How to Write an AI-Use Disclosure Statement for Your Manuscript

Letzten Monat lehnte die Redaktion einer medizinischen Fachzeitschrift den Aufsatz eines Kollegen ab. Der Grund war nicht die Wissenschaft. Es handelte sich um eine fehlende Offenlegungserklärung zur KI-Nutzung. Im Abschnitt „Methoden“ wurde nichts über KI-Tools gesagt, aber im Anschreiben wurde erwähnt, dass das Team ChatGPT verwendet hatte, um Teile der Einführung zu entwerfen. Der Herausgeber machte auf die Nichtübereinstimmung aufmerksam und schickte den Artikel ungelesen zurück.

Das ist die neue Realität. Elsevier, Springer Nature, Wiley, der ICMJE (der die meisten medizinischen Fachzeitschriften regelt) und Horizon Europe haben alle in den letzten zwei Jahren die Offenlegungsregeln für die Verwendung von KI formalisiert, und die meisten anderen Verlage sind diesem Beispiel gefolgt. Die Strafe für die Nichtoffenlegung – oder für die Offenlegung von Unrecht – ist nicht länger eine höfliche Aufforderung zur Überarbeitung. Es ist eine Ablehnung vom Schreibtisch, manchmal auch ein Rückzug. In diesem Leitfaden erfahren Sie, was offengelegt werden muss, was nicht offengelegt werden muss, wo die Aussage hingehört, Musterformulierungen für gängige Szenarien und die fachspezifischen Besonderheiten, die Forscher auffallen.

Why this matters now

Die politische Landschaft veränderte sich schneller, als die meisten Autoren bemerkten. Die kurze Version davon, wo wir uns Mitte 2026 befinden:

ICMJE (medizinische Fachzeitschriften). Autoren müssen jede Verwendung von KI beim Schreiben oder bei der Analyse angeben. AI kann nicht als Autor aufgeführt werden. Die Aussage steht im Abschnitt „Methoden“, wenn KI in der Analyse verwendet wurde, und in Danksagungen, wenn KI nur zur Schreibunterstützung verwendet wurde.

Elsevier. Offenlegung erforderlich für jede KI-Nutzung, die über die grundlegende Grammatikkorrektur hinausgeht. Steht vor den Referenzen in einem eigenen Abschnitt „Erklärung zu generativer KI und KI-unterstützten Technologien im Schreibprozess“.

Springer Natur. Erforderliche Offenlegung der Verwendung großer Sprachmodelle im Abschnitt „Methoden“. Spezifischer Geltungsbereich: Alles, was über Standardbearbeitungswerkzeuge (Grammarly-Klasse) hinausgeht, muss offengelegt werden.

Wiley. Erforderliche Anweisung in den Bestätigungen oder Methoden, abhängig von der Rolle, die die KI gespielt hat. In den Autorenrichtlinien bereitgestellte Vorlagen.

Horizon Europe (EU-Förderung). Offenlegung im Vorschlag selbst erforderlich, mit Auswirkungen darauf, wie KI-bearbeiteter Fördertext bewertet wird. Die Nichtoffenlegung wird als Problem der Forschungsintegrität behandelt.

Wichtige Preprint-Server. arXiv, bioRxiv und medRxiv verlangen nun alle bei der Einreichung Erklärungen zur KI-Nutzung. Nicht so strikt durchgesetzt wie Zeitschriften, aber bei der Moderation zunehmend kontrolliert.

Wenn Ihr Zielort oben nicht genannt ist, prüfen Sie die Anweisungen für Autoren – fast jede englischsprachige Zeitschrift verfügt seit Ende 2024 über aktualisierte Leitlinien. Gehen Sie davon aus, dass eine Offenlegung erforderlich ist, und überprüfen Sie das Format.

What you need to disclose

Die Zeile für Journale liegt ungefähr zwischen „Tool, das Fehler in dem, was Sie geschrieben haben, erkennt“ und „Tool, das den von Ihnen verwendeten Text generiert“. Grammatik- und Rechtschreibprüfungstools sind ohne Offenlegung in der Regel in Ordnung. Alles andere, einschließlich der Verwendung eines KI-Editors für Ihren eigenen Entwurf, muss im Allgemeinen in der Erklärung erscheinen.

Immer offenlegen. Verwendung eines beliebigen großen Sprachmodells (ChatGPT, Claude, Gemini, DeepSeek, Llama-Varianten), um Text zu generieren, der in beliebiger Menge im Manuskript erscheint. Dazu gehören Zusammenfassungen, Übergangssätze, abstrakte Entwürfe und jede aus Eingabeaufforderungen generierte Prosa.

Immer offenlegen. Verwendung von KI für Analysen, einschließlich statistischer Analyse, Bildverarbeitung, Text-Mining von Quelldokumenten oder Screening für systematische Überprüfungen.

Normalerweise offenlegen. Verwendung von KI-Bearbeitungstools, die Text paraphrasieren, umstrukturieren oder grundlegend umschreiben – selbst wenn Sie das Original geschrieben haben. Dazu gehören Humanisierer, Paraphrasierer und die tiefergehenden Umschreibungsmodi von wissenschaftlichen Bearbeitungstools.

Auf Anfrage offenlegen. Verwendung grundlegender Grammatiktools (die kostenlose Version von Grammarly, Microsoft Editor, die Rechtschreibprüfung in Ihrem Textverarbeitungsprogramm). Die meisten Zeitschriften verlangen hierfür keine Offenlegung, aber Elsevier und Springer haben damit begonnen, ausdrücklich danach zu fragen. Wenn in den Anweisungen des Autors „alle KI-Tools“ erwähnt werden, beziehen Sie diese aus Sicherheitsgründen mit ein.

Keine Offenlegung erforderlich. Referenzmanager, Zitatgeneratoren (Zotero, Mendeley) oder LaTeX-Gleichungseditoren. Dabei handelt es sich nicht um generative KI.

Die Grauzone in der Praxis sind akademische Bearbeitungswerkzeuge, die traditionelle Grammatikprüfung mit generativem Umschreiben kombinieren. Wenn die Ausgabe Ihres Tools die Struktur oder den Wortlaut Ihrer Sätze erheblich verändert, behandeln Sie sie als generativ und legen Sie sie offen. Wenn nur Fehler gemeldet und Interpunktionskorrekturen vorgeschlagen werden, kommt die herkömmliche Grammatik-Tool-Behandlung zur Anwendung. Im Zweifelsfall sollten Sie offenlegen – die Kosten einer übermäßigen Offenlegung liegen bei null; Die Kosten einer unzureichenden Offenlegung sind möglicherweise ein Widerruf.

Where the statement goes

Die Platzierung hängt davon ab, welche Rolle KI in Ihrer Arbeit gespielt hat.

KI wird nur zum Bearbeiten oder Polieren von Sprachen verwendet. Abschnitt „Danksagungen“ oder eine spezielle „Erklärung generativer KI und KI-unterstützter Technologien im Schreibprozess“ vor Referenzen (das bevorzugte Format von Elsevier).

KI wird zum Entwerfen von Abschnitten des Manuskripts verwendet. Gleiche Platzierung wie oben, mit genaueren Angaben zu den Abschnitten.

In Analysen oder Methoden verwendete KI. Abschnitt „Methoden“, in einem Unterabschnitt, der das KI-Tool, seine Parameter und seine Verwendung beschreibt. Möglicherweise ist auch die Bestätigungserklärung erforderlich.

KI wird beim systematischen Review-Screening oder bei der Datenextraktion verwendet. Abschnitt „Methoden“, normalerweise in einem Unterabschnitt zu Screening-Verfahren. Die PRISMA-trAIce-Checkliste (die KI-spezifische Erweiterung von PRISMA 2020) erfordert eine explizite Meldung darüber, welches KI-Tool, welche Version, welche Eingabeaufforderungen verwendet wurden und wie die menschliche Überprüfung durchgeführt wurde.

KI wird bei der Ausarbeitung von Zuschussvorschlägen verwendet. Hängt vom Geldgeber ab. NIH und NSF akzeptieren derzeit die Offenlegung im Anschreiben oder einer dezidierten Erklärung. Horizon Europe erfordert es im Vorschlagstext selbst, in einem bestimmten Abschnitt. Überprüfen Sie immer die aktuellen Leitlinien des Geldgebers, die sich schneller ändern als die Leitlinien von Fachzeitschriften.

Templates for the common scenarios

Diese Vorlagen entsprechen dem Wortlaut, den die meisten großen Verlage akzeptieren. Passen Sie den Namen und die Version des Tools an Ihre tatsächliche Nutzung an.

Szenario 1: KI wird nur zur Grammatik- und Sprachbearbeitung verwendet.

Declaration of generative AI and AI-assisted technologies in the
writing process: During the preparation of this work, the authors used
[Tool Name, version] for language editing and grammar refinement.
After using this tool, the authors reviewed and edited the content as
needed and take full responsibility for the content of the publication.

Szenario 2: KI wird zum Entwurf bestimmter Abschnitte verwendet und dann von den Autoren bearbeitet.

Declaration of generative AI and AI-assisted technologies in the
writing process: During the preparation of this work, the authors used
[Tool Name, version] to draft initial versions of the [Introduction
/ Abstract / Discussion section]. The authors substantially revised
the generated text, verified all factual content against the source
material, and take full responsibility for the content of the
publication.

Scenario 3: AI used in methods (e.g., text mining, systematic review screening).

We used [Tool Name, version] to [screen abstracts for inclusion in
the systematic review / extract study characteristics from full-text
articles / perform topic modeling on the source corpus]. The tool was
accessed via [API / web interface] between [dates] using the following
prompt template: "[exact prompt]". Two reviewers independently verified
all AI-generated outputs against the source documents, with
disagreements resolved by discussion. No AI was used in final inclusion
decisions, quality assessment, or interpretation of findings.

Szenario 4: KI wird zur Humanisierung oder Paraphrasierung eigener Schriften eingesetzt.

Declaration of generative AI and AI-assisted technologies in the
writing process: During the preparation of this work, the authors used
[Tool Name, version] to refine the language and clarity of text the
authors had originally drafted. The tool did not introduce new ideas,
arguments, or content. The authors reviewed all suggested changes and
take full responsibility for the content of the publication.

Scenario 5: No AI was used.

Einige Zeitschriften verlangen inzwischen eine explizite negative Stellungnahme.

Declaration of generative AI and AI-assisted technologies in the
writing process: The authors did not use any generative AI or
AI-assisted technologies in the preparation of this work.

Field-specific quirks

Die oben genannten allgemeinen Regeln gelten für die meisten Bereiche. In einigen Bereichen gelten strengere oder früher eingeführte Anforderungen.

Klinische Medizin. Bestimmte Zeitschriften (NEJM, JAMA, Lancet) verlangen manchmal die Offenlegung von KI-Tools, die sowohl von Gutachtern als auch von Autoren verwendet werden. Einige erfordern eine explizite Bestätigung, dass keine Patientendaten in ein gehostetes KI-Tool eingegeben wurden. Schauen Sie in der jeweiligen Fachzeitschrift nach – die Leitlinien variieren selbst innerhalb von ICMJE-konformen Arzneimitteln.

Informatik. Konferenzen (NeurIPS, ICML, ACL) haben Richtlinien zur KI-Nutzung veröffentlicht, die oft voneinander abweichen. NeurIPS erfordert die Offenlegung im Papier selbst; ACL fordert dies bei der Übermittlung in einem separaten Feld an. Einige Veranstaltungsorte verbieten KI-generierten Text in bestimmten Abschnitten (häufig im Abstract oder in Beiträgen). Lesen Sie die Ausschreibung sorgfältig durch – diese Richtlinien ändern sich jährlich.

Geisteswissenschaften und qualitative Sozialwissenschaften. Offenlegungsnormen holen auf. Mehrere geisteswissenschaftliche Zeitschriften verlangen mittlerweile eine Offenlegung selbst für die Verwendung von KI im Lektorat, mit der Begründung, dass Stimme und Prosa Teil des wissenschaftlichen Beitrags in diesen Bereichen seien. Behandeln Sie die Offenlegungsregeln für Geisteswissenschaften strenger als die MINT-Standards.

Gesetz. Mehrere Gesetzesrevisionen verbieten inzwischen den Einsatz von KI-generiertem Text im Hauptteil des Artikels (was die KI-Bearbeitung von vom Autor verfasster Prosa ermöglicht). Die Genauigkeit von Zitaten wird intensiv überprüft, was zum Teil auf die aufsehenerregenden Fälle von KI-erstellten Zitaten zurückzuführen ist, die in Rechtsakten auftauchen.

Common mistakes that trigger rejection

Wir haben festgestellt, dass es bei jedem dieser Probleme zu Verzögerungen oder Ablehnungen kommt.

Vage Offenlegung. Es wurden „KI-Tools verwendet“, ohne sie zu benennen, Versionen zu benennen oder zu beschreiben, was sie bewirkten. Redakteure wünschen sich zunehmend Spezifität, und vage Offenlegungen wirken ausweichend.

Offenlegung, die dem Anschreiben oder den Methoden widerspricht. Das Beispiel am Anfang dieses Artikels. Wenn in Ihrem Anschreiben ChatGPT erwähnt wird und in Ihrer Erklärung darauf verzichtet wird, kennzeichnen die Redakteure die Nichtübereinstimmung als Bedenken hinsichtlich der Forschungsintegrität.

Angabe von AI als Autor. ICMJE, COPE und große Verlage verbieten dies. KI kann die Autorenschaftskriterien nicht erfüllen, weil sie keine Verantwortung übernehmen kann. Die Auflistung von ChatGPT als Co-Autor ist mittlerweile bei den meisten Zeitschriften ein sofortiger Auslöser für die Ablehnung.

Offenlegung an der falschen Stelle. Eine in einer Fußnote versteckte Offenlegung, wenn der Herausgeber einen eigenen Abschnitt verlangt, wird als Nichteinhaltung behandelt, auch wenn der Inhalt korrekt ist. Passen Sie das vom Herausgeber angegebene Format an.

Vergessen Sie die Haftungserklärung. Die meisten Vorlagen enden mit der Formulierung „Die Autoren übernehmen die volle Verantwortung für den Inhalt.“ Das Fehlen dieser Formulierung wird von einigen Verlagen als unvollständige Offenlegung angesehen.

Offenlegung nur eines von mehreren Tools. Wenn Sie ChatGPT zum Entwerfen, dann ProofreaderPro zum Bearbeiten und dann DeepL zum Übersetzen eines Abschnitts verwendet haben – geben Sie alle drei offen. Eine selektive Offenlegung ist schlimmer als keine Offenlegung, wenn sie entdeckt wird.

The workflow we recommend

Ein praktischer Ablauf, der sowohl Arbeit als auch Risiko minimiert.

Schritt 1: Führen Sie während des Schreibens ein Protokoll. Eine einfache Textdatei: Name des Tools, Version, wofür Sie es verwendet haben, welche Abschnitte. Aktualisieren Sie es jedes Mal, wenn Sie KI verwenden. Diese einzige Angewohnheit sorgt dafür, dass sich die Enthüllung am Ende von selbst schreibt.

Schritt 2: Passen Sie die Vorlage des Herausgebers an. Überprüfen Sie die Autorenrichtlinien für den Veranstaltungsort, an den Sie Ihre Einreichung senden. Verwenden Sie deren genaues Format, sofern sie eines bereitstellen. Die meisten Verlage bevorzugen einen eigenen Wortlaut.

Schritt 3: Koordinieren Sie sich mit den Co-Autoren. Jeder Co-Autor muss wissen, welche KI Sie verwendet haben, und bestätigen, dass seine eigene KI-Nutzung offengelegt wurde. Eine überraschende Enthüllung während der Peer-Review schadet der Glaubwürdigkeit des Teams.

Schritt 4: Verfassen Sie das Anschreiben einheitlich. Ihr Tagebuch-Anschreiben sollte kurz auf die Offenlegung verweisen, wenn die KI-Nutzung erheblich war. Unstimmigkeiten zwischen Anschreiben und Erklärung sind ein häufiger Auslöser für eine Ablehnung.

Schritt 5: Prüfen Sie die Offenlegung vorab mit einem leitenden Autor. Wenn Ihr PI oder leitender Co-Autor die Offenlegungserklärung nicht gelesen hat, holen Sie sich vor der Einreichung seine Genehmigung ein. Normalerweise haben sie gesehen, was Verlage wollen.

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Frequently asked questions

F: Muss ich Offenlegungen mit Grammarly oder der Rechtschreibprüfung meines Textverarbeitungsprogramms durchführen?

Für die meisten Zeitschriften nein. Herkömmliche Tools zur Grammatikprüfung und Rechtschreibprüfung werden nicht als generative KI eingestuft. Einige Verlage (insbesondere Elsevier und Springer) beginnen zu zeichnen, ob das Tool die Struktur oder den Inhalt Ihres Textes verändert. Eine Rechtschreibprüfung zur Korrektur von Tippfehlern ist in Ordnung. Die Funktion „Diesen Satz zur Verdeutlichung umschreiben“ löst eine Offenlegung aus. Überprüfen Sie im Zweifelsfall die Hinweise des Herausgebers und melden Sie Unklarheiten im Wortlaut.

F: Was wäre, wenn ich einen KI-Editor verwenden würde, von dem ich jetzt weiß, dass er meinen Text grundlegend umgeschrieben hat?

Offenlegen Sie es. Die Kosten einer verspäteten Offenlegung sind viel geringer als die Kosten, wenn man bei der Peer-Review bei der Nichtoffenlegung erwischt wird. Wenn sich das Manuskript noch in der Überarbeitung befindet, fügen Sie die Erklärung zusammen mit der überarbeiteten Einreichung Ihrem [Antwortschreiben] (/blog/response-to-reviewers-letter-ai) hinzu. Wenn die Arbeit eingereicht, aber noch nicht begutachtet wurde, wenden Sie sich mit einer kurzen Korrektur an den Herausgeber. Im Allgemeinen respektieren Redakteure Korrekturen; Sie respektieren keine später entdeckten Auslassungen.

F: Kann ich ChatGPT als Autor angeben, wenn er wesentliche Teile der Arbeit geschrieben hat?

Nein. Die ICMJE, COPE und alle großen Verlage verbieten die KI-Autorenschaft mit der Begründung, dass KI die Autorenschaftskriterien nicht erfüllen kann – sie kann keine Verantwortung für das Werk übernehmen, kann keine Verantwortung für die Richtigkeit übernehmen und kann keine endgültigen Versionen genehmigen. Die Nennung von AI als Autor ist mittlerweile bei den meisten Zeitschriften ein Grund für eine sofortige Ablehnung und kann ein Verfahren zur Forschungsintegrität an Ihrer Institution auslösen. Offenlegung der KI-Nutzung in der Erklärung; nie in der Autorenliste.

F: Benötigt mein Antwortschreiben an die Gutachter auch eine Offenlegung der KI-Nutzung?

Es sollte mit dem übereinstimmen, was Sie im Manuskript angegeben haben. Wenn Sie KI zur Unterstützung beim Verfassen Ihres Antwortschreibens verwendet haben (was üblich und akzeptabel ist), aktualisieren Sie Ihre Offenlegung, um dies widerzuspiegeln. Viele überarbeitete Manuskripte enthalten jetzt einen Satz wie „Zusätzlich zu den in der ursprünglichen Einreichung offengelegten Verwendungszwecken wurden bei der Vorbereitung dieser Überarbeitung KI-Tools verwendet, einschließlich [Tool] für die Bearbeitung des Antwortschreibens.“ Redakteure sind sich der KI-gestützten Antwortschreiben zunehmend bewusst und ziehen die Offenlegung der Offenlegung vor.