AI Proofreading for Conference Papers (IEEE, ACM, NeurIPS): Last-Mile Editing Under Deadline

NeurIPS 提交于今年五月中旬开始。截至截止日期，系统在最后 36 小时内处理了大约 19,000 篇论文。有意义的部分被撤回或自动拒绝，因为作者可以通过三十分钟的检查表发现格式违规。 IEEE 会议也有类似的模式。 ACM SIG 论文也是如此。严格的页数限制、强制性样式文件和双盲匿名规则的结合，使会议提交变成了一项大部分是机械性的精确练习，而且在过去 24 小时内大部分都是笨手笨脚的。

本指南是关于最后一英里工作的。不是如何写一篇好论文；如何在最终编辑中不破坏它的情况下交付干净的作品。我们将介绍会议和期刊之间的区别、IEEE、ACM 和 NeurIPS 的特定样式文件陷阱、捕获简单错误的匿名检查、我们向合作作者推荐的最后 48 小时清单、甚至可以捕获经验丰富的作者的相机就绪陷阱，以及针对截止日期压力进行调整的 AI 编辑工作流程。

Why conferences differ from journals

五种差异影响了会议提交方式，对最后一英里编辑至关重要。

严格的页数限制，强制执行。 期刊页数限制通常是建议。会议页数限制通常很严格——8或9页内容加上固定长度的参考文献部分。在大多数场所，即使溢出一个段落也会触发自动拒绝。大多数期刊提交习惯（写得长，如果被要求的话要修剪）会让你在会议上被拒绝。

强制样式文件。 会议提供作者必须使用的 LaTeX 样式文件（或 Word 模板）。样式文件控制边距、字体、引文格式、章节标题样式、行距。修改样式文件以获取空间是被禁止的，并且通常会被检测到。样式文件的错误是格式拒绝的最大来源。

双盲会场匿名。 许多顶级 CS 会议（NeurIPS、ICML、ACL、EMNLP、ICLR）都使用双盲评审。作者必须从提交的内容中删除识别信息——作者姓名、隶属关系、致谢、以识别方式表述的自引。像“在我们之前的工作 [12] 中”这样的自我引用需要变成“在之前的工作 [12] 中”或“如 [12] 所示”。捕获错过的去匿名化是最后一英里清单的一部分。

严格的审查周期。 会议审查按照固定的时间表进行，为期数周，而不是数月。审稿人疲劳是真实存在的，并表现为简洁的反馈。第一印象——摘要的第一页、前半页——比期刊评论更重要。编辑首页影响力很重要。

**相机就绪是一个单独的编辑。**大多数会议首先接受，然后请求包含审阅者反馈的“相机就绪”版本，可能有稍微不同的页数限制，并且必须采用最终样式。在相机就绪编辑中，许多作者通过在不同风格的文件中进行过于激进的编辑来打破他们已接受的论文。

Style-file traps

三大场地风格文件各自都有一些特定的问题。

IEEE 会议 (IEEEtran)。 IEEE 会议模板使用具有严格边距的两列布局。最常见的作者错误：更改列分隔符或页边距大小以获取空间（禁止，经常检测到），修改参考书目样式（必须保留 IEEE），以及使用 \vspace 或 \setlength 调整来压缩垂直空间。可接受的节省空间的举措是段落重写、图形大小调整和表格压缩，而不是样式更改。 IEEE 特定的参考书目格式也有一些怪癖：页码位于特定位置，期刊名称缩写为标准列表，会议记录采用特定年份和地点约定进行格式化。

ACM (acmart)。 ACM 模板 acmart 有多种“风格”——sigconf、sigchi、acmsmall、acmlarge——会议说明指定使用哪一种。使用错误的风味会产生看似正确的论文，但未通过 ACM 的自动检查。参考文献列表必须使用 ACM 参考文献格式。许多会议还要求首页上有 ACM CCS 概念和关键词；这些是强制性的并且很容易被忘记。

NeurIPS / ICML / ICLR. NeurIPS 样式文件强制使用具有特定边距、字体和行距的单列布局。页数限制通常为 9 个内容页加上无限的参考文献。补充材料放在一个单独的文件中，有自己的页数限制。最常见的作者错误是忘记注释掉 \usepackage{neurips_2026} 最终标志（对于相机就绪，该标志已设置；对于初始提交，它的设置不同 - 错误会触发匿名失败）。 NeurIPS 模板还具有特定的摘要和引言格式，一些作者无意中覆盖了这些格式。

双盲提交的匿名检查

对于任何双盲场地来说，仔细的匿名通过是审查和桌面拒绝之间的区别。

删除作者姓名和从属关系。 样式文件通常提供一个标志（例如 NeurIPS 中的 \submissiontrue），将作者姓名替换为“匿名作者”。设置标志。通过编译和检查标题页进行验证。

**将致谢部分匿名。**致谢通常包含资金来源或对识别实验室的特定人员的感谢。删除初始提交的整个部分。将其添加回相机就绪状态。

改写自引。 “在我们之前的工作 [Smith 等，2024] 中”会指向你。改为“在以往研究中 [Smith 等，2024]”或“Smith 等 [2024] 展示了……”引用本身保持不变；只是表述方式发生变化。

检查 PDF 元数据。 PDF 文件携带元数据，显示作者姓名、使用的软件，有时还显示作者计算机上的文件路径。运行“exiftool”或使用元数据查看器进行检查。大多数 LaTeX 引擎会自动嵌入元数据；修复方法是在提交之前清除它。

Check filenames. A filename like smith_paper_v3.pdf deanonymizes you. Rename before upload.

检查链接和 URL。 指向 github.com/yourusername/project 的 GitHub 链接可识别您的身份。对于双盲，要么删除链接，用匿名版本替换，要么使用托管匿名副本的纸质匿名服务。

检查补充材料。 补充 PDF、代码和数据文件都需要相同的匿名处理。许多提交的内容都被作者忘记清理的补充文件去匿名化了。

The last-48-hours checklist

截止日期前最后两天的实用顺序。

T-48 hours: final draft complete.

• 如果可能的话，从头到尾地朗读论文。
• 验证所有图表均已引用、所有参考文献均已引用、所有章节均已存在。
• 根据场地限制检查页数。如果结束了，现在就开始切割。

T-36 hours: editing pass.

• 通过人工智能校对人员检查论文的语法和语气。对于 LaTeX，使用 LaTeX 校对工作流程 逐节粘贴散文块，以避免破坏数学或引文。
• 仔细审查跟踪的更改。对于截止日期编辑，倾向于接受收紧的更改，拒绝平淡的声音或引入歧义的更改。
• 将编辑应用回源 LaTeX 或 Word 文件。在每个主要部分之后进行编译。

T-24 hours: structural check.

• 验证样式文件是否正确且未被修改。
• 验证所有图形和表格的尺寸在列或页面限制内正确。
• 检查摘要是否在场地的字数/字符限制内。
• 对于双盲场地，请运行上面的完整匿名检查表。
• 最终编译。页数检查。如果仍然结束，请根据我们的剪语指南进行结构剪裁。

T-12 hours: submission dry run.

• 打开提交门户。上传您的 PDF。尚未提交 - 验证门户接受的内容。
• 如果门户进行自动格式检查（NeurIPS、ICML、许多 IEEE 会议都会执行此操作），请修复它标记的任何内容。该门户的检查是“此提交是否有效”的最权威版本。
• 如果需要，验证补充材料是否正确上传。

T-4 hours: final read and submit.

• 最后阅读编辑中幸存的拼写错误。
• 提交。不要等到最后一个小时——提交系统经常会在最后一个小时崩溃。
• 验证提交确认电子邮件是否已到达。

大多数作者犯的错误是将编辑权交给 T-12 或 T-6。编辑引入了最后一刻的损坏（LaTeX 编译错误、引用漂移），需要修复和重新编译时间，而 T-4 则没有这些时间。

相机就绪：经验丰富的作者的陷阱

接受并不是编辑的结束。相机就绪版本有自己的截止日期（通常是验收后 4-6 周）和自己的要求。许多被接受的论文在上镜时就被撤回，因为作者在最终编辑中破坏了它们。

The common failure modes:

在错误的样式文件中进行了编辑。 某些场地使用不同的样式文件来准备拍照而不是提交。使用提交样式文件生成的论文不符合最终要求。仔细阅读相机准备说明；样式文件通常是不同的。

**添加了太多新内容。**审稿人要求澄清。你添加了它们。纸张从 9 页增加到 10 页。您已经超出了相机就绪限制，并且没有扩展。教训：在开始之前而不是之后根据页面限制预算您的相机就绪编辑。

**错误地恢复了去匿名化。**重新添加作者姓名、恢复致谢以及添加资金引用都是可以上镜头的任务。做错了（例如，添加作者姓名但忘记致谢）会吸引细心的读者。

破坏图形或表格。 调整图形大小以在相机中腾出空间可能会产生难以辨认的标签或页外内容。任何图形调整后，请务必进行编译和目视验证。

**忘记更新参考书目。**审稿人有时会建议参考文献。如果您使用数字引用，添加它们会更改整篇论文的引用编号。验证所有文本引用是否仍能正确解析。

安全的方法：将相机准备就绪视为完整的第二次提交，而不是修饰。就这样安排吧。编辑过程至少需要 2-3 天的时间，而不是截止日期的当天晚上。

AI editing under deadline pressure

一种在最后几个小时内进行干净编辑而不会破坏纸张的工作流程。

第 1 步：将纸张分块。 不要将整个 LaTeX 源代码粘贴到工具中。按部分分块（摘要、介绍、相关工作、方法、实验、结论）。对于 LaTeX 论文，LaTeX/Overleaf 校对工作流程 涵盖数学和引文的占位符系统。

第 2 步：对每个块运行标准编辑过程。 标准是截止日期工作的正确深度 - 它捕获语法、收紧措辞并提高清晰度，而无需重组参数。避免在期限内综合；它会做出更激进的更改，您可能没有时间仔细检查。

第三步：保守地接受。 在最后期限内，正确的规则是“接受明显收紧或纠正的变化；拒绝任何模棱两可的变化。”无法快速评估的变更就是要拒绝的变更。截止日期前不是考虑替代措辞是否真的更好的时候；现在是锁定明显改进并交付的时候了。

第 4 步：在每个部分之后进行编译。 尤其是 LaTeX 论文。最糟糕的情况是在 T-2 小时发现的破坏编译的更改。在部分编辑后的 ​​T-20 小时内发现它，您可以毫不惊慌地修复它。

第 5 步：最终阅读并尽早提交。 在 T-4 至 T-6 小时（而不是 T-1）提交。会议提交系统崩溃、网络瘫痪、您上传的文件版本错误。缓冲区是必不可少的。

Common author errors

我们看到的一个简短的错误列表吸引了经验丰富的作者。

摘要中定义的缩写，正文中未定义。 摘要单独解析；首次使用时，主体必须再次定义首字母缩略词。

未出现在参考书目中的参考文献。 对不在 .bib 文件中的键的“\cite”会在编译后的 PDF 中生成“?”。始终检查编译输出中是否有未解决的引用。

文字小于 8 磅的数字。 大多数场所都要求图形中的最小字体大小。使用 6 点轴标签呈现的图形会在自动检查时被标记。

溢出列的表格。 两列布局中超出页面的宽表格渲染效果很差。使用“\resizebox”或旋转表格以适应。

缺少补充要求。 许多场所需要一份清单（NeurIPS 再现性清单、ICML 道德声明）作为补充。缺少它会导致纸质办公桌被拒绝。

**上传的版本错误。**您编译了最新版本。您上传了两个小时前的版本。通过在提交后下载 PDF 并检查首页或元数据中的时间戳来验证上传。

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Frequently asked questions

问：截止日期前的最后 24 小时内我应该做多少编辑工作？

只做编辑，不做写作。论文的实质内容应在 T-48 小时内完成。最后 24 小时应预留用于校对、严格、匿名检查、格式验证以及最终编译和上传。在截止日期的压力下编写新内容通常会带来错误，这些错误会在最糟糕的时候让你陷入困境。如果 T-48 还没有完成科学工作，答案就是提交已完成内容的更严格版本，而不是写更多内容。

问：审稿人会注意到我的论文是否存在语言问题吗？

是的，可靠。会议审稿人阅读速度很快并很快形成判断。一篇存在持续语法错误或措辞尴尬的论文读起来不够精致，这可能会将边缘接受转变为拒绝。顶级场所的审稿人会阅读内容并认为语言是干净的；较粗鲁的语言会将审稿人的注意力转移到表面而不是实质上。在提交之前投入 2-4 小时进行语言编辑是高收益的时间。

问：我应该使用人工智能来撰写部分会议论文吗？

大多数主要会议都允许人工智能编辑作者撰写的内容并进行披露。用人工智能生成实质性内容更具争议性——有些场所明确禁止它（通常在摘要或特定部分），有些要求披露，有些则留给作者判断。请阅读您所在场地的论文征集。我们的人工智能使用披露指南 涵盖了适用于大多数场所的模板。无论你做什么，都要公开。后来发现的隐藏人工智能使用比允许的公开使用要糟糕得多。

问：我的论文超出页数限制。我该怎么办？

按照在不更改内容的情况下节省多少的顺序：（1）调整图形大小以更有效地适应可用空间。 (2) 将图形标题压缩为一两句话。 (3) 如果场地允许，将次要细节移至补充材料。 (4) 应用我们的切词指南中的句子级切词——僵尸名词、成对连接词、“为了”、对冲链。 (5) 作为最后的手段，从相关工作中删除一段或多余的实验描述。不要通过\vspace调整来压缩垂直间距；场馆发现这一情况并将其视为违规行为。