AI Proofreading for Conference Papers (IEEE, ACM, NeurIPS): Last-Mile Editing Under Deadline

Подання на NeurIPS відкрилися в середині травня цього року. До дедлайну система обробила приблизно 19 000 статей за останні 36 годин. Відчутна частка робіт була відкликана або отримала автоматичне відхилення через порушення вимог до оформлення, яких автори могли б уникнути за допомогою тридцятиминутного чекліста. На конференціях IEEE спостерігаються подібні тенденції. Так само й для робіт ACM SIG. Поєднання суворих обмежень за кількістю сторінок, обов’язкових файлів зі стилем і правил подвійного сліпого анонімізування перетворює подання на конференцію на вправу на точність, яка здебільшого є механічною — і саме її здебільшого провалюють упродовж останніх 24 годин.

У цьому посібнику йдеться про роботу «останньої милі». Не як написати гарну роботу; як відправити чистий, не зламавши його в остаточному редагуванні. Ми розповімо про відмінності між конференціями та журналами, спеціальні пастки для файлів стилів для IEEE, ACM та NeurIPS, перевірки анонімізації, які виявляють легкі помилки, контрольний список за останні 48 годин, який ми рекомендуємо авторам, з якими ми працюємо, пастку з камерою, яка ловить навіть досвідчених авторів, і робочий процес редагування штучного інтелекту, налаштований на стислі терміни.

Why conferences differ from journals

П’ять відмінностей формують подання на конференцію таким чином, щоб це було важливо для редагування останньої милі.

Суворі обмеження щодо сторінок, суворо дотримуються. Обмеження сторінок журналу часто є пропозиціями. Обмеження щодо сторінок конференції зазвичай тверді — 8 або 9 сторінок вмісту плюс розділ посилань фіксованої довжини. Переповнення навіть на один абзац викликає автоматичне відхилення в більшості місць. Більшість звичок подання журналу (писати довго, обрізати, якщо вас попросять) призводять до відмови на конференціях.

Обов’язкові файли стилів. Конференції надають файли стилів LaTeX (або шаблони Word), які мають використовувати автори. Файл стилів контролює поля, шрифт, формат цитування, стиль заголовка розділу, міжрядковий інтервал. Змінення файлу стилів для збільшення місця заборонено та зазвичай виявляється. Помилки з файлом стилів є найбільшим джерелом відхилень форматування.

Анонімізація в подвійних сліпих місцях. Багато найкращих конференцій CS (NeurIPS, ICML, ACL, EMNLP, ICLR) використовують подвійне сліпе рецензування. Автори повинні видалити з подання ідентифікаційну інформацію — імена авторів, приналежність до них, подяки, цитати, сформульовані в ідентифікаційний спосіб. Самопосилання на кшталт «у нашій попередній роботі [12]» має стати «у попередній роботі [12]» або «як показано в [12]». Виявлення пропущеної деанонімізації є частиною контрольного списку останньої милі.

Жорсткі цикли розгляду. Перегляди конференцій відбуваються за фіксованим графіком із тижнями, а не місяцями. Втома рецензента є реальною та проявляється у вигляді короткого відгуку. Перше враження — перша сторінка, перша половина сторінки анотації — має більшу вагу, ніж рецензія в журналі. Редагування для впливу на першу сторінку має значення.

Підготовка до камери – це окреме редагування. Більшість конференцій спочатку приймають, а потім запитують «готову до камери» версію, яка включає відгуки рецензентів, може мати дещо інший ліміт сторінок і має бути в остаточному стилі. Редагування, готове до роботи з камерою, є місцем, де багато авторів порушують прийняту роботу, надто агресивно редагуючи у файлі іншого стилю.

Style-file traps

У кожному з трьох великих файлів стилю місця проведення є кілька особливих недоліків.

Конференція IEEE (IEEEtran). Шаблон конференції IEEE використовує двоколонкове компонування з жорсткими полями. Найпоширеніші авторські помилки: змінювати розділювач колонок або розміри полів, щоб отримати більше місця (заборонено, і це часто виявляють), змінювати стиль бібліографії (він має залишатися IEEE) та використовувати налаштування \vspace або \setlength, щоб стиснути вертикальний простір. Прийнятні способи економії місця — це перефразування абзаців, зменшення розмірів рисунків і стиснення таблиць — але не зміни стилю. У бібліографічному форматі IEEE також є свої особливості: номери сторінок мають бути в певній позиції, назви журналів скорочуються за стандартним переліком, а матеріали конференцій оформлюються за конкретною конвенцією рік—місце.

ACM (acmart). Шаблон ACM acmart має кілька «розмаїтостей» — sigconf, sigchi, acmsmall, acmlarge — і в інструкціях конференції вказано, який із них використовувати. Використання неправильного смаку створює папір, який виглядає правдоподібно правильним, але не проходить автоматичну перевірку ACM. Список посилань має використовувати формат посилань ACM. Багато конференцій також вимагають ACM Концепції та ключові слова CCS на першій сторінці; вони є обов’язковими, і їх легко забути.

NeurIPS / ICML / ICLR. Файл стилю NeurIPS забезпечує макет в один стовпець із певними полями, шрифтом і міжрядковим інтервалом. Обмеження сторінки зазвичай становить 9 сторінок вмісту плюс необмежена кількість посилань. Додатковий матеріал зберігається в окремому файлі з власним обмеженням на сторінку. Найпоширенішою помилкою автора є те, що він забув закоментувати фінальний прапорець \usepackage{neurips_2026} (для камери готовий прапорець установлено; для початкового надсилання його встановлено по-іншому — неправильне встановлення цього пункту призводить до помилок анонімізації). Шаблон NeurIPS також має спеціальний формат для анотації та вступу, який деякі автори випадково змінюють.

Перевірка анонімності для подвійного сліпого подання

Для будь-якого подвійного сліпого місця ретельна анонімізація є різницею між перевіркою та відхиленням.

Видаліть імена авторів і приналежність до них. Файл стилю зазвичай містить позначку (наприклад, \submissiontrue у NeurIPS), яка замінює імена авторів на «Анонімний автор(и)». Встановити прапор. Перевірити шляхом складання та перевірки титульного аркуша.

Зробіть розділ подяки анонімним. Подяки часто містять джерела фінансування або подяки конкретним людям, які ідентифікують лабораторію. Видаліть весь розділ для початкового подання. Додайте його назад у готову камеру.

Перефразуйте самоцитування. «У нашій попередній роботі [Smith et al., 2024]» ідентифікує вас. Змінити на «У попередній роботі [Сміт та ін., 2024]» або «Сміт та ін. [2024] показали...» Цитата залишається; змінюється обрамлення.

Перевірте метадані PDF. PDF-файли містять метадані, які вказують на ім’я автора, програмне забезпечення, яке використовується, а іноді й шлях до файлу на комп’ютері автора. Запустіть exiftool або скористайтеся переглядачем метаданих, щоб перевірити. Більшість механізмів LaTeX вбудовують метадані автоматично; виправлення полягає в тому, щоб очистити його перед поданням.

Check filenames. A filename like smith_paper_v3.pdf deanonymizes you. Rename before upload.

Перевірте посилання та URL-адреси. Посилання GitHub на github.com/yourusername/project ідентифікує вас. Для подвійного сліпого видаліть посилання, замініть його анонімною версією або скористайтеся службою паперових анонімів, яка містить анонімну копію.

Перевірте додатковий матеріал. Додаткові PDF-файли, код і файли даних потребують однакової анонімізації. Багато матеріалів деанонімізовано додатковим файлом, який автор забув очистити.

The last-48-hours checklist

Практична послідовність останніх двох днів до дедлайну.

T-48 hours: final draft complete.

• Прочитайте аркуш до кінця, якщо можливо, вголос.
• Переконайтеся, що на всі рисунки є посилання, усі посилання цитуються, усі розділи присутні.
• Перевірте кількість сторінок відповідно до ліміту місця проведення. Якщо ви закінчилися, починайте різати зараз.

T-36 hours: editing pass.

• Пропустіть папір через коректор зі штучним інтелектом, щоб перевірити граматику та тон. Для LaTeX вставляйте фрагменти прози розділ за розділом, використовуючи LaTeX робочий процес перевірки, щоб уникнути порушення математики чи цитування.
• Уважно переглядайте відстежені зміни. Для редагування крайніх термінів схиляйтеся до прийняття змін, які суворі, відхиляйте зміни, які згладжують голос або вносять неоднозначність.
• Застосувати зміни до вихідного LaTeX або файлу Word. Компілюйте після кожного основного розділу.

T-24 hours: structural check.

• Переконайтеся, що файл стилю правильний і не змінений.
• Переконайтеся, що всі малюнки та таблиці мають правильний розмір у межах стовпців або сторінок.
• Перевірте, чи анотація відповідає ліміту слів/символів місця проведення.
• Для подвійних сліпих місць запустіть повний контрольний список анонімізації вище.
• Остаточна компіляція. Перевірка кількості сторінок. Якщо все ще закінчилося, виконайте структурні скорочення з нашого довідника зі слів для різання.

T-12 hours: submission dry run.

• Відкрийте портал подання. Завантажте свій PDF. Ще не надсилайте — перевірте, що приймає портал.
• Якщо портал виконує автоматичні перевірки формату (NeurIPS, ICML, багато конференцій IEEE це роблять), виправте все, що він позначає. Перевірка порталу є найавторитетнішою версією «чи вважається це подання дійсним».
• За потреби перевірте правильність завантаження додаткових матеріалів.

T-4 hours: final read and submit.

• Останнє прочитання щодо помилок друку, які витримали редагування.
• Подати. Не чекайте останньої години — системи подання часто виходять з ладу в останню годину.
• Перевірте надходження електронного листа з підтвердженням подання.

Помилка більшості авторів полягає в тому, що залишають доступ до редагування T-12 або T-6. Редагування вводить збої в останню хвилину (LaTeX помилки компіляції, дрейф цитування), які потребують часу на виправлення та повторну компіляцію, якого у вас немає в T-4.

Camera-ready: пастка, яка ловить досвідчених авторів

Прийняття - це не кінець редагування. Готова для камери версія має свій власний термін, часто 4-6 тижнів після прийняття, і свої власні вимоги. Багато прийнятих документів відкликаються на камері, оскільки автори порушили їх під час остаточного редагування.

The common failure modes:

Відредаговано в неправильному файлі стилю. Деякі заклади використовують інший файл стилю для камери, ніж для подання. Використання файлу стилю подання створює документ, який не відповідає остаточним вимогам. Уважно прочитайте інструкції до фотоапарата; файл стилю зазвичай інший.

Додано забагато нового вмісту. Рецензенти попросили роз’яснити. Ви їх додали. Стаття збільшилася з 9 сторінок до 10. Ви перевищили ліміт готовності камери, і немає продовження. Урок: перед початком роботи, а не після, плануйте редагування, готові для камери, до обмеження сторінки.

Неправильно відновлено деанонімізацію. Додавання імен авторів, відновлення подяк і додавання цитат про фінансування — це завдання, готові до роботи з камерою. Неправильне виконання (наприклад, додавання імен авторів, але забуття подяк) захоплює уважних читачів.

Зламав фігуру або стіл. Зміна розміру фігури, щоб звільнити місце в камері, може призвести до нерозбірливих міток або вмісту за межами сторінки. Завжди складайте та візуально перевіряйте після будь-якого коригування фігури.

Забув оновити бібліографію. Рецензенти іноді пропонують посилання. Їх додавання змінює номери цитат у статті, якщо ви використовуєте цифрові цитати. Переконайтеся, що всі цитати в тексті все ще правильно вирішуються.

Безпечний підхід: сприймайте готовність камери як повне друге подання, а не ретушування. Заплануйте це таким чином. Дозвольте принаймні 2-3 дні для проходження редагування, а не в той же вечір, що й крайній термін.

AI editing under deadline pressure

Робочий процес, який забезпечує чітке редагування без руйнування паперу в останні години.

Крок 1. Розділіть папір. Не вставляйте весь джерело LaTeX в інструмент. Частина за розділами (реферат, вступ, супутня робота, методика, досліди, висновок). Для статей LaTeX [LaTeX/Overleaf робочий процес вичитки] (/blog/latex-proofreader-overleaf) охоплює систему заповнювачів для математики та цитат.

Крок 2. Виконайте стандартне редагування кожного фрагмента. Стандартний — це правильна глибина для роботи з дедлайном — він вловлює граматику, уточнює формулювання та покращує ясність без зміни структури аргументів. Уникайте всебічного недотримання терміну; він вносить більш агресивні зміни, які ви можете не мати часу, щоб уважно переглянути.

Крок 3. Прийміть консервативно. Правильним правилом у терміні є «прийняти зміни, які чітко посилюють або виправляють; відкидайте все неоднозначне». Зміна, яку ви не можете швидко оцінити, – це зміна, яку потрібно відхилити. Попередній термін — це не час для того, щоб обдумувати, чи справді альтернативне формулювання є кращим; настав час зафіксувати чіткі покращення та відправити.

Крок 4: Компіляція після кожного розділу. Особливо LaTeX документи. Зміна, яка порушує компіляцію, виявлена ​​в години T-2, є найгіршим випадком. Виявивши це через годину T-20 після редагування розділу, ви зможете виправити це без паніки.

Крок 5: Останнє прочитання та надсилання раніше. Надсилайте в години від Т-4 до Т-6, а не від Т-1. Збій систем подання конференції, збій Інтернету, файл, який ви завантажуєте, має неправильну версію. Буфер важливий.

Common author errors

Короткий список помилок, які ми бачимо, ловлячи досвідчених авторів.

Акронім визначено в анотації, не визначено в основному тексті. Анотація аналізується окремо; тіло має визначити акронім ще раз під час першого використання.

Посилання, яких немає в бібліографії. \cite{smith2024} до ключа, якого немає у файлі .bib, створює ? у скомпільованому PDF-файлі. Завжди перевіряйте скомпільований вихід на наявність невирішених цитат.

Малюнки з текстом менше 8 пунктів. Більшість закладів вимагають мінімального розміру шрифту на малюнках. Фігура, яка відображається з 6-точковими мітками осі, позначається під час автоматичних перевірок.

Таблиці, які переповнюють стовпець. Широка таблиця з двома стовпцями, яка виходить за межі сторінки, відображається погано. Використовуйте \resizebox або поверніть таблицю відповідно до розміру.

Відсутні додаткові вимоги. Для багатьох закладів потрібен контрольний список (NeurIPS контрольний список відтворюваності, ICML етична заява) як додатковий. Якщо його не вистачити, письмовий стіл буде відхилено.

Завантажено неправильну версію. Ви зібрали останню версію. Ви завантажили версію за дві години тому. Перевірте завантаження, завантаживши PDF-файл після надсилання та перевіривши мітку часу на першій сторінці або в метаданих.

See the Full AI Proofreader

Tracked-changes editing for academic prose. Free tier includes every feature.

Frequently asked questions

П: Скільки редагувань я маю виконати за останні 24 години до крайнього терміну?

Лише редагування, а не написання. Суть паперу має бути готова до Т-48 годин. Останні 24 години мають бути зарезервовані для вичитки, посилення, перевірки анонімності, перевірки форматування та остаточної компіляції та завантаження. Написання нового вмісту під час дедлайну зазвичай призводить до помилок, які застають вас у найгірший момент. Якщо на Т-48 наука не зроблена, відповідь полягає в тому, щоб представити точнішу версію того, що зроблено, а не писати більше.

З: Чи помітять рецензенти, якщо в моєму документі є проблеми з мовою?

Так, надійно. Рецензенти конференції швидко читають і швидко формують судження. Папір із постійними граматичними помилками чи незручним формулюванням виглядає як менш відшліфований, що може зрушити межу прийняття до відхилення. У найкращих закладах є рецензенти, які читають вміст і вважають, що мова чиста; більш груба мова привертає увагу рецензента до поверхні, а не до суті. Вкладення 2-4 годин у абонемент на редагування мови перед надсиланням – це дуже ефективний час.

З: Чи варто мені використовувати штучний інтелект для написання частини доповіді на конференції?

Більшість великих конференцій дозволяють ШІ редагувати авторський контент із розкриттям. Створення основного контенту за допомогою штучного інтелекту є більш суперечливим — деякі місця прямо забороняють це (часто в анотаціях або окремих розділах), деякі вимагають розголошення, деякі залишають це на розсуд автора. Прочитайте заявку на подачу документів для вашого закладу. У нашому посібнику з розкриття інформації про використання штучного інтелекту описано шаблони, які працюють на більшості майданчиків. Що б ви не робили, розкривайте це. Приховане використання штучного інтелекту, яке виявляється пізніше, набагато гірше, ніж розголошене використання, яке дозволено.

З: Мій документ перевищує ліміт сторінок. Що мені робити?

У порядку того, скільки вони зберігають без зміни вмісту: (1) Змініть розмір фігур, щоб ефективніше відповідати доступному простору. (2) Підтягніть підписи до малюнків одним-двома реченнями. (3) Перемістіть другорядні деталі до додаткового матеріалу, якщо це дозволяє місце проведення. (4) Застосуйте скорочення на рівні речення з нашого посібника зі слів скорочення — зомбі-іменники, парні сполучники, «щоб», хеджування ланцюжків. (5) В крайньому випадку виріжте абзац із пов’язаної роботи або зайвого опису експерименту. Не стискайте вертикальні інтервали за допомогою коригувань \vspace; місця виявляють це та розглядають це як порушення правил.