Reviewer 2 Tone: How to Edit Defensive Language Out of Your Rebuttal

Một biên tập viên cấp cao của tạp chí đã nói với chúng tôi vào năm ngoái rằng cô ấy có thể dự đoán kết quả sửa đổi từ hai đoạn đầu tiên của lá thư phản hồi. Không phải khoa học - điều đó mất nhiều thời gian hơn để đánh giá. Giai điệu. Những lá thư mở đầu bằng sự thừa nhận và cụ thể có xu hướng đạt kết quả tốt, ngay cả khi những bất đồng cơ bản rất gay gắt. Những lá thư mở đầu với thái độ phòng thủ hoặc sự tự tin bị tổn thương hiếm khi hồi phục được, ngay cả khi khoa học vững chắc. Lời của người biên tập chính xác là: "Tôi muốn thích tác phẩm. Giọng điệu của bức thư cho tôi biết liệu tác giả có cho phép tôi hay không."

Đó là thực tế ít được chú ý của những thư phản hồi dành cho người phản biện. Các biên tập viên và người phản biện sẽ quay lại xem xét các bài báo đã chỉnh sửa, một phần là dựa trên giọng điệu. Phần khoa học mà bạn thực sự đã làm thì hầu như đã được “chốt” ở giai đoạn chỉnh sửa. Biến số vẫn còn nằm trong tầm kiểm soát của bạn là cách bạn trình bày nó — và biến số đầu tiên về giọng điệu là việc bản dự thảo thư trả lời có mang theo sự bực bội mà bạn từng cảm thấy khi đọc các nhận xét của người phản biện hay không. Hầu hết các tác giả không nhận ra sự bực bội ấy hiện rõ đến mức nào. Một số người nhận ra, nhưng không biết làm thế nào để loại bỏ nó mà không làm mất đi lập luận.

Hướng dẫn này đi kèm với hướng dẫn gửi thư phản hồi cho người đánh giá rộng hơn của chúng tôi. Bài viết đó đề cập đến cấu trúc và nội dung. Phần này đề cập đến công việc cụ thể là chỉnh sửa ngôn ngữ phòng thủ của riêng bạn khỏi câu trả lời nháp - phạm vi lịch sự-chắc chắn, các cụm từ báo hiệu mỗi đầu cuối, quy trình làm việc AI để làm dịu giọng điệu mà không làm phẳng lập luận của bạn và các chiến lược điều chỉnh cảm xúc để tạo ra những bức thư hay hơn.

Why "Reviewer 2 tone" became a meme

Nguyên mẫu "Người đánh giá 2" - người đánh giá gay gắt, bác bỏ hoặc có vẻ sai lầm, những người có nhận xét khiến bạn phản ứng giận dữ - đã trở thành lối viết tắt mang tính học thuật vì trải nghiệm này rất phổ biến. Mẫu này nhất quán: Người đánh giá 1 nhiệt tình và hữu ích. Người đánh giá 3 ngắn gọn và hỗ trợ rộng rãi. Người phản biện 2 đã đọc sai bài báo, đưa ra những phản đối mà bạn đã đề cập trong các phương pháp, khuyến nghị từ chối với những lý do không phù hợp với công việc hoặc yêu cầu những thử nghiệm bổ sung mà bạn không thể thực hiện.

Bản năng phản ứng lại là đẩy lùi thật mạnh. Khoa học đã đúng; người đánh giá sai; bức thư nên làm rõ điều đó. Bản năng này hầu như luôn phản tác dụng. Ngay cả khi Người đánh giá 2 hiểu lầm, phản hồi đưa ra vẫn là phản hồi thừa nhận sự hiểu lầm, làm rõ những gì chưa rõ ràng và không yêu cầu người đánh giá gì hơn ngoài việc đọc lại phiên bản đã sửa đổi một cách công bằng. Câu trả lời không thành công là câu trả lời giải thích tại sao người đánh giá lại sai.

Người biên tập nhận được phản hồi không chia sẻ kiến ​​thức của bạn về cảm giác đánh giá không công bằng. Họ nhìn thấy một bài báo, ba bài đánh giá có chất lượng khác nhau và phản hồi của tác giả. Giọng văn của tác giả là điều họ phải đánh giá. Phản ứng phòng thủ báo hiệu một tác giả khó tính, bất kể lời bào chữa cơ bản có đúng hay không.

Đây là lời khuyên khó chịu. Nó yêu cầu bạn vượt qua sự thất vọng về một đánh giá không công bằng và phản hồi như thể đánh giá đó là công bằng. Phần bù đắp là việc làm như vậy sẽ cải thiện đáng kể tỷ lệ chấp nhận của bạn.

The polite-firm spectrum

Một khung hữu ích: mỗi câu trong câu trả lời của bạn nằm ở đâu đó trên một phạm vi từ "tấm thảm chùi chân" đến "lịch sự-chắc chắn" đến "phòng thủ" đến "thù địch". Vùng mục tiêu là lịch sự-chắc chắn. Hầu hết các tác giả viết trong sự thất vọng đều hướng tới việc phòng thủ mà không có chủ ý. Sự trôi dạt là điều mà việc chỉnh sửa giai điệu thu hút.

** Tấm thảm chùi chân (quá xa).** "Chúng tôi vô cùng xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào mà bài báo của chúng tôi đã gây ra. Người đánh giá hoàn toàn đúng và chúng tôi sẽ thực hiện mọi thay đổi được yêu cầu mà không cần thắc mắc."

Đây là sự điều chỉnh quá mức. Nó báo hiệu sự thiếu tự tin trong công việc của bạn, làm mất đi nền tảng tranh luận mà bạn nên giữ và không thực sự giúp ích cho bài viết của bạn.

Công ty lịch sự (mục tiêu). "Chúng tôi cảm ơn người đánh giá đã nêu ra điểm quan trọng này. Sau khi xem xét cẩn thận, chúng tôi đã sửa đổi Phần 3.2 để làm rõ lý do của mình. Chúng tôi giữ nguyên lựa chọn phân tích ban đầu của mình vì [lý do cụ thể], nhưng chúng tôi đồng ý rằng phần trình bày ban đầu có thể mơ hồ và đã làm rõ điều này."

Điều này thừa nhận, giải quyết, bảo vệ một cách cụ thể và đưa ra một sự thay đổi cụ thể. Đó là nhịp điệu hoạt động.

Phòng thủ (nơi hầu hết các vùng đất trôi dạt). "Như chúng tôi đã nêu trong phần phương pháp, phân tích này được chọn có chủ ý vì những lý do được mô tả trong bài báo. Mối lo ngại của người đánh giá dường như đã hiểu sai cách tiếp cận thực tế của chúng tôi."

Nội dung có thể đúng. Giọng điệu - "như chúng tôi đã nêu", "người đánh giá dường như đã đọc sai" - những điện báo khiến bạn khó chịu. Người đánh giá đọc điều này trong vòng thứ hai của họ sẽ thấy khó chịu.

Thù địch (có hại cho sự nghiệp). "Người đánh giá rõ ràng đã không đọc bài báo cẩn thận. Những lời chỉ trích là vô căn cứ và chúng tôi bác bỏ nó hoàn toàn. Phương pháp của chúng tôi là thông lệ tiêu chuẩn trong lĩnh vực này."

Avoid. Always.

Công việc chỉnh sửa giọng điệu là chuyển mọi câu từ hướng phòng thủ hoặc thù địch trở lại lịch sự-chắc chắn. Thảm chùi chân rất hiếm trong thực tế; phòng thủ là sự trôi dạt chung.

Các cụm từ cụ thể có tác dụng và không

Một danh sách tham khảo các sự thay thế xuất hiện thường xuyên nhất.

Acknowledgment openers.

Cấu trúc "Trong khi chúng tôi đánh giá cao... nhưng" là một trong những cách mở phòng thủ phổ biến nhất. "Trong khi" coi việc thừa nhận là bắt buộc, "nhưng" coi câu trả lời là bác bỏ. Thay thế bằng sự thừa nhận thực sự, sau đó là phản hồi thực chất.

Disagreement language.

Bạn được phép không đồng ý. Bí quyết này là báo hiệu rằng bạn xem xét sự bất đồng một cách nghiêm túc hơn là gạt bỏ nó.

When the reviewer misread.

Khuôn mẫu: sở hữu sự không rõ ràng ngay cả khi sự không rõ ràng đó không phải của bạn. Người đánh giá đọc sai bài báo của bạn vẫn đọc sai; làm cho bài viết khó đọc sai hơn là công việc của bạn. Tác giả trả lời "bạn nên đọc kỹ hơn" sẽ mất lập luận ngay cả khi đúng.

Khi được yêu cầu làm thêm công việc bạn không thể làm được.

Sự trung thực về những ràng buộc, với một giải pháp thay thế nhằm giải quyết mối quan tâm cơ bản, hầu như luôn có tác dụng tốt hơn là từ chối.

Closing language.

Ngôn ngữ kết thúc quan trọng hơn tác giả nhận ra. "Chúng tôi tin tưởng địa chỉ này" nghe có vẻ hơi khép kín; "Chúng tôi hy vọng địa chỉ này" nghe có vẻ cởi mở. Thay đổi từ nhỏ, sự khác biệt về âm sắc thực sự.

The AI tone-softening workflow

Chỉnh sửa giai điệu của riêng bạn thực sự khó khăn. Sự thất vọng mà bạn cảm thấy khi viết chính xác là điều khiến bạn cảm thấy cách diễn đạt phòng thủ đó hợp lý. Quan điểm bên ngoài giúp ích. AI đáng tin cậy ở nhiệm vụ cụ thể này khi được sử dụng đúng cách.

Bước 1: Viết bản nháp thô không lọc. Mở tài liệu. Viết phản hồi của bạn cho từng nhận xét của người đánh giá bằng giọng nói tự nhiên của bạn, ngay cả khi giọng nói đó khiến bạn thất vọng. Đừng cố tỏ ra lịch sự ở giai đoạn này. Mục tiêu là nắm bắt lý luận thực tế của bạn chứ không phải kết quả bóng bẩy. Viết mà không có bộ lọc lịch sự sẽ nhanh hơn viết lịch sự ngay từ đầu và nó nắm bắt được những lý lẽ bị bỏ sót khi bạn tự chỉnh sửa quá sớm.

Bước 2: Đợi 24 giờ. Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình làm việc. Thời gian thay đổi những gì được coi là phòng thủ. Một đoạn văn có vẻ giống như một phản hồi được đo lường ngày hôm qua thường được coi là mang tính phòng thủ trong ngày hôm nay. Nhiều lá thư phản bác tồi tệ nhất được viết ngay sau khi đọc nhận xét của người đánh giá và gửi trong vòng 48 giờ. Thời gian tạo ra khoảng cách cho phép bạn nhìn thấy giọng điệu của chính mình.

Bước 3: Chạy từng câu trả lời thông qua một công cụ diễn giải với hướng dẫn mang tính học thuật. Dán từng câu trả lời nháp vào công cụ diễn giải của chúng tôi và yêu cầu công cụ đó viết lại cho phù hợp trong khi vẫn giữ nguyên nội dung kỹ thuật. Đầu ra sẽ chuyển dịch một cách có thể đo lường được theo hướng lịch sự-vững chắc. Bạn sẽ nhận lại những văn bản có thể khiến bạn cảm thấy gần như quá lịch sự trong lần đọc đầu tiên — đó thường là sự điều chỉnh phù hợp.

Bước 4: Khôi phục ý kiến ​​kỹ thuật của bạn về các điểm quan trọng. Văn bản được làm mềm bằng AI có thể trở nên chung chung nhạt nhẽo ở các phần quan trọng. Đọc phần viết lại và đưa độ chính xác ban đầu của bạn trở lại các câu kỹ thuật. Mục tiêu là đóng khung duyên dáng với nội dung nghiêm ngặt. Khung hình phải từ thẻ AI; nội dung phải từ bản thảo ban đầu của bạn.

Bước 5: Tìm kiếm các điểm đánh dấu phòng thủ. Chạy thẻ tìm và thay thế cho:

• "Trong khi chúng tôi đánh giá cao"
• "Như chúng ta rồi"
• "Người đánh giá sai"
• "Rõ ràng"
• "Rõ ràng"
• "Ngược lại"
• "Cần lưu ý rằng"
• "Chúng tôi tin tưởng rằng điều này"

Mỗi trường hợp là một ứng cử viên cho sự thay thế lịch sự-chắc chắn ở trên. Một số có thể ổn trong bối cảnh; nhiều người sẽ không như vậy. Nguyên tắc tìm kiếm rõ ràng các điểm đánh dấu này sẽ nắm bắt được những gì việc đọc qua bỏ sót.

Bước 6: Đọc to bản cuối cùng. Đây là bước kiểm tra hiệu chỉnh. Nếu một câu có vẻ mang tính chống đối khi bạn đọc to, nó sẽ có vẻ mang tính chống đối đối với người đánh giá. Nếu nó nghe có vẻ duyên dáng thì có lẽ là như vậy.

Bước 7: Nhờ đồng tác giả hoặc đồng nghiệp đọc nó. Đôi mắt thứ hai sẽ nắm bắt được những gì bạn không thể nhìn thấy — khả năng phòng thủ còn sót lại của bạn là vô hình đối với bạn theo cách mà người đọc mới không nhìn thấy được. Phản hồi có giá trị nhất là "câu này nghe có vẻ phòng thủ" từ một người không viết nó.

Working with co-authors on tone

Các đồng tác giả thường có bản năng giọng điệu khác nhau. Người ta có thể muốn đẩy lùi mạnh hơn; người khác có thể muốn đầu hàng. Căn chỉnh trước khi soạn thảo sẽ ngăn ngừa ma sát sau này.

A few practices that help:

Nói qua các câu trả lời bằng lời nói trước khi soạn thảo. Dành 30 phút cho một cuộc gọi để thảo luận về từng quan điểm chính của người đánh giá và điều bạn thực sự muốn nói. Thảo luận bằng lời nói sẽ sớm làm sáng tỏ những bất đồng, khi chúng dễ giải quyết hơn sau khi có bản dự thảo.

Chỉ định một người viết. Những bức thư do ủy ban soạn thảo thường mang giọng điệu tệ nhất của bất kỳ người đóng góp nào. Nhờ một tác giả soạn thảo, sau đó nhờ người khác xem xét và đề xuất thay đổi thay vì chỉnh sửa trực tiếp.

Đọc to câu trả lời của nhau. Nếu câu trả lời của đồng tác giả cho một quan điểm cụ thể của người đánh giá có vẻ phòng thủ khi đọc to, hãy nói như vậy. Điều này khó có thể không đồng ý hơn nhiều so với những phản hồi trừu tượng ("bạn có thể làm điều này lịch sự hơn không") và giọng điệu sẽ được khắc phục nhanh hơn.

Giải quyết những bất đồng theo hướng lịch sự-chắc chắn. Nếu hai đồng tác giả không đồng ý về việc kiên quyết phản kháng như thế nào, thì phiên bản lịch sự-chắc chắn thường giành được xác suất được chấp nhận. Ngay cả khi đồng tác giả chắc chắn hơn đã đúng về nội dung, người biên tập và người đánh giá vẫn phản hồi tốt hơn với cách đóng khung duyên dáng hơn.

When to escalate to the editor

Một số tình huống mà việc làm dịu giọng điệu là chưa đủ và bạn cần phải vượt lên trên người đánh giá.

Người đánh giá đang yêu cầu điều gì đó có thể chuyển bài báo thành một bài báo khác. Nếu yêu cầu của R2 yêu cầu cơ cấu lại bài báo để giải quyết một câu hỏi khác về cơ bản, điều đó đáng được lưu ý trong một lá thư ngắn gọn gửi cho người biên tập: "Chúng tôi đã giải quyết những lo ngại của R2 nếu có thể. Đề xuất của R2 rằng chúng tôi [đã yêu cầu thay đổi] sẽ thay đổi đáng kể trọng tâm của bài báo từ [câu hỏi của chúng tôi] sang [câu hỏi của họ]; chúng tôi tin rằng trọng tâm ban đầu của chúng tôi là phạm vi thích hợp và chúng tôi yêu cầu sự hướng dẫn của người biên tập về điểm này."

Những người đánh giá mâu thuẫn với nhau. R1 muốn bạn mở rộng các phương pháp; R2 muốn bạn cắt chúng. Nêu rõ sự mâu thuẫn: "Chúng tôi lưu ý rằng các khuyến nghị của R1 và R2 về Phần 2 đang có mâu thuẫn. Chúng tôi đã áp dụng cách tiếp cận thỏa hiệp sau đây, nhưng hoan nghênh nhận định của người biên tập về sự cân bằng phù hợp."

Người đánh giá có xung đột lợi ích rõ ràng. Hiếm nhưng có xảy ra. Người đánh giá có bài báo cạnh tranh trực tiếp hoặc người có tác phẩm của chính bạn đã phê bình, có thể đưa ra những bài đánh giá được coi là có động lực. Cách chuyên nghiệp để xử lý vấn đề này là giải quyết các điểm quan trọng nếu có thể và hỏi người biên tập trong một ghi chú ngắn gọn riêng biệt xem người đánh giá bổ sung có phù hợp hay không.

Các biên tập viên tồn tại để xét xử. Họ thường đánh giá cao việc được yêu cầu làm như vậy khi tình hình thực sự yêu cầu. Hãy sử dụng điều này một cách nhẹ nhàng - mỗi lần leo thang sẽ làm giảm uy tín của bạn đối với lần tiếp theo.

See the Full Paraphrasing Tool

Academic-tone rewriting that preserves your technical content. Free tier includes every feature.

Frequently asked questions

Q: Tôi thực sự không đồng ý với người đánh giá. Tại sao tôi phải tỏ ra lịch sự về điều đó?

Nghe có vẻ lịch sự không có nghĩa là đồng ý. Biện pháp tu từ lịch sự và kiên quyết có cấu trúc tương thích với sự bất đồng mạnh mẽ. "Chúng tôi trân trọng nhìn nhận điều này theo cách khác. Lý do của chúng tôi là..." là một sự bất đồng hoàn toàn, được thể hiện bằng ngôn ngữ không hề đối kháng. Người đánh giá sai có nhiều khả năng sẽ bỏ qua sau một phản hồi nhã nhặn hơn là sau một phản ứng mang tính đối đầu - một phần vì phản ứng nhã nhặn khiến họ ít phải bảo vệ cái tôi hơn. Người biên tập đánh giá qua lại rất nặng nề về giọng văn duyên dáng. Bạn không phải là người thiếu trung thực khi tỏ ra lịch sự; bạn đang có chiến lược theo cách phục vụ cho bài viết của bạn.

Q: Đồng tác giả của tôi đã viết một câu trả lời có vẻ phòng thủ. Làm cách nào để chỉnh sửa nó mà không xúc phạm họ?

Hãy đặt phần chỉnh sửa ở góc độ “chải chuốt” để phù hợp con mắt biên tập, chứ không như một sự phê bình giọng văn của đồng tác giả. “Tôi nghĩ đoạn này sẽ ổn hơn nếu chỉnh một chút: thay vì ‘as we already stated,’ mình có thể thử ‘we agree the original phrasing was unclear and have rewritten...’? Nội dung vẫn giữ nguyên; chỉ khác ở cách diễn đạt nên lời lẽ mềm mại hơn.” Đa số đồng tác giả sẽ chấp nhận chỉnh sửa về giọng điệu khi nó được trình bày như một cải thiện hơn là một lần sửa chữa. Nếu đồng tác giả phản đối, thì quy tắc/kinh nghiệm của biên tập viên về việc ưu tiên những phản hồi mang tính lịch thiệp là một điều bạn có thể viện dẫn—không phải là ý kiến của bạn.

Hỏi: Tôi nên đợi bao lâu từ khi đọc nhận xét của người đánh giá đến khi viết phản hồi?

Quy tắc 24 giờ là mức tối thiểu phù hợp nếu bạn có thời gian. Một số tác giả đợi 48-72 giờ trước khi soạn thảo - khoảng cách bổ sung sẽ giúp ích nhiều hơn. Nguy cơ phải chờ đợi lâu hơn một tuần sẽ mất đà, đặc biệt nếu thời gian ôn tập eo hẹp. Thời gian chờ đợi phù hợp là: đủ lâu để bạn có thể đọc các nhận xét mà không có phản ứng cảm xúc ngay lập tức, đủ ngắn để bạn nhớ chi tiết. Đối với hầu hết các tác giả, đó là 24-72 giờ.

Q: AI có thể viết toàn bộ thư phản hồi cho tôi không?

Chúng tôi khuyên bạn không nên tạo ra AI đầy đủ. Những phản hồi thực chất cần phải đến từ bạn - bạn là người biết điều gì đã thực sự được thực hiện, điều gì đã thay đổi và lý do tại sao bạn đưa ra mỗi quyết định phán xét. Một bức thư hoàn toàn do AI tạo ra có xu hướng đọc chung chung và lảng tránh các vấn đề kỹ thuật, điều này chính xác là gây ấn tượng sai lầm. AI rất phù hợp cho công việc cụ thể là làm dịu giọng điệu đối với các phản hồi nội dung mà bạn đã soạn thảo và đối với bước hiệu đính cuối cùng — hãy xem hướng dẫn phản hồi chính cho người đánh giá của chúng tôi để biết quy trình làm việc rộng hơn. Sử dụng AI làm người đồng biên tập cho bản nháp bạn đã viết chứ không phải với tư cách là tác giả.