AI Proofreading for Conference Papers (IEEE, ACM, NeurIPS): Last-Mile Editing Under Deadline

NeurIPS bài nộp đã được mở vào giữa tháng 5 năm nay. Đến thời hạn, hệ thống đã xử lý khoảng 19.000 giấy tờ trong 36 giờ cuối cùng. Một phần có ý nghĩa đã bị rút lại hoặc tự động bị từ chối vì vi phạm định dạng mà các tác giả có thể đã phát hiện được bằng danh sách kiểm tra dài ba mươi phút. Hội nghị IEEE thấy các mô hình tương tự. ACM Giấy tờ SIG nữa. Sự kết hợp giữa giới hạn trang nghiêm ngặt, tệp kiểu bắt buộc và quy tắc ẩn danh mù đôi biến việc gửi hội nghị thành một bài tập chính xác chủ yếu là máy móc — và điều đó hầu như không được thực hiện trong 24 giờ qua.

Hướng dẫn này nói về công việc ở chặng cuối. Không phải làm thế nào để viết một bài báo hay; làm thế nào để gửi một cái sạch sẽ mà không làm hỏng nó trong lần chỉnh sửa cuối cùng. Chúng tôi sẽ đề cập đến những điểm khác biệt giữa hội nghị và tạp chí, bẫy tệp kiểu cụ thể cho IEEE, ACM và NeurIPS, kiểm tra ẩn danh để phát hiện các lỗi dễ mắc, danh sách kiểm tra trong 48 giờ qua mà chúng tôi đề xuất cho các tác giả mà chúng tôi làm việc cùng, bẫy sẵn sàng cho máy ảnh có thể bắt được ngay cả những tác giả có kinh nghiệm và quy trình chỉnh sửa AI được điều chỉnh theo áp lực thời hạn.

Why conferences differ from journals

Năm điểm khác biệt định hình việc trình bày hội nghị theo những cách quan trọng đối với việc chỉnh sửa ở chặng cuối.

Giới hạn trang nghiêm ngặt, được thực thi chặt chẽ. Giới hạn trang tạp chí thường là gợi ý. Giới hạn trang hội nghị thường cố định - 8 hoặc 9 trang nội dung cộng với phần tài liệu tham khảo có độ dài cố định. Việc tràn ngập thậm chí chỉ một đoạn văn sẽ gây ra sự từ chối tự động ở hầu hết các địa điểm. Hầu hết thói quen nộp báo (viết dài, cắt ngắn nếu được yêu cầu) khiến bạn bị từ chối tại các hội nghị.

Tệp kiểu bắt buộc. Hội nghị cung cấp tệp kiểu LaTeX (hoặc mẫu Word) mà tác giả phải sử dụng. Tệp kiểu kiểm soát lề, phông chữ, định dạng trích dẫn, kiểu tiêu đề phần, khoảng cách dòng. Việc sửa đổi tệp kiểu để tăng dung lượng bị cấm và thường bị phát hiện. Các lỗi với tệp kiểu là nguyên nhân lớn nhất dẫn đến việc từ chối định dạng.

Ẩn danh ở các địa điểm mù đôi. Nhiều hội nghị CS hàng đầu (NeurIPS, ICML, ACL, EMNLP, ICLR) sử dụng đánh giá mù đôi. Tác giả phải xóa thông tin nhận dạng khỏi bài gửi - tên tác giả, liên kết, lời cảm ơn, lời tự trích dẫn được diễn đạt theo cách nhận dạng. Lời tự giới thiệu như "trong tác phẩm trước của chúng tôi [12]" cần phải trở thành "trong tác phẩm trước [12]" hoặc "như được hiển thị bởi [12]." Việc nắm bắt được việc bỏ sót việc ẩn danh là một phần của danh sách kiểm tra chặng cuối.

Chu kỳ đánh giá chặt chẽ. Đánh giá hội nghị diễn ra theo lịch trình cố định theo tuần chứ không phải theo tháng. Sự mệt mỏi của người đánh giá là có thật và hiển thị dưới dạng phản hồi ngắn gọn. Ấn tượng đầu tiên - trang đầu tiên, nửa trang đầu tiên của bản tóm tắt - có sức nặng hơn so với bài đánh giá trên tạp chí. Chỉnh sửa cho các vấn đề tác động trang đầu tiên.

Sẵn sàng cho máy ảnh là một bản chỉnh sửa riêng. Hầu hết các hội nghị đều chấp nhận trước, sau đó yêu cầu phiên bản "sẵn sàng cho máy ảnh" kết hợp phản hồi của người đánh giá, có thể có giới hạn trang hơi khác một chút và phải ở kiểu cuối cùng. Bản chỉnh sửa sẵn sàng cho máy ảnh là nơi nhiều tác giả phá vỡ bài viết được chấp nhận của họ bằng cách chỉnh sửa quá mạnh tay trong một tệp có phong cách khác.

Style-file traps

Ba tệp kiểu địa điểm lớn đều có một số vấn đề cụ thể.

IEEE Conference (IEEEtran). Mẫu hội nghị IEEE sử dụng bố cục hai cột với lề nghiêm ngặt. Các lỗi tác giả phổ biến nhất: thay đổi kích thước dấu tách cột hoặc lề để tăng khoảng trắng (bị cấm, thường được phát hiện), sửa đổi kiểu thư mục (phải giữ nguyên IEEE) và sử dụng các điều chỉnh \vspace hoặc \setlength để nén khoảng trắng theo chiều dọc. Các động tác tiết kiệm không gian có thể chấp nhận được là viết lại đoạn văn, thay đổi kích thước hình và nén bảng — chứ không phải thay đổi kiểu dáng. Định dạng thư mục dành riêng cho IEEE cũng có những điểm đặc biệt: số trang ở một vị trí cụ thể, tên tạp chí được viết tắt thành một danh sách tiêu chuẩn và kỷ yếu hội thảo được định dạng theo quy ước về năm và địa điểm cụ thể.

ACM (acmart). Mẫu ACM acmart có một số "hương vị" — sigconf, sigchi, acmsmall, acmlarge — và hướng dẫn hội nghị chỉ định nên sử dụng loại nào. Sử dụng sai hương vị sẽ tạo ra một bài báo trông có vẻ đúng nhưng không vượt qua được quá trình kiểm tra tự động của ACM. Danh sách tham chiếu phải sử dụng Định dạng tham chiếu ACM. Nhiều hội nghị cũng yêu cầu ACM Khái niệm và Từ khóa CCS trên trang đầu tiên; đây là những điều bắt buộc và dễ quên.

NeurIPS / ICML / ICLR. Tệp kiểu NeurIPS thực thi bố cục một cột với các lề, phông chữ và khoảng cách dòng cụ thể. Giới hạn trang thường là 9 trang nội dung cộng với số tài liệu tham khảo không giới hạn. Tài liệu bổ sung được chứa trong một tệp riêng biệt với giới hạn trang riêng. Lỗi phổ biến nhất của tác giả là quên nhận xét cờ cuối cùng \usepackage{neurips_2026} (đối với máy ảnh sẵn sàng, cờ được đặt; đối với lần gửi đầu tiên, cờ được đặt khác - nếu sai điều này sẽ gây ra lỗi ẩn danh). Mẫu NeurIPS cũng có định dạng cụ thể cho phần tóm tắt và giới thiệu mà một số tác giả vô tình ghi đè.

Kiểm tra ẩn danh để gửi mù đôi

Đối với bất kỳ địa điểm mù đôi nào, việc ẩn danh cẩn thận là sự khác biệt giữa đánh giá và từ chối bàn.

Xóa tên tác giả và liên kết. Tệp kiểu thường cung cấp một cờ (ví dụ: \submissiontrue trong NeurIPS) thay thế tên tác giả bằng "(các) tác giả ẩn danh". Đặt cờ. Xác minh bằng cách biên dịch và kiểm tra trang tiêu đề.

Ẩn danh phần cảm ơn. Lời cảm ơn thường chứa các nguồn tài trợ hoặc cảm ơn những người cụ thể đã xác định phòng thí nghiệm. Xóa toàn bộ phần cho lần gửi đầu tiên. Thêm nó trở lại vào máy ảnh sẵn sàng.

Trình bày lại các lời tự trích dẫn. "Trong tác phẩm trước đây của chúng tôi [Smith et al., 2024]" nhận dạng bạn. Thay đổi thành "Trong nghiên cứu trước đây [Smith và cộng sự, 2024]" hoặc "Smith và cộng sự [2024] đã chỉ ra..." Trích dẫn vẫn giữ nguyên; khung hình thay đổi.

Kiểm tra siêu dữ liệu PDF. Tệp PDF mang siêu dữ liệu hiển thị tên tác giả, phần mềm được sử dụng và đôi khi là đường dẫn tệp trên máy tính của tác giả. Chạy exiftool hoặc sử dụng trình xem siêu dữ liệu để kiểm tra. Hầu hết các công cụ LaTeX đều tự động nhúng siêu dữ liệu; cách khắc phục là xóa nó trước khi gửi.

Check filenames. A filename like smith_paper_v3.pdf deanonymizes you. Rename before upload.

Kiểm tra các liên kết và URL. Liên kết GitHub tới github.com/yourusername/project nhận dạng bạn. Đối với tính năng mù đôi, hãy xóa liên kết, thay thế bằng phiên bản ẩn danh hoặc sử dụng dịch vụ ẩn danh trên giấy lưu trữ bản sao ẩn danh.

Kiểm tra tài liệu bổ sung. Các tệp PDF, mã và dữ liệu bổ sung đều cần được xử lý ẩn danh giống nhau. Nhiều bài nộp được ẩn danh bằng một tệp bổ sung mà tác giả đã quên xóa.

The last-48-hours checklist

Trình tự thực hành cho hai ngày cuối cùng trước thời hạn.

T-48 hours: final draft complete.

• Đọc to bài báo từ đầu đến cuối nếu có thể.
• Xác minh tất cả các số liệu được tham chiếu, tất cả các tài liệu tham khảo được trích dẫn, tất cả các phần có mặt.
• Kiểm tra số trang so với giới hạn của địa điểm. Nếu bạn đã xong, hãy bắt đầu cắt ngay bây giờ.

T-36 hours: editing pass.

• Chạy bài viết thông qua trình đọc hiệu đính AI về ngữ pháp và giọng điệu. Đối với LaTeX, hãy dán các đoạn văn xuôi theo từng phần bằng cách sử dụng LaTeX quy trình hiệu đính để tránh vi phạm phép toán hoặc trích dẫn.
• Xem xét lại các thay đổi được theo dõi một cách có chủ ý. Để chỉnh sửa thời hạn, hãy nghiêng về việc chấp nhận những thay đổi chặt chẽ hơn, từ chối những thay đổi làm phẳng giọng hoặc gây ra sự mơ hồ.
• Áp dụng các chỉnh sửa trở lại nguồn LaTeX hoặc tệp Word. Biên dịch sau mỗi phần chính.

T-24 hours: structural check.

• Xác minh tệp kiểu là chính xác và không bị sửa đổi.
• Xác minh tất cả các số liệu và bảng có kích thước chính xác trong giới hạn cột hoặc trang.
• Kiểm tra phần tóm tắt có nằm trong giới hạn từ/ký tự của địa điểm hay không.
• Đối với các địa điểm mù đôi, hãy chạy danh sách kiểm tra ẩn danh đầy đủ ở trên.
• Biên soạn lần cuối. Kiểm tra số trang. Nếu vẫn còn, hãy thực hiện cắt cấu trúc từ hướng dẫn cắt từ của chúng tôi.

T-12 hours: submission dry run.

• Mở cổng nộp bài. Tải lên bản PDF của bạn. Chưa gửi - hãy xác minh những gì cổng thông tin chấp nhận.
• Nếu cổng thông tin thực hiện kiểm tra định dạng tự động (NeurIPS, ICML, nhiều hội nghị IEEE thực hiện việc này), hãy sửa bất kỳ nội dung nào được gắn cờ. Kiểm tra của cổng thông tin là phiên bản có thẩm quyền nhất của câu hỏi "việc gửi này có được tính là hợp lệ không."
• Xác minh tải lên tài liệu bổ sung một cách chính xác nếu được yêu cầu.

T-4 hours: final read and submit.

• Lần đọc cuối cùng để tìm lỗi chính tả còn sót sau khi chỉnh sửa.
• Nộp. Đừng đợi đến giờ cuối cùng - hệ thống gửi thường xuyên gặp sự cố vào giờ cuối cùng.
• Xác minh email xác nhận gửi đến.

Sai lầm mà hầu hết các tác giả mắc phải là để lại thẻ chỉnh sửa cho T-12 hoặc T-6. Quá trình chỉnh sửa đưa ra những sai sót vào phút cuối (LaTeX lỗi biên dịch, sai lệch trích dẫn) cần thời gian sửa và biên dịch lại mà bạn không có ở T-4.

Sẵn sàng cho máy ảnh: cái bẫy bắt những tác giả có kinh nghiệm

Chấp nhận không phải là kết thúc việc chỉnh sửa. Phiên bản sẵn sàng cho máy ảnh có thời hạn riêng, thường là 4-6 tuần sau khi được chấp nhận và các yêu cầu riêng. Nhiều bài báo được chấp nhận bị rút lại khi sẵn sàng cho máy ảnh vì các tác giả đã phá vỡ chúng trong lần chỉnh sửa cuối cùng.

The common failure modes:

Đã chỉnh sửa sai tệp kiểu. Một số địa điểm sử dụng tệp kiểu khác để sẵn sàng cho máy ảnh thay vì để gửi. Việc sử dụng tệp kiểu gửi sẽ tạo ra một bài viết không đáp ứng được yêu cầu cuối cùng. Đọc kỹ hướng dẫn sẵn sàng cho máy ảnh; tập tin kiểu thường khác nhau.

Đã thêm quá nhiều nội dung mới. Người đánh giá đã yêu cầu giải thích rõ hơn. Bạn đã thêm chúng. Bài viết từ 9 trang xuống còn 10 trang. Bạn đã vượt quá giới hạn sẵn sàng cho máy ảnh và không có phần mở rộng. Bài học: lập ngân sách cho các chỉnh sửa sẵn sàng cho máy ảnh của bạn theo giới hạn trang trước khi bạn bắt đầu chứ không phải sau đó.

Đã khôi phục chức năng ẩn danh không chính xác. Việc thêm lại tên tác giả, khôi phục lời cảm ơn và thêm trích dẫn tài trợ là những nhiệm vụ sẵn sàng cho máy ảnh. Làm sai (ví dụ: thêm tên tác giả nhưng quên lời cảm ơn) sẽ thu hút người đọc cẩn thận.

Làm hỏng một hình hoặc một bảng. Việc thay đổi kích thước một hình để tạo khoảng trống trong máy ảnh sẵn sàng có thể tạo ra các nhãn khó đọc hoặc nội dung ngoài trang. Luôn biên dịch và xác minh trực quan sau bất kỳ điều chỉnh hình nào.

Quên cập nhật thư mục. Người phản biện đôi khi gợi ý tài liệu tham khảo. Việc thêm chúng sẽ thay đổi số trích dẫn trong toàn bộ bài viết nếu bạn đang sử dụng trích dẫn số. Xác minh tất cả các trích dẫn trong văn bản vẫn giải quyết chính xác.

Cách tiếp cận an toàn: coi máy ảnh sẵn sàng như một lần gửi thứ hai đầy đủ thay vì chỉnh sửa. Hãy sắp xếp nó theo cách đó. Chờ ít nhất 2-3 ngày để duyệt, không nên làm cùng buổi tối với deadline.

AI editing under deadline pressure

Một quy trình làm việc giúp chỉnh sửa rõ ràng mà không làm hỏng giấy trong những giờ cuối cùng.

Bước 1: Cắt nhỏ tờ giấy. Không dán toàn bộ nguồn LaTeX vào một công cụ. Chia theo từng phần (tóm tắt, giới thiệu, công việc liên quan, phương pháp, thí nghiệm, kết luận). Đối với các bài viết LaTeX, LaTeX/Overleaf quy trình hiệu đính bao gồm hệ thống giữ chỗ cho toán học và trích dẫn.

Bước 2: Chạy thẻ chỉnh sửa tiêu chuẩn trên từng đoạn. Tiêu chuẩn là độ sâu phù hợp cho công việc đúng thời hạn — nó nắm bắt ngữ pháp, thắt chặt cụm từ và cải thiện tính rõ ràng mà không cần cấu trúc lại các đối số. Tránh toàn diện theo thời hạn; nó tạo ra những thay đổi mạnh mẽ hơn mà bạn có thể không có thời gian để xem xét cẩn thận.

Bước 3: Chấp nhận một cách thận trọng. Theo thời hạn, quy tắc đúng là "chấp nhận những thay đổi chặt chẽ hoặc chính xác rõ ràng; từ chối bất cứ điều gì mơ hồ." Một thay đổi mà bạn không thể đánh giá nhanh chóng là một thay đổi cần từ chối. Trước thời hạn không phải là lúc để xem xét liệu một cách diễn đạt thay thế có thực sự tốt hơn hay không; đã đến lúc chốt những cải tiến rõ ràng và vận chuyển.

Bước 4: Biên dịch sau mỗi phần. Đặc biệt các bài viết LaTeX. Một thay đổi làm gián đoạn quá trình biên dịch được phát hiện vào lúc T-2 giờ là trường hợp xấu nhất. Việc phát hiện ra nó vào lúc T-20 giờ sau khi chỉnh sửa phần cho phép bạn khắc phục nó mà không cần hoảng sợ.

Bước 5: Đọc lần cuối và gửi sớm. Gửi lúc T-4 đến T-6 giờ, không phải T-1. Hệ thống gửi hội nghị gặp sự cố, internet bị hỏng, tệp bạn tải lên bị sai phiên bản. Bộ đệm là cần thiết.

Common author errors

Một danh sách ngắn các lỗi mà chúng tôi thấy có thể thu hút được các tác giả có kinh nghiệm.

Từ viết tắt được xác định trong phần tóm tắt, không xác định trong phần nội dung. Phần tóm tắt được phân tích cú pháp riêng; cơ thể phải xác định lại từ viết tắt trong lần sử dụng đầu tiên.

Tài liệu tham khảo không xuất hiện trong thư mục. Một \cite{smith2024} cho một khóa không có trong tệp .bib sẽ tạo ra một ? trong bản PDF đã biên dịch. Luôn kiểm tra đầu ra đã biên dịch để tìm các trích dẫn chưa được giải quyết.

Hình có văn bản nhỏ hơn 8 điểm. Hầu hết các địa điểm đều yêu cầu cỡ chữ tối thiểu trong hình. Hình hiển thị có nhãn trục 6 điểm sẽ được gắn cờ khi kiểm tra tự động.

Các bảng tràn cột. Một bảng rộng trong bố cục hai cột chạy ra khỏi trang sẽ hiển thị kém. Sử dụng \resizebox hoặc xoay bảng cho vừa.

Thiếu các yêu cầu bổ sung. Nhiều địa điểm yêu cầu danh sách kiểm tra (NeurIPS danh sách kiểm tra khả năng tái tạo, ICML tuyên bố đạo đức) làm phần bổ sung. Thiếu nó sẽ bị bàn giấy từ chối.

Tải lên sai phiên bản. Bạn đã biên soạn phiên bản mới nhất. Bạn đã tải lên phiên bản từ hai giờ trước. Xác minh việc tải lên bằng cách tải xuống bản PDF sau khi gửi và kiểm tra dấu thời gian trên trang đầu tiên hoặc trong siêu dữ liệu.

See the Full AI Proofreader

Tracked-changes editing for academic prose. Free tier includes every feature.

Frequently asked questions

Q: Tôi nên chỉnh sửa bao nhiêu lần trong 24 giờ cuối cùng trước thời hạn?

Chỉ edit chứ không viết. Nội dung của bài viết phải được hoàn thành trước T-48 giờ. 24 giờ cuối cùng nên được dành cho việc hiệu đính, thắt chặt, kiểm tra ẩn danh, xác minh định dạng và biên dịch và tải lên lần cuối. Viết nội dung mới dưới áp lực về thời hạn thường gây ra lỗi khiến bạn gặp phải vào thời điểm tồi tệ nhất. Nếu khoa học không được thực hiện ở T-48, câu trả lời là gửi một phiên bản chặt chẽ hơn về những gì đã làm chứ không phải viết thêm.

Hỏi: Người đánh giá có chú ý nếu bài viết của tôi có vấn đề về ngôn ngữ không?

Vâng, đáng tin cậy. Người đánh giá hội nghị đọc nhanh và đưa ra phán đoán nhanh chóng. Một bài viết có lỗi ngữ pháp nhất quán hoặc cách diễn đạt vụng về được coi là kém trau chuốt, điều này có thể chuyển ranh giới chấp nhận sang từ chối. Các địa điểm hàng đầu có những người đánh giá đọc nội dung và cho rằng ngôn ngữ trong sạch; ngôn ngữ thô hơn đẩy sự chú ý của người đánh giá vào bề mặt hơn là nội dung. Đầu tư 2-4 giờ vào thẻ chỉnh sửa ngôn ngữ trước khi gửi là thời gian mang lại hiệu quả cao.

Hỏi: Tôi có nên sử dụng AI để viết các phần của bài báo hội thảo của mình không?

Hầu hết các hội nghị lớn cho phép việc AI chỉnh sửa nội dung do tác giả viết kèm theo công bố. Việc tạo ra nội dung mang tính “chủ đạo” bằng AI gây tranh cãi hơn—một số nơi cấm rõ ràng (thường trong phần tóm tắt hoặc một số mục cụ thể), một số nơi yêu cầu công bố, còn một số nơi để tác giả tự cân nhắc. Hãy đọc hướng dẫn/đề xuất bài cho hội nghị của bạn. Tài liệu hướng dẫn công bố việc dùng AI của chúng tôi bao gồm các mẫu phù hợp với đa số hội nghị. Dù bạn làm gì, hãy công bố. Việc dùng AI mà bị phát hiện sau đó (nhưng không công bố) sẽ tệ hơn nhiều so với việc dùng AI đã được công bố và được phép.

Q: Bài viết của tôi sắp vượt quá giới hạn trang. Tôi phải làm gì?

Thứ tự họ tiết kiệm được bao nhiêu mà không thay đổi nội dung: (1) Thay đổi kích thước các hình để phù hợp với không gian có sẵn một cách hiệu quả hơn. (2) Thắt chặt chú thích hình thành một hoặc hai câu. (3) Chuyển các chi tiết phụ sang tài liệu bổ sung nếu địa điểm cho phép. (4) Áp dụng các cách cắt theo cấp độ câu từ hướng dẫn cắt từ của chúng tôi — danh từ zombie, từ nối ghép đôi, "để", chuỗi phòng ngừa rủi ro. (5) Biện pháp cuối cùng là cắt một đoạn văn khỏi tác phẩm liên quan hoặc phần mô tả thí nghiệm dư thừa. Không nén khoảng cách dọc bằng các điều chỉnh \vspace; các địa điểm phát hiện điều này và coi đó là hành vi vi phạm quy tắc.