How to Edit a Grant Proposal (NIH / NSF / Horizon Europe) with AI

Một phân tích của Nature vào đầu năm 2026 đã báo cáo rằng NIH đề xuất được chỉnh sửa với sự hỗ trợ của AI có điểm khả năng tài trợ cao hơn đáng kể so với các đề xuất trùng khớp chưa được chỉnh sửa từ cùng một phòng thí nghiệm. Hiệu quả tuy nhỏ nhưng nhất quán. Phân tích tương tự đã đánh dấu một mô hình rắc rối hơn: một tập hợp con các đề xuất do AI chỉnh sửa cho thấy nhận xét của người đánh giá cho thấy văn xuôi có cảm giác "đồng nhất" hoặc "theo khuôn mẫu" và những đề xuất đó đạt điểm kém hơn so với đường cơ sở. Chỉnh sửa AI giúp tạo ra văn xuôi, nhưng chỉ khi được thực hiện đúng.

Đề xuất tài trợ khác với bản thảo tạp chí. Các ràng buộc khó hơn (giới hạn trang nghiêm ngặt, các phần quy định, yêu cầu về phông chữ). Đối tượng thì khác nhau (các cán bộ chương trình và hội đồng xét duyệt đọc hàng trăm đề xuất trong ngày). Tiền đặt cọc được tập trung (một đề xuất, một chu kỳ, sáu tháng chờ đợi). Và các quy tắc công bố thông tin khác nhau đáng kể giữa NIH, NSF và Horizon Europe — việc hiểu sai sẽ tạo ra các vấn đề về liêm chính trong tài trợ chứ không chỉ là sự bối rối.

Hướng dẫn này trình bày về nơi AI trợ giúp một cách hợp pháp trong đề xuất tài trợ, nơi nào không, những gì mỗi nhà tài trợ lớn hiện cho phép và yêu cầu tiết lộ cũng như quy trình làm việc tôn trọng các ràng buộc.

Các ràng buộc hình thành nên khả năng viết

Trước khi chỉnh sửa, hãy hiểu những gì bạn đang làm việc bên trong. Các ràng buộc không phải là lời khuyên.

Giới hạn trang hoặc ký tự là tuyệt đối. NIH Chiến lược nghiên cứu R01 là 12 trang. NSF mô tả dự án chính dài 15 trang. Horizon Europe Đề xuất RIA/IA có giới hạn Phần B dài 45 trang. Việc xem qua dù chỉ một đoạn văn sẽ khiến hầu hết các cơ quan tự động bị từ chối - đề xuất của bạn sẽ không được xem xét.

Phông chữ và định dạng đã được kiểm tra. NIH yêu cầu Arial, Helvetica, Palatino Linotype hoặc Georgia tối thiểu là 11 điểm. NSF yêu cầu Times New Roman, Helvetica hoặc tương tự ở mức 11 point với lề 1 inch. Cả hai đều kiểm tra. Các chương trình đã từ chối đề xuất về phông chữ 10,5 điểm.

Các phần bắt buộc không phải là tùy chọn. NIH đề xuất phải bao gồm Mục tiêu cụ thể, Ý nghĩa, Đổi mới, Phương pháp tiếp cận. NSF yêu cầu khen thưởng trí tuệ và tác động rộng hơn được giải quyết một cách thực chất. Horizon Europe yêu cầu sự Xuất sắc, Tác động và Triển khai. Thiếu bất kỳ phần bắt buộc nào đều có thể gây tử vong.

Người đánh giá đọc nhanh. Người phụ trách chương trình hoặc người đánh giá có thể có 8-15 đề xuất để đánh giá trong một chu kỳ. Họ lướt qua. Họ quét các tiêu đề. Họ đưa ra những đánh giá trong một hoặc hai trang đầu tiên. Mục tiêu cụ thể (NIH) hoặc hai trang đầu tiên (NSF) có sức nặng không cân xứng.

Những ràng buộc này xác định ý nghĩa của việc chỉnh sửa trong ngữ cảnh cấp phép. Mọi sự cắt giảm, mọi cơ cấu lại, mọi sự thay đổi từ ngữ đều phải tôn trọng họ.

Where AI legitimately helps

Những cách sử dụng này tạo ra các đề xuất tốt hơn mà không tạo ra các vấn đề về tính toàn vẹn.

Đánh bóng Mục tiêu cụ thể (NIH). Trang Mục tiêu cụ thể là phần được đọc nhiều nhất trong đề xuất NIH. AI rất tuyệt vời trong việc thắt chặt bốn câu chính (những gì chúng ta biết, những gì chúng ta không biết, những gì chúng ta đề xuất, tác động sẽ như thế nào). Chỉnh sửa, không tạo từ đầu.

** Thắt chặt phần ý nghĩa. ** Các phần ý nghĩa thường được đệm - tác giả trích dẫn quá mức, quá khung và giải thích quá mức. Ở đây, việc chỉnh sửa bằng AI để có được sự rõ ràng và ngắn gọn rất đơn giản mà không làm thay đổi nội dung.

Giảm biệt ngữ dành cho người đánh giá liên ngành. Người đánh giá NSF và Horizon Europe thường đến từ các lĩnh vực lân cận. AI có thể gắn cờ các thuật ngữ chuyên môn cụ thể cần được định nghĩa và đề xuất các lựa chọn thay thế đơn giản hơn để duy trì độ chính xác. Điều này đặc biệt có giá trị đối với các phần Tác động rộng hơn (NSF) và Tác động (Horizon Europe) mà những người không chuyên đánh giá.

Tính nhất quán trong toàn bộ đề xuất. Một đề xuất dài được soạn thảo trong nhiều tuần bởi nhiều đồng PI sẽ tích tụ những điểm không nhất quán - các định nghĩa từ viết tắt khác nhau, các thì động từ khác nhau, cách diễn đạt khác nhau của cùng một khái niệm. Chỉnh sửa AI trên các phần sẽ nắm bắt được những điều này. Hãy sử dụng trình hiệu đính AI của chúng tôi với thẻ chỉnh sửa toàn diện cho việc này.

Đưa văn xuôi vào phong cách nội bộ của cơ quan. NIH đề xuất có cách đọc khác với đề xuất NSF. Horizon Europe có tiêu chí đánh giá riêng nhằm định hướng các khung cụ thể (tuyên bố ("xuất sắc", "lộ trình tác động"). Việc chỉnh sửa AI có thể chuyển văn xuôi theo hướng đăng ký dự kiến ​​của cơ quan mà không thay đổi nội dung.

Đơn giản hóa thư xin việc. Thư xin việc (NIH) hoặc tóm tắt đề xuất (NSF) đủ ngắn để có thể chỉnh sửa chuyên sâu. Kỹ thuật viết thư xin việc phù hợp với các tạp chí được áp dụng, với khung dành riêng cho cơ quan.

Where AI should NOT do the work

Những mục đích sử dụng này vượt quá giới hạn và trở thành sự đóng góp trí tuệ thực chất mà bạn phải có.

Giải thích dữ liệu sơ bộ. Dữ liệu thử nghiệm của bạn cho thấy điều gì, ý nghĩa của nó đối với giả thuyết của bạn và những hạn chế của nó là gì — đây là những đánh giá khoa học. AI có thể đánh bóng cách bạn thể hiện chúng. Nó không thể làm chúng cho bạn.

Lý lẽ mới lạ. Trường hợp giải thích tại sao cách tiếp cận của bạn thành công trong khi những cách tiếp cận khác đã thất bại, khoảng trống mà dự án của bạn lấp đầy, lý thuyết cơ học làm nền tảng cho mục tiêu của bạn — những điều này cần phải đến từ bạn. Người đánh giá thường có thể biết khi nào ngôn ngữ này là chung chung và khi nào thì chung chung thua cụ thể trong các cuộc cạnh tranh chặt chẽ.

Biện minh ngân sách. Không soạn thảo biện minh ngân sách bằng AI. Các con số rất dễ bị sai, người đánh giá và quản lý tài trợ phải kiểm tra cẩn thận. Hãy tự viết cái này; nhờ AI hiệu đính nó.

Thư ủng hộ và bản phác thảo tiểu sử. Thư ủng hộ được người khác ký; bạn hoàn toàn không nên soạn thảo chúng, chứ đừng nói đến AI. Biosketches có tính công thức nhưng yêu cầu lịch sử cá nhân chính xác.

Phản hồi cho báo cáo tóm tắt của người đánh giá (gửi lại). Phần giới thiệu về bản gửi lại giải quyết những lo ngại của người đánh giá có cấu trúc tương tự như thư phản hồi cho người đánh giá. Những câu trả lời thực chất phải là của bạn. AI có thể giúp thắt chặt ngôn ngữ; nó không thể giải quyết được vấn đề kỹ thuật.

Agency-specific disclosure rules

Đây là nơi mà sự chú ý cẩn thận được đền đáp. Mỗi nhà tài trợ xử lý việc sử dụng AI một cách khác nhau và các quy tắc đã thay đổi nhiều lần trong hai năm qua. Sau đây là hiện hành tính đến giữa năm 2026.

NIH. Hướng dẫn hiện tại cho phép các công cụ AI chỉnh sửa và sàng lọc ngôn ngữ. Việc sử dụng phải được nêu rõ trong thư xin việc đề xuất, nêu cụ thể về công cụ nào và phần nào. AI không thể được sử dụng để tạo ra nội dung, giả thuyết hoặc giải thích khoa học. Những người đánh giá ngang hàng bị cấm sử dụng các công cụ AI để đánh giá các đề xuất (điều này ảnh hưởng gián tiếp đến bạn — đề xuất của bạn được con người đọc).

NSF. Hướng dẫn hiện tại cho phép AI hỗ trợ chỉnh sửa. Yêu cầu tiết lộ trong mô tả dự án nếu AI được sử dụng chủ yếu. Văn bản do AI tạo ra không bị cấm nhưng phải được tiết lộ. NSF dễ dãi hơn NIH trong việc sử dụng AI trong việc chuẩn bị đề xuất nhưng chặt chẽ hơn về định dạng công bố thông tin.

Horizon Europe. Khung hiện tại nghiêm ngặt nhất. Yêu cầu tiết lộ trong một phần dành riêng của đề xuất. Việc sử dụng AI trong việc tạo ý tưởng bị hạn chế; Việc sử dụng AI trong chỉnh sửa được cho phép kèm theo thông tin tiết lộ. Hội đồng đánh giá được hướng dẫn rõ ràng để đánh giá "sự đóng góp thực sự của người nộp đơn" - việc sử dụng AI nhiều để che giấu suy nghĩ của chính người nộp đơn có thể ảnh hưởng đến điểm số ngay cả khi được tiết lộ chính xác.

Wellcome Trust, ERC và các nhà tài trợ lớn khác. Mỗi bên đều có hướng dẫn riêng và hầu hết đều xuất bản hoặc cập nhật chính sách của họ vào năm 2025. Luôn kiểm tra hướng dẫn hiện tại của nhà tài trợ cho chu kỳ bạn đang gửi — những hướng dẫn này thay đổi nhanh hơn hướng dẫn của tạp chí.

Yêu cầu chung của tất cả các nhà tài trợ lớn. AI không thể được liệt kê là người đóng góp hoặc tác giả của đề xuất. Người nộp đơn chịu hoàn toàn trách nhiệm về nội dung. Bất kỳ việc sử dụng AI nào đều phải được tiết lộ; việc không tiết lộ được coi là một vấn đề liêm chính trong nghiên cứu.

Để có bức tranh rộng hơn về việc tiết lộ AI trong hoạt động xuất bản học thuật, hãy xem hướng dẫn tuyên bố tiết lộ việc sử dụng AI của chúng tôi — nhiều mẫu thích ứng với bối cảnh tài trợ.

Quy trình làm việc tôn trọng các ràng buộc

Một trình tự tạo ra các đề xuất tốt hơn mà không tạo ra các vấn đề về tiết lộ hoặc tính toàn vẹn.

Bước 1: Trước tiên hãy tự mình soạn thảo toàn bộ đề xuất. Mục tiêu cụ thể, Ý nghĩa, Đổi mới, Cách tiếp cận (NIH); Mô tả dự án có giá trị trí tuệ và tác động rộng hơn (NSF); Xuất sắc, Tác động, Thực hiện (Horizon Europe). Dự thảo hoàn toàn trước khi có bất kỳ sự tham gia nào của AI. Nội dung của đề xuất - những gì bạn đề xuất, tại sao và như thế nào - đến từ bạn.

Bước 2: Chạy thẻ tự chỉnh sửa. Đọc to. Cắt đệm. Xác minh số trang hoặc số ký tự. Hầu hết các dự thảo đầu tiên đều vượt quá giới hạn 15-25% và cần cắt giảm cơ cấu. Áp dụng các kỹ thuật tương tự như hướng dẫn cắt từ.

Bước 3: Chỉnh sửa AI vượt qua Mục tiêu cụ thể (NIH) hoặc hai trang đầu tiên (NSF/Horizon). Những trang này có trọng lượng không cân xứng. Dán chúng vào trình hiệu đính, chạy thẻ chỉnh sửa tiêu chuẩn, xem lại các thay đổi được theo dõi riêng lẻ. Chấp nhận những thay đổi thắt chặt hoặc làm rõ; từ chối những thay đổi làm phẳng giọng nói của bạn hoặc loại bỏ tính cụ thể.

Bước 4: Vượt qua chỉnh sửa từng phần. Tiến hành xem xét đề xuất theo từng đoạn có kích thước tiểu mục (500-1.000 từ). Chạy cùng một thẻ Tiêu chuẩn. Hãy chú ý đến hai dạng lỗi: các chỉnh sửa đưa ra cách diễn đạt chung chung và các chỉnh sửa thay đổi một cách tinh vi các tuyên bố kỹ thuật. Từ chối cả hai.

Bước 5: Chuyển tính nhất quán trên toàn bộ tài liệu. Chạy bản chỉnh sửa toàn diện trên tài liệu đã được tập hợp để phát hiện sự không nhất quán từ viết tắt, thay đổi thì và sai lệch thuật ngữ theo từng phần. Chấp nhận các chỉnh sửa nhất quán; xác minh mọi thay đổi đáng kể.

Bước 6: Đọc to lần cuối. Đọc đề xuất từ ​​đầu đến cuối, đọc to nếu có thể. Văn bản do AI chỉnh sửa đôi khi nghe có vẻ mượt mà khi tách biệt nhưng đồng nhất giữa các đoạn văn. Nếu nhiều phần có nhịp điệu giống nhau, hãy khôi phục một số biến thể theo cách thủ công.

Bước 7: Viết thông tin tiết lộ. Sử dụng mẫu phù hợp với đại lý của bạn. Hãy cụ thể về công cụ nào, phần nào và vai trò của nó. Tiết lộ chung chung còn tệ hơn tiết lộ chi tiết.

Bước 8: Kiểm tra số trang hoặc số ký tự một lần nữa. Chỉnh sửa đôi khi thêm từ. Xác minh rằng bạn vẫn ở trong giới hạn và nếu bạn đã đạt được lợi nhuận, hãy quyết định một cách thận trọng xem nên thêm chất hay để lại mức ký quỹ làm chỗ thở.

Bước 9: Đồng điều tra viên phê duyệt. Mỗi đồng PI và nhân sự chủ chốt phải đọc đề xuất cuối cùng, biết về việc sử dụng AI và phê duyệt. Việc tiết lộ bất ngờ trong cuộc thảo luận với cán bộ chương trình còn tệ hơn nhiều so với việc tiết lộ thông tin.

Bước 10: Kiểm tra định dạng cuối cùng. Kích thước phông chữ, lề, khoảng cách dòng, số trang — xác minh tất cả theo lệnh gọi. Các cơ quan đã từ chối đề xuất về phông chữ 10,5 điểm trong chú thích cuối trang. Đừng để mất đề xuất của bạn khi định dạng.

Common pitfalls

Mục tiêu cụ thể nghe có vẻ chung chung. Các trang Mục tiêu cụ thể do AI chỉnh sửa có nhịp điệu dễ nhận biết: câu chủ đề ngắn, biện minh gồm hai câu, câu chuyển tiếp. Người đánh giá nhìn thấy mẫu này thường xuyên đến mức giờ đây nó được coi là dấu hiệu cho thấy việc chỉnh sửa quá mức. Nếu Mục tiêu cụ thể của bạn giống với mọi Mục tiêu cụ thể do AI chỉnh sửa khác mà bạn đã đọc trong năm nay, hãy khôi phục giọng nói của chính bạn ở câu thứ ba và thứ tư của mỗi mục tiêu.

Phần Đổi mới không đổi mới. Phần Đổi mới (NIH) và Phần Xuất sắc (Horizon Europe) yêu cầu bạn đưa ra tuyên bố mạnh mẽ, cụ thể về những điểm mới. Chỉnh sửa AI có xu hướng làm dịu các tuyên bố thành ngôn ngữ được bảo vệ. Đẩy lùi. Tuyên bố cụ thể mạnh mẽ là những gì chiến thắng.

Tác động rộng hơn dưới dạng bản mẫu. Người đánh giá NSF nhìn thấy hàng nghìn phần Tác động rộng hơn. Chỉnh sửa AI có xu hướng tạo ra các phiên bản giống như mọi phần Tác động rộng hơn khác. Các phần Tác động rộng hơn mạnh nhất mô tả các hoạt động cụ thể, cụ thể gắn liền với các nhóm dân cư và kết quả cụ thể, được đặt tên. Chỉnh sửa theo hướng cụ thể chứ không phải mượt mà.

Quên cập nhật thư xin việc. Một thư xin việc giống hệt với chu kỳ trước sau khi bạn đã sửa đổi đáng kể các lá cờ đề xuất bất cẩn. Chỉnh sửa thư xin việc để phản ánh khung của đề xuất hiện tại và bất kỳ phản hồi nào đối với các đánh giá trước đó.

Thư hỗ trợ trôi dạt. Nếu bạn đã sửa đổi mục tiêu của mình, các thư hỗ trợ được viết cho phiên bản trước có thể không khớp. Việc AI chỉnh sửa đề xuất của bạn không khắc phục được điều này - bạn cần phối hợp với người viết thư.

Thông tin tiết lộ không khớp. Thư xin việc của bạn cho biết bạn chỉ sử dụng AI để chỉnh sửa. Đề xuất của bạn có chứa một phần rõ ràng là do AI tạo ra. Người đánh giá và cán bộ chương trình thường gặp phải tình trạng không phù hợp này nhiều hơn bạn mong đợi. Hãy kết hợp tiết lộ của bạn với mục đích sử dụng thực tế của bạn.

See the Full AI Proofreader

Tracked-changes editing for grants and proposals. Free tier includes every feature.

Frequently asked questions

Hỏi: Việc sử dụng AI để chỉnh sửa đề xuất của tôi có ảnh hưởng đến điểm khả năng tài trợ của tôi không?

Phân tích của Nature mà chúng tôi đã trích dẫn ngay từ đầu cho thấy các đề xuất do AI chỉnh sửa có điểm trung bình cao hơn, nhưng một tập hợp con cho thấy điểm thấp hơn khi quá trình chỉnh sửa tạo ra văn xuôi thống nhất hoặc theo khuôn mẫu. Yếu tố quyết định là độ sâu của chỉnh sửa. AI được sử dụng để đánh bóng phần văn xuôi bạn viết — sửa các câu khó, thắt chặt khoảng đệm, bắt lỗi chính tả — nói chung là có ích. AI được sử dụng để tạo ra nội dung quan trọng, phác thảo các lập luận có ý nghĩa hoặc đưa các đề xuất trôi chảy thành một nhịp điệu chung sẽ gây tổn hại. Hãy luôn ở bên chỉnh sửa và AI sẽ trợ giúp.

Hỏi: Việc tiết lộ việc sử dụng AI của tôi cần phải rõ ràng đến mức nào?

Phù hợp với yêu cầu cụ thể của cơ quan. NIH hiện chấp nhận một thư xin việc ngắn gọn đề cập đến việc xác định công cụ và vai trò của nó. NSF muốn có thêm một chút chi tiết trong phần mô tả dự án nếu AI được sử dụng chủ yếu. Horizon Europe yêu cầu một phần dành riêng với thông tin cụ thể về công cụ nào, phần nào và vai trò của nó. Việc tiết lộ mơ hồ ("các công cụ AI đã được sử dụng để chuẩn bị") bị Horizon Europe và ngày càng bị NIH coi là không tuân thủ. Tính cụ thể bảo vệ bạn.

Hỏi: Tôi có thể sử dụng AI để dịch đề xuất Horizon Europe từ ngôn ngữ mẹ đẻ của tôi sang tiếng Anh không?

Có, với sự tiết lộ. Bản dịch AI hiện được coi là phương pháp tiêu chuẩn đối với những người nộp đơn không phải là người bản ngữ cho các cuộc gọi bằng tiếng Anh. Tiết lộ công cụ được sử dụng (DeepL, AI Translator của chúng tôi hoặc công cụ khác), xác nhận rằng tất cả nội dung dịch đã được các tác giả thông thạo tiếng Anh xem xét và xác nhận rằng mọi chỉnh sửa nội dung đối với văn bản đã dịch cũng được tiết lộ. Horizon Europe rõ ràng không phạt những người nộp đơn không phải người Anh bản ngữ vì sử dụng công cụ dịch thuật khi được tiết lộ hợp lệ.

Q: Cộng tác viên của tôi không biết tôi đã sử dụng AI để chỉnh sửa đề xuất. Họ có cần không?

Đúng. Mọi đồng điều tra viên và nhân sự chủ chốt có tên trong đề xuất đều chịu trách nhiệm về nội dung, có nghĩa là họ cần biết những công cụ nào đã được sử dụng trong quá trình chuẩn bị đề xuất. Đây không phải là phép lịch sự; hầu hết các mẫu công bố thông tin đều yêu cầu tất cả các nhân viên được liệt kê phải biết. Việc tiết lộ bất ngờ trong các cuộc thảo luận của cán bộ chương trình hoặc khi đặt câu hỏi sau khi trao giải sẽ làm tổn hại đến uy tín của nhóm và có thể ảnh hưởng đến các quyết định tài trợ trong tương lai. Trò chuyện về việc sử dụng AI với các đồng PI trước khi gửi chứ không phải sau đó.