AI Proofreading for Conference Papers (IEEE, ACM, NeurIPS): Last-Mile Editing Under Deadline

Podání na NeurIPS se otevřela v polovině května letošního roku. Do uzávěrky systém zpracoval zhruba 19 000 příspěvků během posledních 36 hodin. Významná část byla stažena, nebo automaticky odmítnuta kvůli porušením formátování, která autoři mohli zachytit pomocí třicetiminutového kontrolního seznamu. Na konferencích IEEE se objevují podobné vzorce. Nejinak je tomu u příspěvků ACM SIG. Kombinace přísných limitů stránek, povinných stylových souborů a pravidel pro anonymizaci v režimu double-blind proměňuje odesílání konferenčních příspěvků v cvičení přesnosti, které je z větší části mechanické — a právě v posledních 24 hodinách se z velké části pokazí.

Tato příručka je o práci na poslední míli. Ne, jak napsat dobrou práci; jak poslat čistý, aniž by se při finální úpravě rozbil. Budeme se zabývat tím, co se liší mezi konferencemi a časopisy, konkrétními pastmi na soubory stylů pro IEEE, ACM a NeurIPS, kontrolami anonymizace, které zachytí snadné chyby, kontrolním seznamem posledních 48 hodin, který doporučujeme autorům, se kterými pracujeme, pastí připravenou pro fotoaparát, která zachytí i zkušené autory, a vyladěný pracovní postup při úpravách AI.

Why conferences differ from journals

Pět rozdílů formuje konferenční podání způsoby, na kterých záleží při úpravách na poslední míli.

Přísné limity stránek, tvrdě vynucené. Limity stránek deníku jsou často návrhy. Limity stránek konference jsou obvykle pevné – 8 nebo 9 stránek obsahu plus sekce s odkazy s pevnou délkou. Přetečení byť jen o odstavec spustí na většině míst automatické odmítnutí. Většina návyků odevzdání deníku (pište dlouze, na požádání zkraťte) vás na konferencích odmítají.

Povinné soubory stylů. Konference poskytují LaTeX soubory stylů (nebo šablony aplikace Word), které musí autoři použít. Soubor stylu řídí okraje, písmo, formát citace, styl nadpisu sekce, řádkování. Úprava souboru stylu za účelem získání místa je zakázána a obvykle je detekována. Chyby v souboru stylu jsou jediným největším zdrojem odmítnutí formátování.

Anonymizace na dvojitě zaslepených místech. Mnoho špičkových CS konferencí (NeurIPS, ICML, ACL, EMNLP, ICLR) používá dvojitě zaslepené hodnocení. Autoři musí z příspěvku odstranit identifikační údaje – jména autorů, příslušnost, poděkování, autocitace formulované tak, aby bylo možné je identifikovat. Sebereference jako „v naší předchozí práci [12]“ se musí stát „v předchozí práci [12]“ nebo „jak ukazuje [12]“. Zachycení zmeškané deanonymizace je součástí kontrolního seznamu poslední míle.

Přísné cykly kontrol. Recenze konferencí probíhají podle pevného plánu s týdny, nikoli měsíci. Únava recenzenta je skutečná a projevuje se jako stručná zpětná vazba. První dojem – první stránka, první půlstránka abstraktu – má větší váhu než v časopisecké recenzi. Důležitá je úprava pro dopad na první stránku.

Připraveno pro fotoaparát je samostatná úprava. Většina konferencí nejprve přijímá, poté požaduje verzi „připravenou pro fotoaparát“, která zahrnuje zpětnou vazbu recenzenta, může mít mírně odlišný limit stránek a musí být v konečném stylu. Úpravy připravené pro použití ve fotoaparátu jsou místem, kde mnoho autorů porušuje přijatý dokument příliš agresivní úpravou v jiném souboru stylu.

Style-file traps

Každý ze tří velkých souborů stylu místa má několik specifických problémů.

IEEE Conference (IEEEtran). Šablona konference IEEE používá rozložení ve dvou sloupcích s přísnými okraji. Nejčastější chyby autora: změna velikosti oddělovače sloupců nebo okrajů za účelem získání místa (zakázané, často zjištěné), úprava stylu bibliografie (musí zůstat IEEE) a použití úprav \vspace nebo \setlength ke komprimaci vertikálního prostoru. Přijatelné tahy šetřící místo jsou přepisování odstavců, změna velikosti obrázku a komprese tabulky – nikoli změny stylu. Formát bibliografie specifický pro IEEE má také své zvláštnosti: čísla stránek jdou na konkrétní pozici, názvy časopisů jsou zkráceny na standardní seznam a sborníky z konferencí jsou formátovány podle konkrétních roků a míst.

ACM (acmart). Šablona ACM acmart má několik „příchutí“ – sigconf, sigchi, acmsmall, acmlarge – a pokyny ke konferenci specifikují, kterou z nich použít. Použití nesprávné příchuti vytvoří papír, který vypadá věrohodně správně, ale neprojde automatickou kontrolou ACM. Seznam referencí musí používat referenční formát ACM. Mnoho konferencí také vyžaduje ACM CCS koncepty a klíčová slova na první stránce; jsou povinné a snadno se na ně zapomíná.

NeurIPS / ICML / ICLR. Soubor stylu NeurIPS vynucuje rozložení v jednom sloupci se specifickými okraji, písmem a řádkováním. Limit stránek je obvykle 9 obsahových stránek plus neomezený počet odkazů. Doplňkový materiál je uložen v samostatném souboru s vlastním limitem stránek. Nejčastější chybou autorů je zapomenutí okomentovat závěrečný příznak \usepackage{neurips_2026} (v případě připravenosti na fotoaparát je příznak nastaven; při prvním odeslání je nastaven jinak – chybné zadání vede k selhání anonymizace). Šablona NeurIPS má také specifický formát pro abstrakt a úvod, který někteří autoři náhodně přepíší.

Anonymizační kontroly pro dvojitě zaslepené odeslání

Pro každé dvojitě zaslepené místo je pečlivá anonymizace rozdílem mezi kontrolou a odmítnutím.

Odstraňte jména autorů a přidružení. Soubor stylu obvykle obsahuje příznak (např. \submissiontrue v NeurIPS), který nahrazuje jména autorů slovy „Anonymní autoři“. Nastavte vlajku. Ověřte sestavením a kontrolou titulní stránky.

Anonymizujte sekci s poděkováním. Poděkování často obsahuje zdroje financování nebo poděkování konkrétním lidem, kteří identifikují laboratoř. Odeberte celou sekci pro první odeslání. Přidejte jej zpět do připraveného fotoaparátu.

Přeformulujte vlastní citace. „V naší předchozí práci [Smith et al., 2024]“ vás identifikuje. Změňte na „V předchozí práci [Smith et al., 2024]“ nebo „Smith et al. [2024] ukázali...“ Citace zůstává; mění se rámování.

Zkontrolujte metadata PDF. Soubory PDF obsahují metadata zobrazující jméno autora, použité softwarové nástroje a někdy i cestu k souboru na autorově počítači. Spusťte exiftool nebo použijte prohlížeč metadat a zkontrolujte je. Většina LaTeXových enginů vkládá metadata automaticky; nápravou je před odesláním je vymazat.

Check filenames. A filename like smith_paper_v3.pdf deanonymizes you. Rename before upload.

Zkontrolujte odkazy a adresy URL. Odkaz na GitHub na github.com/vaše uživatelské jméno/projekt vás identifikuje. V případě dvojitě zaslepeného odkazu buď odstraňte odkaz, nahraďte jej anonymizovanou verzí, nebo použijte službu paper-anon, která hostuje anonymní kopii.

Zkontrolujte doplňkový materiál. Doplňkové soubory PDF, kód a datové soubory vyžadují stejné anonymizační zpracování. Mnoho příspěvků je deanonymizováno doplňkovým souborem, který autor zapomněl vymazat.

The last-48-hours checklist

Praktická sekvence pro poslední dva dny před uzávěrkou.

T-48 hours: final draft complete.

• Přečtěte si papír od konce ke konci, pokud možno nahlas.
• Ověřte, že se na všechny obrázky odkazuje, všechny odkazy jsou citovány, všechny sekce jsou přítomny.
• Zkontrolujte počet stránek oproti limitu místa konání. Pokud jste skončili, začněte řezat hned.

T-36 hours: editing pass.

• Projděte papír přes korektor AI pro gramatiku a tón. Pro LaTeX vložte kousky prózy po částech pomocí LaTeX pracovního postupu korektur, abyste se vyhnuli přerušování matematiky nebo citací.
• Záměrně kontrolujte sledované změny. Při úpravách termínů se přiklánějte k přijímání změn, které zpřísňují, k odmítnutí změn, které zplošťují hlas nebo zavádějí nejednoznačnost.
• Použijte úpravy zpět na zdrojový LaTeX nebo soubor Word. Kompilace po každé hlavní sekci.

T-24 hours: structural check.

• Ověřte, zda je soubor stylu správný a není změněn.
• Ověřte, že všechny obrázky a tabulky mají správnou velikost v rámci omezení sloupců nebo stránek.
• Zkontrolujte, zda je abstrakt v rámci limitu slov/znaků místa konání.
• Pro dvojitě zaslepená místa spusťte úplný seznam anonymizace výše.
• Finální kompilace. Kontrola počtu stránek. Pokud stále skončíte, proveďte konstrukční řezy z našeho [průvodce slovy o řezání] (/blog/cut-1000-words-academic-paper).

T-12 hours: submission dry run.

• Otevřete přihlašovací portál. Nahrajte soubor PDF. Zatím neodesílejte – ověřte, co portál přijímá.
• Pokud portál provádí automatické kontroly formátu (NeurIPS, ICML, mnoho IEEE konferencí to dělá), opravte vše, co označí. Kontrola portálu je nejsměrodatnější verzí „počítá se tento příspěvek jako platný“.
• V případě potřeby ověřte správně nahrané doplňkové materiály.

T-4 hours: final read and submit.

• Poslední čtení pro překlepy, které přežily úpravy.
• Odeslat. Nečekejte na poslední hodinu – systémy odevzdání často v poslední hodině selhávají.
• Ověřte, že přišel e-mail s potvrzením odeslání.

Chybou většiny autorů je ponechání editačního povolení na T-12 nebo T-6. Úpravy zavádějí chyby na poslední chvíli (chyby kompilace LaTeX, posun citace), které vyžadují čas na opravu a překompilování, který na T-4 nemáte.

Připraveno pro fotoaparát: past, která chytí zkušené autory

Přijetím úpravy nekončí. Verze připravená pro fotoaparát má svůj vlastní termín, často 4-6 týdnů po přijetí, a své vlastní požadavky. Mnoho přijatých prací je staženo ve chvíli, kdy je připraveno pro fotoaparát, protože je autoři při konečné úpravě porušili.

The common failure modes:

Upraveno v nesprávném souboru stylu. Některá místa používají jiný soubor stylu pro přípravu fotoaparátu než pro odeslání. Použití souboru stylu odevzdání vytvoří papír, který nesplňuje konečné požadavky. Pečlivě si přečtěte pokyny pro přípravu fotoaparátu; soubor stylu je obvykle jiný.

Přidáno příliš mnoho nového obsahu. Recenzenti požádali o vysvětlení. Přidal jsi je. Papír se změnil z 9 stránek na 10. Překročili jste limit připravenosti pro fotoaparát a není žádné prodloužení. Ponaučení: rozpočítejte své úpravy připravené pro fotoaparát do limitu stránek, než začnete, ne až poté.

Nesprávně obnovená deanonymizace. Přidání jmen autorů zpět, obnovení poděkování a přidání citací financování jsou úkoly připravené pro fotoaparát. Dělat je špatně (např. přidat jména autorů, ale zapomenout na poděkování) chytne pozorné čtenáře.

Rozbití obrázku nebo tabulky. Změna velikosti obrázku tak, aby bylo místo ve fotoaparátu připraveno, může způsobit nečitelné štítky nebo obsah mimo stránku. Po jakékoli úpravě postavy vždy sestavte a vizuálně ověřte.

Zapomněli jste aktualizovat bibliografii. Recenzenti někdy navrhují odkazy. Jejich přidáním změníte čísla citací v celém článku, pokud používáte číselné citace. Ověřte, že všechny citace v textu jsou stále správně vyřešeny.

Bezpečný přístup: zacházejte s přípravou na kameru jako s úplným druhým podáním, nikoli s opravou. Naplánujte si to tak. Počkejte alespoň 2–3 dny na průchod pro úpravy, ne ve stejný večer jako uzávěrka.

AI editing under deadline pressure

Pracovní postup, který přináší čisté úpravy bez rozbití papíru v posledních hodinách.

Krok 1: Rozsekejte papír. Nevkládejte celý zdroj LaTeX do nástroje. Po částech (abstrakt, úvod, související práce, metody, experimenty, závěr). U dokumentů LaTeX LaTeX/Overleaf pracovní postup korektur pokrývá zástupný systém pro matematiku a citace.

Krok 2: Spusťte standardní editační průchod pro každý blok. Standard je tou správnou hloubkou pro práci s uzávěrkou – zachycuje gramatiku, zpřísňuje frázování a zlepšuje srozumitelnost bez restrukturalizačních argumentů. Vyhněte se Komplexní pod termínem; dělá agresivnější změny, které možná nebudete mít čas pečlivě zkontrolovat.

Krok 3: Přijměte konzervativně. V rámci lhůty platí správné pravidlo „přijmout změny, které jasně zpřísní nebo opraví; odmítněte vše nejednoznačné“. Změna, kterou nemůžete rychle vyhodnotit, je změna, kterou je třeba odmítnout. Před termínem není čas zvažovat, zda je alternativní formulace skutečně lepší; je čas zamknout jasná vylepšení a odeslat.

Krok 4: Kompilace po každé sekci. Speciálně LaTeX papíry. Změna, která přeruší kompilaci objevená v T-2 hodiny, je nejhorší případ. Objevíte-li to v T-20 hodin po úpravě sekce, můžete to opravit bez paniky.

Krok 5: Konečné přečtení a včasné odeslání. Odešlete v T-4 až T-6 hodin, nikoli T-1. Systémy pro odesílání konferencí se zhroutí, vypadne internet, soubor, který nahrajete, je ve špatné verzi. Vyrovnávací paměť je nezbytná.

Common author errors

Krátký seznam chyb, které vidíme při chytání zkušených autorů.

Akronym definovaný v abstraktu, nedefinovaný v těle. Abstrakt je analyzován samostatně; tělo musí znovu definovat zkratku při prvním použití.

Odkazy, které se neobjevují v bibliografii. \cite{smith2024} ke klíči, který není v souboru .bib, vytvoří v kompilovaném PDF znak ?. Vždy zkontrolujte zkompilovaný výstup, zda neobsahuje nevyřešené citace.

Obrázky s textem menším než 8 bodů. Většina míst vyžaduje minimální velikosti písma v obrázcích. Obrázek, který se vykresluje se šestibodovými štítky os, je při automatických kontrolách označen.

Tabulky, které přetékají sloupec. Široká tabulka v rozvržení se dvěma sloupci, která běží mimo stránku, se špatně vykresluje. Použijte \resizebox nebo otočte tabulku tak, aby se vešla.

Chybí dodatečné požadavky. Mnoho míst vyžaduje kontrolní seznam (NeurIPS kontrolní seznam reprodukovatelnosti, ICML etické prohlášení) jako doplňkový. Chybí-li, papírový stůl je odmítnut.

Byla nahrána nesprávná verze. Zkompilovali jste nejnovější verzi. Nahráli jste verzi před dvěma hodinami. Ověřte nahrání stažením PDF po odeslání a kontrolou časového razítka na první stránce nebo v metadatech.

See the Full AI Proofreader

Tracked-changes editing for academic prose. Free tier includes every feature.

Frequently asked questions

Otázka: Kolik úprav bych měl udělat během posledních 24 hodin před uzávěrkou?

Pouze úpravy, ne psaní. Podstata papíru by měla být hotová do T-48 hodin. Posledních 24 hodin by mělo být vyhrazeno pro korektury, dotažení, kontroly anonymizace, ověření formátování a finální kompilaci a nahrání. Psaní nového obsahu pod tlakem termínů obvykle přináší chyby, které vás zastihnou v nejhorší chvíli. Pokud se věda neuskutečnila na T-48, odpovědí je předložit přesnější verzi toho, co se udělalo, ne psát více.

Otázka: Všimnou si recenzenti, pokud má můj článek jazykové problémy?

Ano, spolehlivě. Recenzenti konference čtou rychle a rychle tvoří úsudky. Papír s konzistentními gramatickými chybami nebo nepohodlným frázováním se čte jako méně uhlazený, což může posunout hranici přijetí směrem k odmítnutí. Nejlepší místa mají recenzenty, kteří čtou obsah a předpokládají, že jazyk je čistý; drsnější jazyk tlačí recenzentovu pozornost spíše na povrch než na podstatu. Investování 2–4 hodin do jazykového editoru před odesláním je čas s vysokým výnosem.

Otázka: Mám používat AI k psaní částí mého konferenčního příspěvku?

Většina velkých konferencí umožňuje AI editaci obsahu napsaného autorem se zveřejněním. Vytváření podstatného obsahu pomocí AI je spornější – některá místa to výslovně zakazují (často v abstraktech nebo specifických částech), některá vyžadují zveřejnění, některá to nechávají na posouzení autora. Přečtěte si výzvu k předložení dokumentů pro vaše místo. Náš Průvodce zveřejněním informací o použití AI pokrývá šablony, které fungují na většině míst. Ať děláte cokoli, zveřejněte to. Skryté použití AI, které bylo objeveno později, je mnohem horší než odhalené použití, které je povoleno.

O: Můj papír přesahuje limit stránky. Co mám dělat?

Podle toho, kolik toho ušetří, aniž by se změnil obsah: (1) Zmenšete obrázky tak, aby se do dostupného prostoru vešly efektivněji. (2) Zkraťte popisky obrázků na jednu až dvě věty. (3) Přesuňte vedlejší detaily do doplňkových materiálů, pokud to dané pracoviště umožňuje. (4) Použijte slovní řezy na úrovni vět z našeho cutting words guide — zombie nouns, paired connectives, "in order to," hedging chains. (5) V krajním případě odstraňte odstavec z části s příbuznými pracemi nebo popis redundantního experimentu. Nezhušťujte svislé mezery úpravami \vspace; pracoviště to detekuje a bere jako porušení pravidel.