AI Proofreading for Conference Papers (IEEE, ACM, NeurIPS): Last-Mile Editing Under Deadline

Прием заявок на участие в NeurIPS начался в середине мая этого года. К установленному сроку система обработала около 19 000 документов за последние 36 часов. Значительная часть была отозвана или автоматически отклонена из-за нарушений форматирования, которые авторы могли обнаружить с помощью тридцатиминутного контрольного списка. На конференциях IEEE наблюдаются аналогичные закономерности. ACM Документы SIG тоже. Сочетание строгих ограничений на количество страниц, обязательных файлов стилей и правил двойной слепой анонимизации превращает подачу заявок на конференцию в точное упражнение, которое в основном механическое, и которое в основном не получается за последние 24 часа.

Это руководство посвящено работе последней мили. Не о том, как написать хорошую статью; как отправить чистый файл, не сломав его при окончательной редакции. Мы рассмотрим различия между конференциями и журналами, специальные ловушки файлов стилей для IEEE, ACM и NeurIPS, проверки анонимности, которые выявляют простые ошибки, контрольный список на последние 48 часов, который мы рекомендуем авторам, с которыми мы работаем, ловушку с камерой, которая ловит даже опытных авторов, а также рабочий процесс редактирования AI, настроенный на сжатые сроки.

Why conferences differ from journals

Пять отличий формируют материалы конференции таким образом, что это важно для редактирования на последней миле.

Строгие ограничения на количество страниц, жестко соблюдаемые. Часто рекомендуются ограничения на количество страниц в журнале. Ограничения на страницы конференции обычно жесткие — 8 или 9 страниц контента плюс раздел ссылок фиксированной длины. Переполнение хотя бы на абзац приводит к автоматическому отклонению на большинстве площадок. Большинство привычек при подаче статей в журнал (пишите длинно, обрезайте, если попросят) приводят к отказу на конференциях.

Обязательные файлы стилей. Конференции предоставляют файлы стилей LaTeX (или шаблоны Word), которые должны использовать авторы. Файл стиля управляет полями, шрифтом, форматом цитирования, стилем заголовка раздела, межстрочным интервалом. Изменение файла стиля для увеличения места запрещено и обычно обнаруживается. Ошибки в файле стиля — самый крупный источник отклонений форматирования.

Анонимизация в двойных слепых местах. Многие ведущие конференции по CS (NeurIPS, ICML, ACL, EMNLP, ICLR) используют двойное слепое рассмотрение. Авторы должны удалить из материалов идентифицирующую информацию — имена авторов, место работы, благодарности, самоцитации, сформулированные идентифицирующим образом. Ссылка на себя, например «в нашей предыдущей работе [12]», должна стать «в предыдущей работе [12]» или «как показано в [12]». Выявление пропущенной деанонимизации является частью контрольного списка последней мили.

Жесткие циклы рассмотрения. Обзоры конференций проводятся по фиксированному графику, рассчитанному на недели, а не месяцы. Усталость рецензента реальна и проявляется в виде кратких отзывов. Первое впечатление — первая страница, первая половина страницы аннотации — имеет больший вес, чем рецензия в журнале. Редактирование для воздействия на первую страницу имеет значение.

Поддержка камеры требует отдельного редактирования. Большинство конференций сначала принимают, а затем запрашивают версию, готовую к работе с камерой, которая включает в себя отзывы рецензентов, может иметь немного другой лимит страниц и должна быть в окончательном стиле. Редактирование, готовое к съемке, — это то место, где многие авторы нарушают принятую статью, слишком агрессивно редактируя файл другого стиля.

Style-file traps

Каждый из трёх больших файлов стилей заведения содержит несколько специфических ошибок.

Конференция IEEE (IEEEtran). Шаблон конференции IEEE использует двухколоночную верстку со строгими полями. Наиболее частые ошибки авторов: изменение разделителя колонок или размеров полей ради экономии места (запрещено, часто обнаруживается), правка стиля библиографии (он должен оставаться IEEE) и применение настроек для сжатия вертикального пространства с помощью \vspace или \setlength. Допустимые способы сэкономить место — перефразирование абзацев, уменьшение размеров рисунков и сжатие таблиц, а не изменение оформления. У библиографического формата IEEE есть и свои особенности: номера страниц размещаются в строго определенной позиции, названия журналов сокращаются по стандартному списку, а материалы конференций оформляются по специальной годо-географической конвенции.

ACM (acmart). Шаблон ACM acmart имеет несколько «вариантов» — sigconf, sigchi, acmsmall, acmlarge — и в инструкциях конференции указано, какой из них использовать. Использование неправильного варианта дает бумагу, которая выглядит правдоподобно, но не проходит автоматическую проверку ACM. Список литературы должен использовать формат ссылки ACM. Многие конференции также требуют ACM Концепции и ключевые слова CCS на первой странице; они обязательны и их легко забыть.

NeurIPS / ICML / ICLR. Файл стиля NeurIPS обеспечивает размещение в одну колонку с определенными полями, шрифтом и межстрочным интервалом. Ограничение на количество страниц обычно составляет 9 страниц с содержанием плюс неограниченное количество ссылок. Дополнительные материалы хранятся в отдельном файле со своим ограничением по количеству страниц. Самая распространенная ошибка автора — забывание закомментировать последний флаг \usepackage{neurips_2026} (для камеры готово, флаг установлен; для первоначальной отправки он установлен по-другому — ошибка приводит к сбоям анонимизации). Шаблон NeurIPS также имеет особый формат аннотации и введения, который некоторые авторы случайно игнорируют.

Проверка анонимности при отправке в двойном слепом режиме

Для любого места двойного слепого проведения тщательная анонимизация является разницей между проверкой и отклонением на стойке регистрации.

Удаление имен авторов и их принадлежности. Файл стиля обычно содержит флаг (например, \submissiontrue в NeurIPS), который заменяет имена авторов на «Анонимный автор(ы)». Установите флаг. Проверьте, составив и проверив титульный лист.

Анонимизируйте раздел благодарностей. В благодарностях часто указываются источники финансирования или благодарность конкретным людям, которые идентифицируют лабораторию. Удалите весь раздел для первоначальной отправки. Добавьте его обратно в готовую камеру.

Перефразируйте самоцитирования. «In our previous work [Smith et al., 2024]» указывает на вас. Измените на «In prior work [Smith et al., 2024]» или «Smith et al. [2024] showed...». Ссылка остаётся; меняется формулировка.

Проверьте метаданные PDF. Файлы PDF содержат метаданные, показывающие имя автора, используемое программное обеспечение и иногда путь к файлу на компьютере автора. Запустите exiftool или воспользуйтесь программой просмотра метаданных для проверки. Большинство механизмов LaTeX автоматически встраивают метаданные; исправление состоит в том, чтобы очистить его перед отправкой.

Check filenames. A filename like smith_paper_v3.pdf deanonymizes you. Rename before upload.

Проверьте ссылки и URL-адреса. Ссылка GitHub на github.com/yourusername/project идентифицирует вас. В случае двойного слепого метода либо удалите ссылку, замените ее анонимной версией, либо воспользуйтесь сервисом бумажной анонимизации, на котором размещена анонимная копия.

Проверьте дополнительные материалы. Дополнительные PDF-файлы, коды и файлы данных требуют одинаковой анонимизации. Многие материалы деанонимизируются с помощью дополнительного файла, который автор забыл удалить.

The last-48-hours checklist

Практическая последовательность действий на последние два дня перед дедлайном.

T-48 hours: final draft complete.

• Прочитайте статью от начала до конца, по возможности вслух.
• Убедитесь, что все рисунки имеют ссылки, все ссылки указаны, все разделы присутствуют.
• Проверьте количество страниц в соответствии с лимитом места проведения. Если вы закончили, начните резать прямо сейчас.

T-36 hours: editing pass.

• Пропустите статью через корректор с искусственным интеллектом на предмет грамматики и тона. Для LaTeX вставляйте фрагменты прозы по разделам, используя [рабочий процесс корректуры LaTeX] (/blog/latex-proofreader-overleaf), чтобы не нарушить математические вычисления или цитаты.
• Целенаправленно просматривайте отслеживаемые изменения. При редактировании сроков склоняйтесь к принятию изменений, которые ужесточают задачу, и отклоняйте изменения, которые сглаживают голос или вносят двусмысленность.
• Примените изменения обратно к исходному файлу LaTeX или Word. Компилируйте после каждого основного раздела.

T-24 hours: structural check.

• Убедитесь, что файл стиля правильный и не изменен.
• Убедитесь, что все рисунки и таблицы имеют правильный размер в пределах ограничений столбца или страницы.
• Убедитесь, что аннотация находится в пределах допустимого количества слов/символов. – Для площадок с двойным слепым доступом выполните полный контрольный список анонимности, приведенный выше.
• Финальная компиляция. Проверка количества страниц. Если все еще закончено, выполните структурные сокращения из нашего [руководства по вырезанию слов] (/blog/cut-1000-words-academic-paper).

T-12 hours: submission dry run.

• Откройте портал для подачи. Загрузите свой PDF. Пока не отправляйте — сначала проверьте, что портал принимает.
• Если портал выполняет автоматические проверки формата (NeurIPS, ICML, а также многие конференции IEEE делают это), исправьте всё, на что он укажет. Проверка портала — это самая авторитетная версия того, «считается ли подача действительной».
• Убедитесь, что дополнительные материалы загружаются корректно, если это требуется.

T-4 hours: final read and submit.

• Последнее прочтение опечаток, сохранившихся после редактирования.
• Представлять на рассмотрение. Не ждите последнего часа — системы отправки часто выходят из строя в последний час.
• Убедитесь, что пришло электронное письмо с подтверждением отправки.

Ошибка большинства авторов заключается в том, что этап редактирования передается Т-12 или Т-6. При редактировании возникают поломки в последнюю минуту (ошибки компиляции LaTeX, отклонение цитирования), которые требуют времени на исправление и перекомпиляцию, которого у вас нет в T-4.

Camera-ready: ловушка, в которую ловят опытных авторов

Принятие – это не конец редактирования. Готовая к съемке версия имеет свой срок исполнения, часто 4-6 недель после приемки, и свои требования. Многие принятые статьи отзываются сразу же после публикации, потому что авторы сломали их при окончательном редактировании.

The common failure modes:

Отредактировано в неправильном файле стиля. В некоторых местах для подготовки к съемке и для подачи используется другой файл стиля. Использование файла стиля подачи приводит к созданию статьи, которая не соответствует окончательным требованиям. Внимательно прочитайте инструкцию по использованию камеры; файл стиля обычно другой.

Добавлено слишком много нового контента. Рецензенты запросили разъяснения. Вы их добавили. Объем статьи увеличился с 9 страниц до 10. Вы превысили лимит готовности камеры, а расширения нет. Урок: планируйте редактирование, готовое для камеры, с учетом ограничения на количество страниц до начала, а не после.

Неправильно восстановлена ​​деанонимизация. Добавление имен авторов, восстановление благодарностей и добавление упоминаний о финансировании — это задачи, готовые к работе с камерой. Неправильное выполнение их (например, добавление имен авторов, но забывание благодарностей) застает врасплох внимательных читателей.

Рисунок или таблица сломаны. Изменение размера рисунка для освобождения места в камере может привести к появлению неразборчивых надписей или содержимого за пределами страницы. Всегда компилируйте и визуально проверяйте после любой корректировки цифр.

Забыл обновить библиографию. Рецензенты иногда предлагают ссылки. Их добавление изменяет номера цитирований по всей статье, если вы используете числовые цитирования. Убедитесь, что все цитаты в тексте по-прежнему разрешаются правильно.

Безопасный подход: рассматривайте camera-ready как полноценную вторую подачу, а не как простой донастрой. Запланируйте это соответствующим образом. Отведите минимум 2–3 дня на редакторский этап, а не ту же самую ночь в день дедлайна.

AI editing under deadline pressure

Рабочий процесс, который обеспечивает чистое редактирование, не повреждая бумагу в последние часы.

Шаг 1. Разбейте бумагу на части. Не вставляйте весь исходный код LaTeX в инструмент. По разделам (аннотация, введение, сопутствующие работы, методы, эксперименты, заключение). Для статей LaTeX рабочий процесс корректуры LaTeX/Overleaf охватывает систему заполнителей для математических вычислений и цитат.

Шаг 2. Выполните стандартное редактирование каждого фрагмента. Стандарт — это подходящая глубина для работы в срок: он улавливает грамматику, уточняет формулировки и повышает ясность без реструктуризации аргументов. Избегайте комплексного подхода в срок; он вносит более агрессивные изменения, на которые у вас может не быть времени внимательно просмотреть.

Шаг 3. Принимайте консервативно. В условиях дедлайна правильным правилом будет «принимать изменения, которые явно ужесточают или корректируют; отвергать все двусмысленное». Изменение, которое вы не можете быстро оценить, — это изменение, которое следует отвергнуть. До крайнего срока не время задумываться о том, действительно ли альтернативная формулировка лучше; пришло время внести явные улучшения и отправить игру.

Шаг 4: Составьте компиляцию после каждого раздела. Особенно LaTeX статей. Изменение, нарушающее компиляцию, обнаруженное в часы T-2, является худшим случаем. Обнаружив его через 20 часов после редактирования раздела, вы сможете исправить его без паники.

Шаг 5: Прочтите окончательно и отправьте досрочно. Отправьте заявку в часы Т-4–Т-6, а не Т-1. Системы подачи заявок на конференцию выходят из строя, интернет отключается, вы загружаете файл не той версии. Буфер необходим.

Common author errors

Краткий список ошибок, которые мы видим, ловя опытных авторов.

Акроним определен в аннотации, не определен в тексте. Аннотация анализируется отдельно; органу придется заново определить аббревиатуру при первом использовании.

Ссылки, которых нет в библиографии. Команда \cite{smith2024} для ключа, которого нет в файле .bib, приводит к появлению символа ? в скомпилированном PDF-файле. Всегда проверяйте скомпилированный вывод на наличие неразрешенных цитат.

Цифры с текстом размером менее 8 пунктов. На большинстве площадок требуется минимальный размер шрифта в рисунках. Фигура, отображаемая с метками по шеститочечной оси, помечается при автоматических проверках.

Таблицы, которые выходят за пределы колонки. Широкая таблица в двухколоночной компоновке, которая уходит за границы страницы, отображается плохо. Используйте \resizebox или настройте таблицу так, чтобы она помещалась.

Отсутствуют дополнительные требования. Во многих учреждениях в качестве дополнительного требуется контрольный список (NeurIPS контрольный список воспроизводимости, ICML заявление об этике). Если его пропустить, стол с бумагами будет отклонен.

Загружена неправильная версия. Вы скомпилировали последнюю версию. Вы загрузили версию двухчасовой давности. Проверьте загрузку, загрузив PDF-файл после отправки и проверив временную метку на первой странице или в метаданных.

See the Full AI Proofreader

Tracked-changes editing for academic prose. Free tier includes every feature.

Frequently asked questions

Q: How much editing should I do in the final 24 hours before the deadline?

Только редактирование, а не написание. Содержание статьи должно быть завершено к Т-48 часам. Последние 24 часа должны быть зарезервированы для корректуры, доработки, проверки анонимности, проверки форматирования и окончательной компиляции и загрузки. Написание нового контента в сжатые сроки обычно приводит к ошибкам, которые застают вас в самый неподходящий момент. Если в Т-48 не проводятся научные исследования, ответом будет представить более точную версию того, что сделано, а не писать больше.

Вопрос: Заметят ли рецензенты, если в моей статье есть языковые проблемы?

Да, надежно. Рецензенты конференций быстро читают и быстро формируют суждения. Статья с постоянными грамматическими ошибками или неуклюжими формулировками читается как менее совершенная, что может сместить границу принятия в сторону отклонения. На лучших площадках есть рецензенты, которые читают контент и считают, что язык чист; более грубые выражения привлекают внимание рецензента к поверхности, а не к сути. Потратьте 2–4 часа на языковое редактирование перед подачей — это очень прибыльное время.

В: Должен ли я использовать ИИ для написания частей доклада на конференции?

Большинство крупных конференций позволяют ИИ редактировать авторский контент с раскрытием информации. Создание существенного контента с помощью ИИ вызывает больше споров: некоторые площадки прямо запрещают это (часто в аннотациях или конкретных разделах), некоторые требуют раскрытия, некоторые оставляют это на усмотрение автора. Прочитайте призыв к документам для вашего места проведения. Наше [Руководство по раскрытию информации об использовании ИИ] (/blog/ai-disclosure-statement-manuscript) охватывает шаблоны, которые работают на большинстве площадок. Что бы вы ни делали, раскрывайте это. Скрытое использование ИИ, обнаруженное позже, намного хуже, чем разрешенное раскрытое использование.

В: Моя статья превышает лимит страниц. Что мне делать?

По мере того, насколько они экономят место, не меняя содержания: (1) Изменяйте размер рисунков, чтобы эффективнее размещать их в доступном пространстве. (2) Сокращайте подписи к рисункам до одного-двух предложений. (3) Переносите второстепенные детали в дополнительный материал, если это разрешает площадка. (4) Примените сокращения на уровне предложений из нашего cutting words guide — «зомби»-существительные, парные связки, «in order to», цепочки смягчений. (5) В крайнем случае сократите абзац из раздела с related work или из описания избыточного эксперимента. Не сжимайте вертикальные интервалы правками \vspace; площадки это обнаруживают и рассматривают как нарушение правил.