản biện ngang hàng bên ngoài. Việc này khá phổ biến. Tổng biên tập của The Plant Cell đã viết vào năm 2022 rằng tạp chí từ chối khoảng 50% số bài nộp mà không qua phản biện bên ngoài. Đây là con số của một tạp chí, và tỷ lệ sẽ khác nhau giữa các tạp chí, nhưng nó cho thấy quy mô.

Ý nghĩa của từ chối tại bàn biên tập

Từ chối tại bàn biên tập là quyết định biên tập đối với bản thảo được nộp, trước khi có bất kỳ người phản biện nào xem. Ở nhiều tạp chí, một hoặc hai biên tập viên sẽ đọc tóm tắt, thư gửi kèm và một số phần của bài, rồi quyết định liệu bài có phù hợp với tạp chí hay chưa và có sẵn sàng để đưa vào vòng xem xét hay không. Quyết định thường đến nhanh hơn so với việc bị từ chối sau phản biện ngang hàng, vì không có người phản biện tham gia.

Không phải là phán xét về bạn hay về chất lượng nghiên cứu của bạn. Người phản biện là một nguồn lực có hạn. Tổng biên tập của The Plant Cell cho biết rằng trước khi tạp chí triển khai tư vấn tiền phản biện vào năm 2015, khoảng 90% bản thảo được gửi đi phản biện bên ngoài, mức độ này có nguy cơ làm người phản biện mệt mỏi. Một bài có thể đúng và vẫn bị từ chối vì tạp chí đang xuất bản một loại công trình khác.

Nó cũng không giống với việc bị từ chối sau khi đã được phản biện. Việc từ chối sau phản biện sẽ kèm theo các báo cáo của người phản biện và bạn có thể rút kinh nghiệm từ chúng. Từ chối tại bàn biên tập thường chỉ kèm hai đến ba câu, còn phần còn lại bạn phải tự suy ra.

Vì sao biên tập viên từ chối tại bàn biên tập các bài viết

Hầu hết các trường hợp từ chối tại bàn biên tập xuất phát từ một danh sách ngắn các lý do. Hướng dẫn của Elsevier dành cho biên tập viên nêu nhiều thuật ngữ quyết định tiêu chuẩn, cho thấy biên tập viên nhìn nhận vấn đề theo cách nào. Bảng dưới đây ghép từng lý do với những gì bạn có thể làm.

Trang về các thuật ngữ quyết định của Elsevier liệt kê các trường hợp ngoài phạm vi, tác động không đủ, dưới tiêu chuẩn xuất bản và một điều khoản riêng "Reject - Potential Ethics Concerns". Trang này cũng nêu "unable to secure reviewers" và "poor language" như các lý do phổ biến khiến bị từ chối. Từ chối có gắn cờ về đạo đức cũng chặn tùy chọn chuyển bài cho bài báo.

Mục danh sách kiểm tra nộp bài của tạp chí của chúng tôi bao gồm các bước kiểm tra mức độ phù hợp cần thực hiện trước khi bạn nộp bài.

Cách đọc thư của biên tập viên

Bắt đầu từ những gì bức thư nói, sau đó tách lý do khỏi phần lịch sự. Hầu hết các thư từ chối gửi trực tiếp (desk rejection) đều mở đầu bằng lời cảm ơn và kết thúc bằng lời chúc tốt đẹp. Lý do nằm trong một hoặc hai câu ở giữa. Hãy đọc kỹ các câu đó hai lần và viết lại bằng lời của bạn.

Những cụm từ này là phổ biến, và mỗi cụm tương ứng với một bước tiếp theo khác nhau.

Nếu thư không nêu lý do, bạn có thể viết một phản hồi ngắn gọn, lịch sự, hỏi liệu biên tập viên có thể gợi ý một tạp chí phù hợp hơn hay không. Một số biên tập viên trả lời bằng một câu, và chỉ một câu đó có thể giúp bạn tránh một lượt đoán mò. Đừng yêu cầu biên tập viên đọc lại bài, vì điều đó nghe giống như một lời kháng nghị.

Cách phản hồi khi bị từ chối từ vòng bàn biên tập trong hai ngày đầu

Đợi một ngày trước khi phản hồi hoặc gửi lại, và dùng thời gian để xác định bạn đang gặp vấn đề về sự phù hợp, vấn đề về chất lượng hay một sai sót. Cách phản hồi đúng sẽ phụ thuộc vào trường hợp nào, và một tin nhắn được viết vào ngày hôm sau thường điềm tĩnh hơn và ngắn hơn.

1. Lưu lá thư và các tệp nộp bài. Bạn sẽ cần mã số bản thảo, ngày tháng và nguyên văn sau này.
2. Cho các đồng tác giả biết. Tất cả các tác giả cần thống nhất bước tiếp theo, và chính sách kháng nghị của Elsevier yêu cầu tất cả các tác giả phải đồng ý về một lần kháng nghị.
3. Phân loại lý do vào một trong các nhóm: sự phù hợp, đóng góp, phương pháp, trình bày hoặc đạo đức, theo bảng ở trên.
4. Quyết định liệu việc kháng nghị có hợp lý không. Phần tiếp theo sẽ giải thích khi nào thì nên làm.
5. Nếu bạn dự định kháng nghị, đừng gửi bài cho một tạp chí khác trong lúc đơn kháng nghị đang mở. Theo chính sách của Elsevier, tác giả liên hệ không được gửi bản thảo đến tạp chí khác hoặc bắt đầu việc chuyển bài trong khi đơn kháng nghị đang được xem xét.

Bạn có thể kháng nghị việc bị từ chối từ vòng bàn biên tập không?

Bạn có thể hỏi, nhưng mỗi nhà xuất bản khác nhau, và chính sách kháng nghị của Elsevier loại trừ các trường hợp bị nhóm biên tập từ chối thẳng ngay từ đầu. Hãy kiểm tra trang riêng của tạp chí trước khi bạn viết bất cứ điều gì, vì quy định có thể khác giữa các tạp chí, kể cả trong cùng một nhà xuất bản.

Mẫu hình trên các trang này là như nhau. Khiếu nại có thể thành công nếu bạn chỉ ra một sai sót cụ thể, ví dụ một biên tập viên đã hiểu nhầm phạm vi, một sai lầm thực tế về phương pháp của bạn, hoặc có xung đột lợi ích. Thông thường khiếu nại ít thành công khi bạn chỉ bất đồng về phán quyết liên quan đến tính mới mẻ hoặc mức độ quan tâm. Chính sách của Elsevier nói điều đó một cách trực tiếp, và họ liệt kê các ý kiến bất đồng về mức độ quan tâm, tính mới mẻ hoặc sự phù hợp của bản thảo trong những căn cứ không đủ điều kiện.

Với việc từ chối ngay từ bàn (desk rejection), điều đó chỉ để lại một lối đi hẹp. Nếu bạn tin rằng biên tập viên đã mắc một sai sót mang tính thực tế, hãy viết một tin nhắn ngắn gọn, lịch sự, nêu rõ sai sót đó và đưa ra bằng chứng. Nếu bạn chỉ đơn thuần không đồng ý với phán quyết của biên tập viên, hãy chuyển qua, vì thời gian của bạn sẽ tốt hơn khi dành cho lần nộp tiếp theo. Kể cả khi một tạp chí không có quy trình khiếu nại chính thức cho trường hợp từ chối ngay từ bàn, bạn vẫn có thể gửi cho biên tập viên một bản sửa lỗi mang tính thực tế.

Một email khiếu nại ngắn gọn bạn có thể điều chỉnh

Giữ email trong tối đa một trang, nêu một điểm cụ thể. Mẫu này dành cho trường hợp bạn cho rằng quyết định dựa trên một sai sót thực tế.

Chủ đề: Khiếu nại - Mã bản thảo [số] - [tiêu đề ngắn]

Kính gửi Dr [họ của biên tập viên],

Cảm ơn Quý vị đã xem xét bản thảo của chúng tôi và vì quyết định của Quý vị vào ngày [ngày]. Chúng tôi xin đề nghị Quý vị xem xét lại một điểm.

Thư quyết định nêu rằng [trích dẫn lý do trong vài từ]. Chúng tôi cho rằng điều này xuất phát từ sự hiểu nhầm. [Một hoặc hai câu nêu rõ sự thật. Ví dụ: nghiên cứu có nhóm đối chứng để thẩm định với N = 240 (Mục 2.3, Bảng 2), điều này giải quyết mối lo về cỡ mẫu.]

Chúng tôi hiểu rằng các quyết định biên tập bao gồm yếu tố đánh giá và Quý vị có thể vẫn giữ nguyên quyết định. Nếu Quý vị đồng ý rằng điểm này thay đổi phần đánh giá, chúng tôi sẽ rất vui lòng gửi bất kỳ phần làm rõ nào mà Quý vị cần.

Cảm ơn Quý vị đã dành thời gian.

Trân trọng, [Tên], thay mặt cho tất cả các tác giả

Gửi từ địa chỉ của tác giả liên hệ, không CC bất kỳ ai khác, và đưa mã bản thảo vào dòng tiêu đề. Elsevier yêu cầu từ "Appeal" và số tham chiếu của bản thảo trong dòng tiêu đề, và cùng định dạng này hoạt động tốt cho hầu hết các tạp chí. Không khiếu nại và nộp nơi khác cùng lúc.

Cách chọn tạp chí tiếp theo

Chọn tạp chí tiếp theo dựa trên những gì họ đã xuất bản trong hai năm qua, không dựa trên tên hay các chỉ số. Một tạp chí có các bài gần đây giống với bài của bạn cho thấy họ đã từng tiếp nhận đúng loại công trình như của bạn. Hãy mở bốn số tạp chí gần nhất và kiểm tra ba điều: các chủ đề, thiết kế nghiên cứu và độ dài thông thường.

Công cụ ProofreaderPro.ai tìm tạp chí có thể giúp việc này nhanh hơn. Bạn dán tiêu đề và tóm tắt của mình. Nó cho bạn biết những tạp chí đã đăng các bài có nội dung gần nhất với bài của bạn, kèm chỉ số trích dẫn, trạng thái truy cập mở và chi phí xử lý bài viết từ các cơ sở dữ liệu khoa học công khai. Công cụ này miễn phí để sử dụng. Hãy xem danh sách như một điểm khởi đầu, rồi đọc trang mục tiêu và phạm vi của từng tạp chí.

Kiểm tra thêm bốn điều trước khi chọn:

• Mục tiêu và phạm vi. So sánh mô tả riêng của tạp chí với yêu cầu cốt lõi của bài bạn.
• Các loại bài. Đảm bảo tạp chí chấp nhận đúng loại bài của bạn, dù là nghiên cứu gốc, báo cáo ngắn hay bài tổng quan.
• Phí. Xem chi phí xử lý bài viết và liệu cơ quan/tổ chức của bạn có chi trả hay không.
• Xem tốc độ. Nhiều tạp chí công bố thời gian đến quyết định đầu tiên, và việc chờ đợi lâu khiến bạn mất nhiều tháng.

Dịch vụ chuyển giao

Nhiều nhà xuất bản cung cấp dịch vụ chuyển giao sau khi bị từ chối. Chuyển giao sẽ gửi bản thảo của bạn tới một tạp chí khác trong hệ thống của họ. Dịch vụ này giúp tiết kiệm thời gian vì bạn không phải nhập lại các thông tin nộp bài. Chuyển giao không đồng nghĩa với việc được chấp nhận, vì tạp chí mới sẽ đánh giá bài dựa trên các tiêu chí riêng.

Nếu bạn nhận được đề nghị chuyển giao, hãy đọc phạm vi của tạp chí đích trước khi chấp nhận. Đề nghị chuyển giao thường cho thấy biên tập viên tin rằng bài viết phù hợp ở đó, và vẫn đáng để bạn tự kiểm tra.

Những gì cần thay đổi trước khi bạn nộp lại

Trước hết, hãy chỉnh những điểm mà lý do của biên tập viên chỉ ra, sau đó khắc phục các điểm yếu nhỏ thường khiến bài bị loại ở mọi tạp chí. Nếu bạn gửi cùng một tệp tới tạp chí tiếp theo nhưng đổi tên trên thư xin, thì lý do của biên tập viên sẽ không còn được sử dụng.

Phần phù hợp và cách trình bày

Viết lại thư xin và đoạn đầu của phần tóm tắt cho đúng đối tượng độc giả của tạp chí mới. Nêu chủ đề của tạp chí trong hai câu đầu tiên và cho biết nghiên cứu của bạn đóng góp thêm gì cho chủ đề đó. Hướng dẫn của chúng tôi về Cách viết thư xin việc tạp chí (Mẫu + AI Editor) có kèm mẫu.

Phương pháp và tuyên bố

Nếu thư có nhắc đến phương pháp, hãy đọc lại phần phương pháp của chính bạn như cách một biên tập viên sẽ đọc. Kiểm tra xem mẫu, phân tích và các giới hạn có được nêu rõ hay không, và kết luận không vượt quá dữ liệu. Thêm một đoạn về các hạn chế nếu bạn chưa có.

Ngôn ngữ và định dạng

Tiếng Anh chưa rõ ràng là lý do phổ biến khiến bài nhanh chóng bị từ chối. Biên tập toàn bộ bài viết, không chỉ riêng phần tóm tắt, và đối chiếu định dạng với hướng dẫn của tạp chí mới dành cho tác giả. ProofreaderPro.ai sửa ngữ pháp, chính tả, thì và giọng văn học thuật trong một lượt, đồng thời xuất tệp Word có bật theo dõi thay đổi trong gói Academic Plus, để bạn có thể xem xét từng chỉnh sửa.

Công bố thông tin sử dụng AI và các nội dung liên quan

Kiểm tra xem tạp chí mới có yêu cầu công bố việc sử dụng AI, tuyên bố về tính sẵn có của dữ liệu, tuyên bố phê duyệt đạo đức hay tuyên bố xung đột lợi ích hay không. Yêu cầu khác nhau giữa các tạp chí, và việc thiếu một tuyên bố là lý do rất dễ khiến bạn bị từ chối. Hướng dẫn của chúng tôi về Cách viết Tuyên bố tiết lộ việc sử dụng AI cho bản thảo của bạn và Tuyên bố tiết lộ AI theo từng nhà xuất bản bao quát cách diễn đạt.

Tài liệu tham khảo

Hãy đảm bảo mọi tài liệu tham khảo đều tồn tại và được định dạng theo đúng phong cách của tạp chí mới. AI Citation Checker kiểm tra từng tài liệu tham khảo trong danh sách dán vào bằng cách đối chiếu với Crossref và Semantic Scholar. Đánh giá trích dẫn “bịa đặt” của chúng tôi bao gồm đầy đủ các bước kiểm tra trước khi nộp bài. Hãy đối chiếu thủ công các trích dẫn trong nội dung với danh sách tài liệu tham khảo, vì các công cụ này không thực hiện việc đối chiếu đó.

Kế hoạch hai tuần sau khi bị từ chối tại vòng biên tập

Phần lớn nhà nghiên cứu có thể nhận lại bản thảo để tiếp tục vòng phản biện trong vòng hai tuần nếu họ làm theo kế hoạch. Kế hoạch dưới đây giả định rằng bạn không tiến hành khiếu nại.

Nếu kết quả tiếp theo là bị từ chối sau phản biện, báo cáo của người phản biện sẽ cho bạn thứ để làm việc. Hướng dẫn của chúng tôi về Cách viết thư phản hồi cho người đánh giá (với sự trợ giúp của AI) bao gồm giai đoạn đó.

Danh sách kiểm tra từ chối tại vòng biên tập

• Tôi đã lưu thư quyết định và các tệp nộp bài.
• Tất cả các đồng tác giả đều biết về quyết định.
• Tôi có thể nêu lý do của biên tập viên chỉ trong một câu.
• Tôi đã quyết định xem lý do đó có phù hợp hay không, bao gồm tính đóng góp, phương pháp, trình bày hoặc đạo đức.
• Tôi chỉ khiếu nại nếu tôi có thể chỉ ra một sai sót mang tính sự thật và đưa ra bằng chứng cho điều đó.
• Tôi chưa nộp ở nơi khác trong khi đơn khiếu nại vẫn đang mở.
• Tôi đã đọc mục tiêu và phạm vi, cùng với bốn số gần đây của tạp chí tiếp theo.
• Tôi đã kiểm tra các loại bài viết, các khoản phí và tốc độ phản biện.
• Tôi đã viết lại thư xin gửi bài và phần tóm tắt cho các độc giả mới.
• Tôi đã hiệu đính bài viết và đối chiếu với hướng dẫn dành cho tác giả.
• Tôi đã bổ sung tất cả các nội dung mà tạp chí mới yêu cầu, bao gồm công bố việc sử dụng AI.
• Tôi đã kiểm tra rằng mọi tài liệu tham khảo đều tồn tại và trích dẫn trong phần nội dung khớp với danh mục tài liệu tham khảo.

Câu hỏi thường gặp

Tôi nên phản hồi thế nào khi bị từ chối từ vòng biên tập?

Chờ một ngày, đọc lý do của biên tập viên và quyết định xem đó liên quan đến mức độ phù hợp, đóng góp, phương pháp, cách trình bày hay một sai sót mang tính sự thật. Sau đó sửa những gì bạn có thể và nộp cho một tạp chí phù hợp hơn. Chỉ phản hồi cho biên tập viên để cảm ơn, để đề nghị gợi ý tạp chí, hoặc để điều chỉnh một lỗi sự thật cụ thể.

Từ chối từ vòng biên tập nghĩa là gì?

Điều đó có nghĩa là biên tập viên đã từ chối bản thảo của bạn mà không chuyển cho các phản biện độc lập ở bên ngoài. Quyết định dựa trên mức độ phù hợp, mức ưu tiên và khả năng sẵn sàng cơ bản. Đây là điều khá phổ biến, và The Plant Cell cho biết họ từ chối khoảng 50% các bài nộp mà không qua phản biện từ bên ngoài.

Thời gian từ chối từ vòng biên tập mất bao lâu?

Tùy thuộc vào tạp chí. Từ chối từ vòng biên tập bỏ qua quy trình phản biện, nên thường đến sớm hơn so với một quyết định sau khi đã được phản biện. Nhiều tạp chí công bố thời gian trung bình cho quyết định đầu tiên trên trang web của họ.

Tôi có thể kháng nghị khi bị từ chối từ vòng biên tập không?

Ở một số tạp chí, bạn có thể yêu cầu, nhưng một số nhà xuất bản giới hạn việc kháng nghị chính thức đối với bản thảo đã qua phản biện. Chính sách của Elsevier loại trừ các bản thảo bị nhóm biên tập từ chối thẳng, và Taylor & Francis cho biết các biên tập viên hiếm khi đảo ngược quyết định. Kiểm tra trang thông tin riêng của tạp chí và chỉ kháng nghị để sửa một sai sót sự thật.

Khi nào tôi nên kháng nghị?

Chính sách của Elsevier đặt khung thời gian 1 tháng từ ngày có quyết định cho các kháng nghị mà họ chấp nhận. Các nhà xuất bản và tạp chí khác đặt giới hạn riêng, vì vậy hãy kiểm tra trang của tạp chí. Kháng nghị ngắn được gửi trong vài ngày sẽ tốt hơn so với một kháng nghị dài gửi muộn vài tuần.

Tôi có thể nộp cho một tạp chí khác khi đang kháng nghị không?

Không áp dụng cho các tạp chí của Elsevier. Theo chính sách của họ, tác giả tương ứng không được nộp bản thảo cho một tạp chí khác, hoặc bắt đầu chuyển bài, trong khi kháng nghị đang được xem xét. Hãy kiểm tra chính sách của tạp chí mà bạn đang kháng nghị.

Việc bị từ chối từ vòng biên tập có làm giảm cơ hội của tôi ở tạp chí tiếp theo không?

Không nên. Tạp chí mới sẽ đánh giá bài dựa trên các tiêu chí của riêng họ, và việc chuyển bài sẽ bắt đầu một đợt đánh giá mới tại tạp chí nhận. Từ chối từ vòng biên tập là quyết định về mức độ phù hợp của một tạp chí cụ thể.

Tôi có nên sử dụng dịch vụ chuyển bài không?

Có, nếu tạp chí được đề xuất phù hợp với phạm vi nội dung của bài bạn. Các bản chuyển bài giúp bạn tiết kiệm việc nhập lại thông tin nộm và miễn phí tại Transfer Desk của Springer Nature. Chuyển bài không có nghĩa là được chấp nhận, và các báo cáo của phản biện có thể không được chuyển cùng với bài, vì vậy hãy kiểm tra mục tiêu và phạm vi của tạp chí đích.

Tôi nên sửa gì trước khi nộp lại?

Trước tiên hãy sửa lý do nêu trong thư của biên tập viên. Sau đó viết lại thư ngỏ cho độc giả của tạp chí mới, rà soát toàn bộ bài, định dạng theo hướng dẫn của tác giả tại tạp chí mới, bổ sung các nội dung công bố theo yêu cầu, và kiểm tra lại tài liệu tham khảo của bạn. Danh sách kiểm tra ở trên liệt kê từng bước.

Làm thế nào để chọn tạp chí tiếp theo sau khi bị từ chối từ vòng biên tập?

Chọn một tạp chí mà trong bốn số gần nhất có các bài giống bài của bạn về chủ đề, thiết kế và độ dài. Một công cụ như journal Finder sẽ hiển thị các tạp chí đã đăng những bài gần nhất với bản tóm tắt của bạn, và trang mục tiêu cũng như phạm vi của tạp chí sẽ xác nhận mức độ phù hợp.

AI Proofreader cho bản thảo tạp chí

Chỉnh đúng ngữ pháp, thì và văn phong học thuật trên toàn bộ bản thảo trước khi bạn nộp lại, đồng thời xuất bản các thay đổi có theo dõi để mỗi chỉnh sửa dễ dàng được xem lại.