AI Proofreading for Conference Papers (IEEE, ACM, NeurIPS): Last-Mile Editing Under Deadline

موارد ارسالی NeurIPS در اواسط ماه مه امسال باز شد. در مهلت مقرر، سیستم تقریباً 19000 مقاله را در 36 ساعت پایانی پردازش کرد. بخش معنی‌داری به دلیل نقض قالب‌بندی که نویسندگان می‌توانستند با چک‌لیست سی دقیقه‌ای تشخیص دهند، پس گرفته شد یا به‌طور خودکار رد شد. کنفرانس های IEEE الگوهای مشابهی را می بینند. ACM اوراق SIG نیز. ترکیبی از محدودیت‌های سخت صفحه، فایل‌های سبک اجباری، و قوانین ناشناس‌سازی دوسوکور، ارسال کنفرانس را به تمرینی دقیق تبدیل می‌کند که عمدتاً مکانیکی است - و عمدتاً در 24 ساعت گذشته اشتباه گرفته شده است.

این راهنما در مورد کار آخرین مایل است. نه اینکه چگونه یک مقاله خوب بنویسیم. چگونه یک پاکت را بدون شکستن آن در ویرایش نهایی ارسال کنیم. ما تفاوت‌های بین کنفرانس‌ها و مجلات، تله‌های فایل سبک خاص برای IEEE، ACM، و NeurIPS، بررسی‌های ناشناس‌سازی که اشتباهات آسان را تشخیص می‌دهند، چک‌لیست 48 ساعت گذشته که به نویسندگانی که با آن‌ها کار می‌کنیم، توصیه می‌کنیم، تله‌های آماده برای دوربین که حتی برای نویسنده‌های باتجربه تحت فشار قرار می‌گیرد را پوشش می‌دهیم.

Why conferences differ from journals

پنج تفاوت، ارائه کنفرانس را به روش هایی شکل می دهد که برای ویرایش آخرین مایل اهمیت دارد.

محدودیت های سختگیرانه صفحه، به سختی اجرا می شود. محدودیت های صفحه مجله اغلب پیشنهاداتی هستند. محدودیت صفحه کنفرانس معمولاً ثابت است - 8 یا 9 صفحه محتوا به اضافه یک بخش ارجاعات با طول ثابت. سرریز حتی یک پاراگراف باعث رد خودکار در اکثر مکان ها می شود. اکثر عادات ارسال مجله (طولانی بنویسید، در صورت درخواست کوتاه کنید) باعث می شود در کنفرانس ها رد شوید.

فایل های سبک اجباری. کنفرانس ها فایل های سبک LaTeX (یا قالب های Word) را ارائه می کنند که نویسندگان باید از آنها استفاده کنند. فایل سبک حاشیه ها، فونت، فرمت نقل قول، سبک عنوان بخش، فاصله بین خطوط را کنترل می کند. تغییر فایل سبک برای به دست آوردن فضا ممنوع است و معمولا شناسایی می شود. اشتباهات مربوط به فایل سبک تنها بزرگترین منبع رد قالب‌بندی است.

ناشناس‌سازی در مکان‌های دو سوکور. بسیاری از کنفرانس‌های برتر CS (NeurIPS، ICML، ACL، EMNLP، ICLR) از بررسی دوسوکور استفاده می‌کنند. نویسندگان باید اطلاعات شناسایی را از ارسال حذف کنند - نام نویسنده، وابستگی ها، قدردانی ها، نقل قول هایی که به روش های شناسایی بیان شده اند. خود ارجاعی مانند "در کار قبلی ما [12]" باید به "در کار قبلی [12]" یا "همانطور که توسط [12] نشان داده شده است" تبدیل شود. گرفتن نام‌زدایی از دست رفته بخشی از چک لیست آخرین مایل است.

چرخه های بازبینی فشرده. بررسی های کنفرانس بر اساس یک برنامه ثابت با هفته ها و نه ماه ها انجام می شود. خستگی داور واقعی است و به صورت بازخورد کوتاه نشان داده می شود. برداشت اول - صفحه اول، نیم صفحه اول چکیده - وزن بیشتری نسبت به مرور مجله دارد. ویرایش برای موضوعات تاثیر صفحه اول.

Camera-ready ویرایش جداگانه‌ای است. اغلب کنفرانس‌ها ابتدا می‌پذیرند، سپس یک نسخه «آماده دوربین» را درخواست می‌کنند که بازخورد بازبین را در خود جای دهد، ممکن است محدودیت صفحه کمی متفاوت داشته باشد و باید در سبک نهایی باشد. ویرایش آماده دوربین جایی است که بسیاری از نویسندگان مقاله پذیرفته شده خود را با ویرایش بیش از حد تهاجمی در یک فایل سبک متفاوت شکسته اند.

Style-file traps

سه فایل بزرگ به سبک محل برگزاری، هر کدام دارای چند گوچا خاص هستند.

IEEE کنفرانس (IEEEtran). الگوی کنفرانس IEEE از یک طرح بندی دو ستونی با حاشیه های دقیق استفاده می کند. رایج‌ترین خطاهای نویسنده: تغییر اندازه جداکننده ستون یا حاشیه برای به دست آوردن فضا (ممنوع است، اغلب شناسایی می‌شود)، تغییر سبک کتاب‌شناسی (باید IEEE باقی بماند)، و استفاده از تنظیمات «\vspace» یا «\selength» برای فشرده‌سازی فضای عمودی. حرکات قابل قبول صرفه جویی در فضا عبارتند از بازنویسی پاراگراف، تغییر اندازه شکل و فشرده سازی جدول – نه تغییر سبک. قالب کتابشناسی خاص IEEE نیز دارای ویژگی های عجیبی است: شماره صفحات در یک موقعیت خاص قرار می گیرند، نام مجلات به اختصار به یک لیست استاندارد تبدیل می شوند، و مجموعه مقالات کنفرانس با یک قرارداد سال و مکان خاص قالب بندی می شوند.

ACM (acmart). الگوی ACM «acmart» چندین «طعم» دارد - sigconf، sigchi، acmsmall، acmlarge - و دستورالعمل‌های کنفرانس مشخص می‌کند که از کدام یک استفاده شود. استفاده از طعم نامناسب کاغذی را تولید می کند که به طور قابل قبولی درست به نظر می رسد اما بررسی خودکار ACM را انجام نمی دهد. فهرست مرجع باید از فرمت مرجع ACM استفاده کند. بسیاری از کنفرانس ها همچنین به ACM CCS مفاهیم و کلمات کلیدی در صفحه اول نیاز دارند. اینها اجباری هستند و به راحتی فراموش می شوند.

**NeurIPS / ICML / ICLR. ** فایل سبک NeurIPS طرح بندی تک ستونی را با حاشیه، فونت و فاصله خطوط خاص اعمال می کند. محدودیت صفحه معمولاً 9 صفحه محتوا به اضافه مراجع نامحدود است. مطالب تکمیلی در یک فایل جداگانه با محدودیت صفحه خاص خود قرار می گیرد. رایج‌ترین خطای نویسنده فراموشی اظهار نظر درباره پرچم نهایی «\usepackage» است (برای دوربین آماده، پرچم تنظیم شده است؛ برای ارسال اولیه، متفاوت تنظیم می‌شود - دریافت این اشتباه باعث شکست ناشناس‌سازی می‌شود). قالب NeurIPS همچنین دارای قالب خاصی برای چکیده و مقدمه است که برخی از نویسندگان به طور تصادفی آن را لغو می کنند.

بررسی ناشناس برای ارسال دوسوکور

برای هر مکان دو سوکور، یک مجوز ناشناس دقیق تفاوت بین بررسی و رد میز است.

** نام‌ها و وابستگی‌های نویسنده را حذف کنید.** فایل سبک معمولاً یک پرچم ارائه می‌کند (به عنوان مثال، «\submissiontrue» در NeurIPS) که نام نویسنده را با «نویسندگان ناشناس» جایگزین می‌کند. پرچم را تنظیم کنید. با کامپایل کردن و بررسی صفحه عنوان، تأیید کنید.

بخش قدردانی را ناشناس بگذارید. قدردانی ها اغلب حاوی منابع مالی یا تشکر از افراد خاصی هستند که آزمایشگاه را شناسایی می کنند. کل بخش را برای ارسال اولیه حذف کنید. آن را دوباره به دوربین آماده اضافه کنید.

** نقل قول‌ها را مجدداً بیان کنید. ** "در کار قبلی ما [اسمیت و همکاران، 2024]" شما را شناسایی می‌کند. تغییر به "در کار قبلی [Smith et al., 2024]" یا "Smith et al. [2024] نشان داد..." نقل قول باقی می ماند. کادربندی تغییر می کند

فراداده PDF را بررسی کنید. فایل های PDF دارای ابرداده هایی هستند که نام نویسنده، نرم افزار استفاده شده و گاهی اوقات مسیر فایل در رایانه نویسنده را نشان می دهد. «exiftool» را اجرا کنید یا از یک نمایشگر ابرداده برای بررسی استفاده کنید. اکثر موتورهای LaTeX متادیتا را به صورت خودکار جاسازی می کنند. راه حل این است که آن را قبل از ارسال پاک کنید.

Check filenames. A filename like smith_paper_v3.pdf deanonymizes you. Rename before upload.

لینک ها و URL ها را بررسی کنید. پیوند GitHub به github.com/yourusername/project شما را شناسایی می کند. برای دابل کور، یا پیوند را حذف کنید، یک نسخه ناشناس جایگزین کنید، یا از یک سرویس paper-anon استفاده کنید که یک کپی ناشناس را میزبانی می کند.

مواد تکمیلی را بررسی کنید. فایل های PDF تکمیلی، کد، و فایل های داده همگی به همان روش ناشناس سازی نیاز دارند. بسیاری از موارد ارسالی توسط یک فایل تکمیلی که نویسنده فراموش کرده است آن را پاکسازی کند، نامگذاری می شود.

The last-48-hours checklist

یک سکانس عملی برای دو روز پایانی قبل از مهلت.

T-48 hours: final draft complete.

• در صورت امکان، مقاله را با صدای بلند بخوانید.
• بررسی کنید که همه ارقام ارجاع داده شده اند، همه مراجع ذکر شده، همه بخش ها موجود هستند.
• تعداد صفحات را در برابر محدودیت مکان بررسی کنید. اگر کارتان تمام شد، همین الان برش را شروع کنید.

T-36 hours: editing pass.

• مقاله را از طریق یک تصحیح کننده هوش مصنوعی برای دستور زبان و لحن اجرا کنید. برای LaTeX، تکه‌های نثر را بخش به بخش با استفاده از LaTeX گردش کار تصحیح بچسبانید تا از شکستن ریاضی یا نقل‌قول جلوگیری کنید.
• تغییرات ردیابی شده را به عمد مرور کنید. برای ویرایش ضرب الاجل، به سمت پذیرش تغییراتی که سخت تر می شوند، رد تغییراتی که صدا را صاف می کنند یا ابهام ایجاد می کنند، متمایل شوید.
• ویرایش ها را به منبع LaTeX یا فایل Word برگردانید. بعد از هر بخش اصلی کامپایل کنید.

T-24 hours: structural check.

• بررسی کنید که فایل استایل درست است و اصلاح نشده است.
• بررسی کنید که همه شکل ها و جداول به درستی در محدوده ستون یا صفحه اندازه بندی شده اند.
• بررسی کنید که چکیده در محدوده کلمه/شخصیت محل برگزاری باشد.
• برای مکان های دو سوکور، چک لیست کامل ناشناس سازی را در بالا اجرا کنید.
• کامپایل نهایی بررسی تعداد صفحات اگر هنوز تمام شده است، برش های ساختاری [راهنمای کلمات برش] (/blog/cut-1000-words-academic-paper) ما را انجام دهید.

T-12 hours: submission dry run.

• پورتال ارسال را باز کنید. PDF خود را آپلود کنید. هنوز ارسال نکنید - بررسی کنید که پورتال چه چیزی را می‌پذیرد.
• اگر پورتال به صورت خودکار فرمت را بررسی می کند (NeurIPS، ICML، بسیاری از کنفرانس های IEEE این کار را انجام می دهند)، هر چیزی را که علامت گذاری می کند برطرف کنید. چک پورتال معتبرترین نسخه "آیا این ارسال معتبر محسوب می شود" است.
• در صورت نیاز، بارگذاری مطالب تکمیلی را به درستی بررسی کنید.

T-4 hours: final read and submit.

• آخرین مطالعه برای اشتباهات املایی که از ویرایش جان سالم به در بردند.
• ارسال کنید منتظر ساعت آخر نباشید – سیستم‌های ارسال اغلب در ساعت آخر خراب می‌شوند.
• بررسی کنید که ایمیل تایید ارسال می رسد.

اشتباهی که اکثر نویسندگان مرتکب می شوند این است که مجوز ویرایش را به T-12 یا T-6 می سپارند. ویرایش، خرابی‌های لحظه آخری (LaTeX خطاهای کامپایل، جابجایی نقل قول) را معرفی می‌کند که نیاز به زمان تعمیر و کامپایل مجدد دارند که در T-4 ندارید.

دوربین آماده: تله ای که نویسندگان با تجربه را می گیرد

پذیرش پایان ویرایش نیست. نسخه آماده دوربین مهلت خاص خود را دارد، اغلب 4-6 هفته پس از پذیرش، و شرایط خاص خود را دارد. بسیاری از مقالات پذیرفته شده در صورت آماده بودن دوربین پس گرفته می شوند زیرا نویسندگان آنها را در ویرایش نهایی شکسته اند.

The common failure modes:

در فایل سبک اشتباهی ویرایش شده است. برخی از سالن ها از فایل سبک متفاوتی برای آماده سازی دوربین نسبت به ارسال استفاده می کنند. استفاده از فایل سبک ارسال مقاله ای را تولید می کند که الزامات نهایی را برآورده نمی کند. دستورالعمل های آماده دوربین را به دقت بخوانید. فایل سبک معمولاً متفاوت است.

محتوای جدید بسیار زیادی اضافه شده است. بازبینان درخواست توضیح دادند. شما آنها را اضافه کردید. مقاله از 9 صفحه به 10 صفحه رسید. شما از حد مجاز دوربین فراتر رفته اید و هیچ پسوندی وجود ندارد. درس: قبل از شروع، نه بعد از آن، ویرایش های آماده برای دوربین خود را با محدودیت صفحه بودجه بندی کنید.

** عدم نامگذاری به درستی بازیابی شد. ** افزودن نام نویسنده، بازیابی تأییدیه ها، و افزودن نقل قول های بودجه، کارهای آماده دوربین هستند. انجام اشتباه آنها (به عنوان مثال، اضافه کردن نام نویسنده اما فراموش کردن تصدیق) خوانندگان دقیق را جذب می کند.

یک شکل یا جدول را شکست. تغییر اندازه یک شکل برای ایجاد فضا در دوربین می تواند برچسب های ناخوانا یا محتوای خارج از صفحه ایجاد کند. همیشه پس از هر گونه تنظیم شکل، کامپایل و به صورت بصری تأیید کنید.

** فراموش کرده اید که کتابشناسی را به روز کنید.** برخی اوقات مرورگرها منابعی را پیشنهاد می کنند. اگر از نقل‌قول‌های عددی استفاده می‌کنید، اضافه کردن آنها اعداد نقل قول را در سراسر مقاله تغییر می‌دهد. بررسی کنید که همه نقل‌قول‌های درون متنی همچنان به درستی حل می‌شوند.

رویکرد ایمن: آماده بودن دوربین را به‌عنوان یک ارسال کامل دوم به جای لمس کردن، در نظر بگیرید. اینجوری برنامه ریزی کن حداقل 2 تا 3 روز برای مجوز ویرایش در نظر بگیرید، نه در همان شب با آخرین مهلت.

AI editing under deadline pressure

جریان کاری که ویرایش تمیزی را بدون شکستن کاغذ در ساعات پایانی ایجاد می کند.

مرحله 1: کاغذ را تکه تکه کنید. کل منبع LaTeX را در ابزاری قرار ندهید. بخش به بخش (چکیده، مقدمه، کار مرتبط، روش ها، آزمایش ها، نتیجه گیری). برای مقالات LaTeX، LaTeX/Overleaf گردش کار تصحیح سیستم جای‌بانی برای ریاضیات و نقل‌قول‌ها را پوشش می‌دهد.

مرحله 2: یک مجوز ویرایش استاندارد را روی هر قطعه اجرا کنید. استاندارد عمق مناسبی برای کار ضرب الاجل است - دستور زبان را جلب می کند، عبارت را سخت تر می کند و وضوح را بدون تغییر ساختار آرگومان ها بهبود می بخشد. اجتناب از جامع تحت مهلت. تغییرات تهاجمی‌تری ایجاد می‌کند که ممکن است فرصت بررسی دقیق آن را نداشته باشید.

مرحله 3: محافظه کارانه بپذیرید. طبق ضرب الاجل، قانون صحیح این است: "تغییراتی که به وضوح تشدید یا اصلاح می شوند را بپذیرید؛ هر چیز مبهم را رد کنید." تغییری که نمی توانید به سرعت ارزیابی کنید، تغییری است که باید آن را رد کنید. قبل از مهلت زمانی برای بررسی اینکه آیا عبارت جایگزین واقعاً بهتر است یا خیر نیست. زمان آن است که پیشرفت های واضح را قفل کنید و ارسال کنید.

مرحله 4: بعد از هر بخش کامپایل کنید. مقالات LaTeX مخصوصا. تغییری که مجموعه‌ای را که در ساعت T-2 کشف می‌شود، خراب می‌کند، بدترین حالت است. کشف آن در T-20 ساعت پس از ویرایش بخش به شما امکان می دهد بدون وحشت آن را تعمیر کنید.

مرحله 5: نهایی را بخوانید و زودتر ارسال کنید. در ساعت T-4 تا T-6 ارسال کنید، نه T-1. سیستم های ارسال کنفرانس خراب می شود، اینترنت قطع می شود، فایلی که آپلود می کنید نسخه اشتباه است. بافر ضروری است.

Common author errors

فهرست کوتاهی از خطاهایی که در جذب نویسندگان با تجربه می بینیم.

مخفف تعریف شده در چکیده، تعریف نشده در بدن. چکیده به طور جداگانه تجزیه می شود. بدن باید در اولین استفاده دوباره مخفف را تعریف کند.

** مراجعی که در کتابشناسی ظاهر نمی شوند.** «\cite» به کلیدی که در فایل .bib نیست یک «؟» در PDF کامپایل شده ایجاد می کند. همیشه خروجی کامپایل شده را برای نقل قول های حل نشده بررسی کنید.

تصویرهایی با متن کوچکتر از 8 امتیاز. اکثر سالن ها به حداقل اندازه فونت در شکل نیاز دارند. شکلی که با برچسب‌های محور 6 نقطه ارائه می‌شود، در بررسی‌های خودکار علامت‌گذاری می‌شود.

جدول هایی که ستون را سرریز می کنند. جدول عریض در طرح بندی دو ستونی که از صفحه خارج می شود، رندر ضعیفی دارد. از «\resizebox» استفاده کنید یا جدول را بچرخانید تا متناسب شود.

فقدان الزامات تکمیلی. بسیاری از مکان ها به چک لیست (NeurIPS چک لیست تکرارپذیری، ICML بیانیه اخلاقی) به عنوان مکمل نیاز دارند. از دست دادن آن باعث رد میز کاغذ می شود.

نسخه اشتباه آپلود شد. آخرین نسخه را کامپایل کردید. شما یک نسخه از دو ساعت پیش آپلود کردید. با دانلود PDF پس از ارسال و بررسی مهر زمانی در صفحه اول یا در ابرداده، بارگذاری را تأیید کنید.

See the Full AI Proofreader

Tracked-changes editing for academic prose. Free tier includes every feature.

Frequently asked questions

سؤال: در 24 ساعت پایانی قبل از پایان مهلت چقدر باید ویرایش کنم؟

فقط ویرایش، نه نوشتن. ماده کاغذ باید تا T-48 ساعت کامل شود. 24 ساعت پایانی باید برای تصحیح، محکم‌سازی، بررسی‌های ناشناس، تأیید قالب‌بندی و کامپایل و آپلود نهایی در نظر گرفته شود. نوشتن محتوای جدید تحت فشار ضرب الاجل معمولاً خطاهایی را ایجاد می کند که در بدترین زمان شما را به دام می اندازد. اگر این علم در T-48 انجام نشده باشد، پاسخ این است که یک نسخه فشرده تر از آنچه انجام شده است ارائه دهید، نه نوشتن بیشتر.

سؤال: آیا داوران متوجه خواهند شد که مقاله من مشکلات زبانی دارد؟

بله، قابل اعتماد. داوران کنفرانس سریع مطالعه می کنند و به سرعت قضاوت می کنند. مقاله‌ای با خطاهای گرامری ثابت یا عبارت‌های نامناسب کمتر صیقلی خوانده می‌شود، که می‌تواند پذیرش مرزی را به سمت رد تغییر دهد. مکان‌های برتر دارای بازبین‌هایی هستند که مطالب را مطالعه می‌کنند و زبان را تمیز فرض می‌کنند. زبان خشن‌تر توجه داور را به سمت سطح سوق می‌دهد تا به ماده. سرمایه گذاری 2 تا 4 ساعت در یک مجوز ویرایش زبان قبل از ارسال، زمان پربازدهی است.

سؤال: آیا باید از هوش مصنوعی برای نوشتن بخش هایی از مقاله کنفرانسم استفاده کنم؟

اکثر کنفرانس های بزرگ امکان ویرایش با هوش مصنوعی محتوای نوشته شده توسط نویسنده را با افشای اطلاعات فراهم می کنند. تولید محتوای اساسی با هوش مصنوعی بیشتر مورد مناقشه است - برخی مکان‌ها آن را به صراحت ممنوع می‌کنند (اغلب در چکیده یا بخش‌های خاص)، برخی نیاز به افشا دارند، برخی آن را به قضاوت نویسنده واگذار می‌کنند. فراخوان برای مقالات محل برگزاری خود را بخوانید. [راهنمای افشای استفاده از هوش مصنوعی] (/blog/ai-disclosure-statement-manuscript) ما الگوهایی را پوشش می‌دهد که در اکثر مکان‌ها کار می‌کنند. هر کاری انجام می دهید، آن را فاش کنید. استفاده پنهان از هوش مصنوعی که بعداً کشف شد، بسیار بدتر از استفاده آشکاری است که مجاز است.

** س: مقاله من بیش از حد مجاز صفحه است. چیکار کنم؟**

به ترتیب میزان صرفه جویی آنها بدون تغییر محتوا: (1) اندازه ارقام را به گونه ای تغییر دهید که فضای موجود را به طور کارآمدتر تنظیم کند. (2) شرح تصاویر را به یک یا دو جمله سفت کنید. (3) اگر محل برگزاری اجازه می دهد، جزئیات ثانویه را به مطالب تکمیلی منتقل کنید. (4) برش‌های سطح جمله را از [راهنمای کلمات برش] (/blog/cut-1000-words-academic-paper) ما اعمال کنید - اسم‌های زامبی، پیوندهای زوجی، زنجیره‌های پوششی «به منظور». (5) به عنوان آخرین راه حل، یک پاراگراف از کار مرتبط یا شرح آزمایش اضافی را برش دهید. فاصله عمودی را با تنظیمات «\vspace» فشرده نکنید. مکان ها این را تشخیص می دهند و آن را به عنوان یک قانون نقض می کنند.