AI Proofreading for Conference Papers (IEEE, ACM, NeurIPS): Last-Mile Editing Under Deadline

A NeurIPS beadványokat idén május közepén nyitották meg. A határidőig nagyjából 19 000 dolgozatot dolgozott fel a rendszer az utolsó 36 órában. Jelentős töredéket visszavontak vagy automatikusan elutasítottak a formázási megsértések miatt, amelyeket a szerzők harminc perces ellenőrző listával észlelhettek volna. A IEEE konferenciák hasonló mintákat látnak. ACM SIG papírokat is. A szigorú oldalkorlátok, a kötelező stílusfájlok és a kettős vak anonimizálási szabályok kombinációja a konferencia beküldését precíziós gyakorlattá változtatja, amely többnyire mechanikus – és ez többnyire az elmúlt 24 órában történt.

Ez az útmutató az utolsó mérföldes munkáról szól. Nem hogyan kell jó dolgozatot írni; hogyan lehet egy tiszta terméket szállítani anélkül, hogy eltörne a végső szerkesztésben. Kitérünk a konferenciák és folyóiratok közötti különbségekre, a IEEE, ACM és NeurIPS speciális stílusfájl-csapdáira, az anonimizálási ellenőrzésekre, amelyek kiszúrják a könnyű hibákat, az utolsó 48 órás ellenőrzőlistát, amelyet ajánlunk azoknak a szerzőknek, akikkel együtt dolgozunk, a kamerára kész csapdát, amely még a tapasztalt mesterséges intelligencia szerzőinek is elkapja a munkafolyamatot.

Why conferences differ from journals

Öt különbség határozza meg a konferencia beküldését az utolsó mérföldes szerkesztés szempontjából.

Szigorú oldalkorlátozás, szigorúan betartatott. A naplóoldalak korlátai gyakran javaslatok. A konferencia oldalainak korlátozása jellemzően szigorú – 8 vagy 9 oldalnyi tartalom plusz egy rögzített hosszúságú hivatkozási rész. A túlcsordulás akár egy bekezdéssel is automatikus elutasítást vált ki a legtöbb helyszínen. A legtöbb naplóbenyújtási szokás (hosszú írás, ha kérik, vágja le), elutasítják a konferenciákon.

Kötelező stílusfájlok. A konferenciák LaTeX stílusú fájlokat (vagy Word-sablonokat) biztosítanak, amelyeket a szerzőknek használniuk kell. A stílusfájl szabályozza a margókat, a betűtípust, az idézetformátumot, a szakaszfejléc stílusát és a sorközt. A stílusfájl térnyerés céljából történő módosítása tilos, és általában észlelhető. A stílusfájl hibái jelentik a formázási elutasítások legnagyobb forrását.

Anonimizálás duplavak helyszíneken. Sok legnépszerűbb CS-konferencia (NeurIPS, ICML, ACL, EMNLP, ICLR) használ kettős vak értékelést. A szerzőknek el kell távolítaniuk a beadványból az azonosításra alkalmas információkat – a szerzők nevét, hovatartozását, elismerését, azonosító módokon megfogalmazott önhivatkozásokat. Az olyan önreferenciáknak, mint a „korábbi munkánkban [12]”, „korábbi munkánkban [12]” vagy „amint azt a [12] mutatja”. Az elmulasztott deanonimizálás elkapása az utolsó mérföld ellenőrzőlistájának része.

Szűk felülvizsgálati ciklusok. A konferenciák áttekintése rögzített ütemezés szerint történik, hetekkel, nem hónapokkal. Az értékelő fáradtsága valós, és szűkszavú visszajelzésként jelenik meg. Az első benyomás – az absztrakt első oldala, első féloldala – nagyobb súllyal bír, mint a folyóirat áttekintésénél. Az első oldalra gyakorolt ​​hatás szerkesztése számít.

A kamerakész állapot egy külön szerkesztés. A legtöbb konferencia először elfogadja, majd kéri a „kamerakész” verziót, amely magában foglalja a véleményezők visszajelzéseit, kissé eltérő oldalszámmal rendelkezhet, és a végső stílusnak kell lennie. A kamerakész szerkesztés az, ahol sok szerző megszegi elfogadott dolgozatát azzal, hogy túl agresszíven szerkeszt egy másik stílusú fájlban.

Style-file traps

A három nagy helyszín-stílusfájl mindegyikének van néhány konkrét hiányossága.

IEEE Konferencia (IEEEtran). A IEEE konferenciasablon kétoszlopos elrendezést használ szigorú margókkal. A leggyakoribb szerzői hibák: az oszlopelválasztó vagy a margóméretek módosítása a tér növelése érdekében (tiltott, gyakran észlelt), az irodalomjegyzék stílusának módosítása (meg kell maradnia IEEE), és a \vspace vagy \setlength korrekciók használata a függőleges tér szűkítéséhez. Elfogadható helytakarékos lépések a bekezdések átírása, az ábrák átméretezése és a táblázattömörítés – nem a stílusmódosítások. A IEEE-specifikus bibliográfiai formátumnak is vannak furcsaságai: az oldalszámok egy adott pozícióba kerülnek, a folyóiratok nevei egy szabványos listára vannak rövidítve, a konferencia-kiadványok pedig egy adott év- és helymeghatározással vannak formázva.

ACM (acmart). Az ACM acmart sablonnak számos "íze" van – sigconf, sigchi, acmsmall, acmlarge –, és a konferencia utasításai meghatározzák, hogy melyiket kell használni. A nem megfelelő íz használata olyan papírt eredményez, amely hihetően megfelelőnek tűnik, de nem felel meg a ACM automatikus ellenőrzésének. A referencialistának a ACM referenciaformátumot kell használnia. Sok konferencia ACM CCS-fogalmak és kulcsszavak megadását is igényli az első oldalon; ezek kötelezőek és könnyen elfelejthetők.

NeurIPS / ICML / ICLR. A NeurIPS stílusú fájl egyoszlopos elrendezést kényszerít ki meghatározott margókkal, betűtípussal és sorközökkel. Az oldalkorlát általában 9 tartalmi oldal plusz korlátlan hivatkozás. A kiegészítő anyag külön fájlba kerül, saját oldalkorláttal. A leggyakoribb szerzői hiba az, hogy elfelejti megjegyzést fűzni a \usepackage{neurips_2026} végső jelzőhöz (a kamera készenlétben a jelző be van állítva; az első beküldésnél másként van beállítva – ha ez téved, az anonimizálási hibákat vált ki). A NeurIPS sablonnak van egy speciális formátuma is az absztrakt és a bevezető számára, amelyet egyes szerzők véletlenül felülírnak.

Az anonimizálás ellenőrzi a kettős vak beküldést

Bármely kettős vak helyszín esetében a gondos anonimizálás a különbség a felülvizsgálat és az asztali elutasítás között.

Távolítsa el a szerzők nevét és hovatartozását. A stílusfájl általában tartalmaz egy jelzőt (pl. \submissiontrue a NeurIPS-ban), amely a szerzők neveit "Anonymous Author(s)"-ra cseréli. Állítsa be a zászlót. Ellenőrizze a címlap összeállításával és ellenőrzésével.

Anonimizálja az elismerések szakaszt. Az elismerések gyakran finanszírozási forrásokat tartalmaznak, vagy a laboratóriumot azonosító személyeknek köszönhetőek. Távolítsa el a teljes részt az első beküldéshez. Tegye vissza a fényképezőgép-kész állapotba.

** Fogalmazza át az önhivatkozásokat.** „Korábbi munkánkban [Smith et al., 2024]” azonosítja Önt. Változás a következőre: "Korábbi munkában [Smith és mtsai, 2024]" vagy "Smith és mtsai [2024] megmutatták..." Az idézet megmarad; a keret megváltozik.

Ellenőrizze a PDF metaadatait. A PDF-fájlok metaadatokat tartalmaznak, amelyek a szerző nevét, a használt szoftvert és néha a fájl elérési útját mutatják a szerző számítógépén. Futtassa az "exiftool"-t, vagy használjon metaadat-megjelenítőt az ellenőrzéshez. A legtöbb LaTeX motor automatikusan beágyazza a metaadatokat; a javítás az, hogy törli a beküldés előtt.

Check filenames. A filename like smith_paper_v3.pdf deanonymizes you. Rename before upload.

Ellenőrizze a linkeket és az URL-eket. A github.com/yourusername/project címre mutató GitHub-hivatkozás azonosítja Önt. Kettős vak esetén távolítsa el a hivatkozást, cserélje ki egy névtelen verzióra, vagy használjon egy névtelen másolatot tartalmazó papíralapú szolgáltatást.

Tekintse meg a kiegészítő anyagokat. A kiegészítő PDF-fájlok, kód- és adatfájlok ugyanazt az anonimizálást igénylik. Sok beadványt deanonimizálnak egy kiegészítő fájl, amelyet a szerző elfelejtett megtisztítani.

The last-48-hours checklist

A practical sequence for the final two days before deadline.

T-48 hours: final draft complete.

• Olvassa el a papírt a végétől a végéig, ha lehetséges, hangosan.
• Ellenőrizze, hogy minden ábra hivatkozott-e, minden hivatkozás hivatkozott-e, és minden szakasz megtalálható-e.
• Ellenőrizze az oldalak számát a helyszín limitjéhez képest. Ha túl van, kezdje el a vágást most.

T-36 hours: editing pass.

• Futtassa át a papírt egy mesterséges intelligencia-lektoron a nyelvtan és a hangnem érdekében. A LaTeX esetén illessze be a prózai részeket szakaszonként a LaTeX lektorálási munkafolyamat segítségével, hogy elkerülje a matematikai és az idézetek összeomlását.
• Szándékosan tekintse át a követett változtatásokat. Határidős szerkesztés esetén hajljon a feszesítő változtatások elfogadására, illetve a hangot ellaposító vagy kétértelműséget okozó változtatások elutasítására.
• Alkalmazza a szerkesztéseket vissza a forrás LaTeX vagy Word fájlra. Minden nagyobb szakasz után állítsa össze.

T-24 hours: structural check.

• Ellenőrizze, hogy a stílusfájl helyes-e, és nincs-e módosítva.
• Ellenőrizze, hogy minden ábra és táblázat helyesen van-e méretezve az oszlop- vagy oldalmegszorításokon belül.
• Ellenőrizze, hogy az absztrakt a helyszín szó-/karakterkorlátján belül van-e.
• Duplavak helyszínek esetén futtassa a fenti teljes anonimizálási ellenőrzőlistát.
• Végső összeállítás. Oldalszám ellenőrzése. Ha még mindig vége, hajtsa végre a szerkezeti kivágásokat a [vágószavak útmutatójában] (/blog/cut-1000-words-academic-paper).

T-12 hours: submission dry run.

• Nyissa meg a benyújtási portált. Töltse fel PDF-jét. Még ne küldje be – ellenőrizze, hogy mit fogad el a portál.
• Ha a portál automatikus formátumellenőrzést végez (NeurIPS, ICML, sok IEEE konferencia ezt teszi), javítson ki bármit, amit megjelöl. A portál ellenőrzése a „érvényesnek számít-e ez a beadvány” leghitelesebb verziója.
• Szükség esetén ellenőrizze a kiegészítő anyagok feltöltését.

T-4 hours: final read and submit.

• Utoljára olvastam a szerkesztést túlélő elírások miatt.
• Adja be. Ne várja meg az utolsó órát – a benyújtási rendszerek gyakran összeomlanak az utolsó órában.
• Ellenőrizze, hogy megérkezett-e a benyújtást megerősítő e-mail.

A legtöbb szerző azt a hibát követi el, hogy a szerkesztési engedélyt a T-12-re vagy a T-6-ra hagyja. A szerkesztés az utolsó pillanatban előforduló töréseket (LaTeX fordítási hibák, hivatkozási eltolódás) vezet be, amelyek javítási és újrafordítási időt igényelnek, ami a T-4-nél nincs.

Kamerakész: a csapda, amely elkapja a tapasztalt szerzőket

Az elfogadás nem jelenti a szerkesztés végét. A kamerakész verziónak megvan a maga határideje, gyakran 4-6 hét az átvétel után, és saját követelményei vannak. Sok elfogadott dolgozatot kamerakészen visszavonnak, mert a szerzők a végső szerkesztés során megszegték.

The common failure modes:

Rossz stílusfájlban szerkesztve. Egyes helyszínek más stílusú fájlt használnak a kamerakészítéshez, mint a beküldéshez. A benyújtási stílusfájl használata olyan papírt eredményez, amely nem felel meg a végső követelményeknek. Figyelmesen olvassa el a fényképezőgépre való használatra vonatkozó utasításokat; a stílusfájl általában más.

Túl sok új tartalom hozzáadva. A bírálók pontosítást kértek. Ön hozzáadta őket. A papír 9 oldalról 10-re nőtt. Túllépte a kamerakészültségi korlátot, és nincs hosszabbítás. A lecke: a kamerakész szerkesztések költségkeretét az oldalkorláthoz képest a kezdés előtt állítsa be, ne utána.

A névtelenítés visszaállítása helytelenül történt. A szerzők nevének visszaállítása, a köszönetnyilvánítások visszaállítása és a finanszírozási idézetek hozzáadása kamerakész feladatok. Ha rosszat tesz (pl. szerzői nevek hozzáadása, de az elismerések elfelejtése) megragadja a figyelmes olvasókat.

Eltört egy ábrát vagy táblázatot. Ha átméretez egy figurát, hogy helyet szabadítson fel a fényképezőgépben, olvashatatlan címkéket vagy oldaltól eltérő tartalmat eredményezhet. Mindig állítsa össze és szemrevételezéssel ellenőrizze az alakzatok módosítását követően.

Elfelejtette frissíteni az irodalomjegyzéket. A bírálók néha hivatkozásokat javasolnak. Ha numerikus hivatkozásokat használ, ezek hozzáadása megváltoztatja az idézetszámokat a dolgozatban. Győződjön meg arról, hogy a szövegben szereplő hivatkozások továbbra is megfelelően működnek.

A biztonságos megközelítés: tekintse a kamerakész állapotot teljes második beküldésnek, nem pedig javításnak. Ütemezze be így. Hagyjon legalább 2-3 napot a szerkesztési bérletre, ne a határidővel azonos estét.

AI editing under deadline pressure

Egy munkafolyamat, amely tiszta szerkesztést eredményez anélkül, hogy az utolsó órákban a papír feltörne.

1. lépés: Darabolja fel a papírt. Ne illessze be a teljes LaTeX forrást egy eszközbe. Részlet szakaszonként (absztrakt, bevezető, kapcsolódó munka, módszerek, kísérletek, következtetés). A LaTeX dolgozatok esetében a LaTeX/Overleaf lektorálási munkafolyamat lefedi a matematikai és hivatkozási helyőrző rendszert.

2. lépés: Futtasson szabványos szerkesztési lépést minden egyes darabon. A szabvány a megfelelő mélység a határidős munkához – megfogja a nyelvtant, pontosítja a fogalmazást, és javítja az érthetőséget anélkül, hogy átstrukturálná az érveket. Kerülje az Átfogó határidőt; agresszívebb változtatásokat hajt végre, akkor előfordulhat, hogy nincs ideje alaposan áttekinteni.

3. lépés: Fogadja el óvatosan. A határidő alatt a helyes szabály az, hogy "elfogadja azokat a változtatásokat, amelyek egyértelműen szigorítják vagy javítják; utasítson el minden félreérthetőt." Az olyan változás, amelyet nem tud gyorsan értékelni, elutasítandó. Az előzetes határidő nem az az idő, amikor meg kell fontolni, hogy egy alternatív megfogalmazás valóban jobb-e; itt az ideje, hogy egyértelmű fejlesztéseket rögzítsünk, és elküldjük.

4. lépés: Fordítsa le az egyes szakaszok után. LaTeX papírokat, különösen. A T-2 órában felfedezett összeállítást megszakító változás a legrosszabb eset. Ha egy szakaszszerkesztés után T-20 órával fedezi fel, pánik nélkül kijavíthatja.

5. lépés: Végső olvasás és korai beküldés. Küldje be T-4-től T-6 óráig, ne T-1-ig. A konferenciabeküldő rendszerek összeomlanak, az internet leáll, a feltöltött fájl rossz verziójú. A puffer elengedhetetlen.

Common author errors

A tapasztalt szerzők megfogásán tapasztalt hibák rövid listája.

A mozaikszó az absztraktban definiált, a törzsben nincs definiálva. Az absztraktot külön elemzi; a törzsnek újra meg kell határoznia a betűszót az első használatkor.

Az irodalomjegyzékben nem szereplő hivatkozások. A .bib fájlban nem szereplő kulcshoz tartozó \cite{smith2024} egy ? jelet eredményez az összeállított PDF-ben. Mindig ellenőrizze a lefordított kimenetet, hogy nincsenek-e feloldatlan idézetek.

** 8 pontnál kisebb szöveget tartalmazó ábrák.** A legtöbb helyszínen minimális betűméretet írnak elő számokban. A 6 pontos tengelycímkékkel megjelenített ábra automatikus ellenőrzéskor megjelölésre kerül.

Oszlopon túlcsorduló táblázatok. Az oldalról lefutó kétoszlopos elrendezésű, széles táblázat rosszul jelenik meg. Használja a \resizeboxot, vagy forgassa el a táblázatot, hogy illeszkedjen.

Kiegészítő követelmények hiányoznak. Sok helyszínen kiegészítőként egy ellenőrzőlista (NeurIPS reprodukálhatósági ellenőrző lista, ICML etikai nyilatkozat) szükséges. Ha hiányzik, a papírasztalt elutasítják.

Rossz verzió van feltöltve. Ön a legújabb verziót fordította le. Két órával ezelőtti verziót töltöttél fel. A feltöltés ellenőrzéséhez töltse le a PDF-fájlt a benyújtás után, és ellenőrizze az időbélyeget az első oldalon vagy a metaadatokban.

See the Full AI Proofreader

Tracked-changes editing for academic prose. Free tier includes every feature.

Frequently asked questions

K: Mennyi szerkesztést kell elvégeznem a határidő előtti utolsó 24 órában?

Csak szerkesztés, írás nem. A papír anyagának T-48 órára kell elkészülnie. Az utolsó 24 órát a lektorálásra, a szigorításra, az anonimizálási ellenőrzésekre, a formázásellenőrzésre, valamint a végső fordításra és feltöltésre kell fenntartani. Az új tartalom határidők miatti írása általában olyan hibákat okoz, amelyek a legrosszabbkor kapnak el. Ha a tudomány nem fejeződik be a T-48-nál, akkor a válasz az, hogy be kell nyújtani egy szűkebb verziót az elvégzett dolgokról, nem pedig többet írni.

K: Észreveszik a bírálók, ha a dolgozatom nyelvi problémái vannak?

Igen, megbízhatóan. A konferencia lektorai gyorsan olvasnak és gyorsan alkotnak ítéletet. A következetes nyelvtani hibákat vagy kínos megfogalmazást tartalmazó papírok kevésbé csiszoltnak tűnnek, ami az elfogadás határvonalát az elutasítás felé tolhatja el. A legjobb helyszíneken vannak olyan lektorok, akik olvasnak a tartalom után, és azt feltételezik, hogy a nyelvezet tiszta; durvább nyelvezet a recenzens figyelmét a felületre, nem pedig a lényegre tereli. Ha a beküldés előtt 2-4 órát fektet be egy nyelvi szerkesztőbérletbe, az nagy hozamú idő.

K: Használjak mesterséges intelligenciát konferencia előadásom egyes részeinek megírásához?

A legtöbb nagy konferencia lehetővé teszi a szerzők által írt tartalmak mesterséges intelligenciájú szerkesztését közzététellel. A lényegi tartalom mesterséges intelligencia segítségével történő előállítása sokkal vitatottabb – egyes helyszínek kifejezetten tiltják (gyakran absztraktokban vagy meghatározott szakaszokban), mások megkövetelik a közzétételt, mások pedig a szerző megítélésére bízzák. Olvassa el a helyszínre vonatkozó papírokért szóló felhívást. [A mesterséges intelligencia használatára vonatkozó közzétételi útmutató] (/blog/ai-disclosure-statement-manuscript) lefedi azokat a sablonokat, amelyek a legtöbb helyszínen működnek. Bármit is tesz, tárja fel. A később felfedezett rejtett mesterségesintelligencia-használat sokkal rosszabb, mint az engedélyezett nyilvános használat.

K: A papírom határvonalon túl van az oldalkorláton. Mit csináljak?

Annak sorrendjében, hogy mennyit takarítanak meg a tartalom megváltoztatása nélkül: (1) Méretezze át a figurákat, hogy hatékonyabban illeszkedjen a rendelkezésre álló helyhez. (2) Húzza meg az ábrafeliratokat egy vagy két mondatra. (3) Ha a helyszín lehetővé teszi, helyezze át a másodlagos részleteket a kiegészítő anyagokba. (4) Alkalmazza a vágószavak útmutatója mondatszintű kivágásait – zombi főnevek, páros kötőszók, „annak érdekében”, fedezeti láncok. (5) Végső esetben vágjon ki egy bekezdést a kapcsolódó munkából vagy egy felesleges kísérletleírásból. Ne tömörítse a függőleges térközt a "\vspace" beállítással; a helyszínek ezt észlelik és szabálysértésként kezelik.