Контрольный список для подачи статьи в журнал: 15 вещей, которые нужно проверить перед отправкой

Редактор одного из средних психологических журналов сказал нам нечто поразительное: 30% поданных материалов отклоняются на этапе предварительной проверки по причинам, не связанным с наукой. Неправильное форматирование. Отсутствующие разделы. Неполные списки литературы. Сопроводительные письма, адресованные не тому журналу. Исследование может быть отличным — но оно никогда не доходит до рецензента.

Ваш контрольный список для подачи статьи в журнал — это последняя линия защиты между месяцами исследований и избежанием отказа. Мы составили этот список на основе разговоров с редакторами журналов, нашего собственного опыта редактирования тысяч статей и самых распространенных исправляемых ошибок, которые мы видим в рукописях перед подачей.

Распечатайте это. Используйте для каждой подачи. Ваше будущее «я» скажет вам спасибо.

Проверки форматирования и структуры

1. Подтвердите, что количество слов в пределах нормы. Каждый журнал указывает максимальное количество слов. Некоторые включают ссылки и подписи к рисункам в счет; некоторые — нет. Внимательно прочитайте инструкции для авторов. Если лимит составляет 8000 слов, включая ссылки, а ваша статья содержит 7900 слов плюс 1200 слов ссылок, вы превышаете лимит на 1100 слов. Это кажется очевидным. Мы видим это постоянно.

2. Проверьте, что ваша рукопись соответствует структуре разделов журнала. Некоторые журналы требуют определенные разделы — структурированный аннотация, «Значимость», раздел «Доступность данных». Другие запрещают определенные разделы. Если журнал использует IMRaD (Введение, Методы, Результаты и Обсуждение), не отправляйте статью с объединенными Результатами и Обсуждением, если инструкции явно это не разрешают.

3. Проверьте уровни заголовков и форматирование. Журналы APA используют определенные уровни заголовков. У других журналов свои системы. Ваши заголовки H1, H2 и H3 должны точно соответствовать шаблону журнала. Если они предоставляют шаблон Word, используйте его. Если они предоставляют форматирование LaTeX, соответствуйте ему.

4. Подтвердите форматирование рисунков и таблиц. Требования к разрешению (обычно минимум 300 DPI для печатных журналов). Форматы файлов (TIFF, EPS или высококачественный PNG). Размещение — некоторые журналы хотят, чтобы рисунки были встроены в рукопись; другие хотят их в виде отдельных файлов. Проверьте нумерацию: каждый рисунок и таблица, упомянутые в тексте, должны существовать, и каждый рисунок и таблица, которые существуют, должны быть упомянуты в тексте.

5. Удалите всю идентифицирующую информацию для слепого рецензирования. Если журнал использует двойное слепое рецензирование, ваш файл рукописи не должен содержать ваше имя, институциональную принадлежность или любые самоцитирования, которые раскрывают авторство. Проверьте свойства документа тоже — ваше имя может быть встроено в метаданные файла, даже если оно не видно в тексте.

Проверки цитирования и ссылок

6. Подтвердите, что каждая цитата в тексте имеет соответствующую запись в списке литературы. Прочтите свою статью и выделите каждую цитату. Затем проверьте каждую из них по вашему списку литературы. Это звучит утомительно, потому что так и есть. Это также необходимо. Отсутствующие ссылки — одна из главных причин, по которым редакторы возвращают рукописи на доработку перед рецензированием.

7. Подтвердите, что каждая запись в списке литературы имеет хотя бы одну цитату в тексте. Обратная проверка. Если источник есть в вашем списке литературы, но никогда не цитировался в тексте, удалите его. Сиротские ссылки сигнализируют о небрежном управлении библиографией.

8. Проверьте последовательность форматирования цитат. Используете ли вы правильный стиль — APA, Ванкувер, IEEE, Чикаго? Каждая запись отформатирована одинаково? Включены ли DOI, где это возможно? Мы рассмотрели детали каждого стиля в нашем руководстве по форматированию цитат. Проверьте свой список литературы на предмет форматирования перед подачей — несоответствия, которые невидимы после часов редактирования, бросаются в глаза рецензентам.

9. Подтвердите, что номера страниц, номера томов и годы правильные. Ошибки в ссылках — это не только проблемы форматирования — это проблемы точности. Если вы цитируете Смит (2023), но фактический год публикации — 2022, это фактическая ошибка. Проверьте как минимум пять ссылок по оригинальным источникам.

Проверки языка и качества

10. Проведите финальную корректуру — не вы. Вы не можете эффективно корректировать собственное написание после месяцев редактирования. Ваш мозг заполняет то, что он ожидает увидеть, а не то, что на самом деле на странице. Используйте коллегу, профессионального редактора или наш AI-корректор для этого финального прохода. Корректор ловит грамматические ошибки, неловкие формулировки и несоответствия, которые вы слишком близки к тексту, чтобы заметить.

11. Проверьте последовательность терминологии на протяжении всей статьи. Вы назвали это «участниками» в методах и «субъектами» в результатах? Использовал ли ваш теоретический каркас «самоэффективность» во введении, но переключился на «уверенность» в обсуждении? Сдвиг терминологии происходит в каждом длинном документе. Проверка последовательности — одна из самых ценных вещей, которые вы можете сделать перед подачей.

12. Подтвердите, что ваша аннотация соответствует вашим фактическим результатам. Это звучит просто. Это не так. Мы видим это примерно в 1 из 5 статей, которые мы редактируем: аннотация была написана на раннем этапе процесса и никогда не обновлялась, чтобы отразить финальный анализ. Числа, указанные в вашей аннотации, должны точно соответствовать вашему разделу результатов. Выводы вашей аннотации должны соответствовать вашему обсуждению.

Логистика подачи

13. Напишите сильное сопроводительное письмо. Ваше сопроводительное письмо — это не формальность. Это ваше первое общение с редактором, и оно должно выполнять три задачи: кратко описать вклад статьи (2–3 предложения), объяснить, почему она подходит для этого конкретного журнала (1–2 предложения) и подтвердить, что статья оригинальна и не находится на рассмотрении в другом месте (требуется практически всеми журналами).

Не подводите итоги всей статье. Не перечисляйте свои полномочия. Не объясняйте, почему ваша тема важна — это работа статьи. Сохраняйте сопроводительное письмо на одной странице.

Адресуйте его правильному редактору. «Уважаемый редактор» подходит, если вы не можете определить ответственного редактора. «Уважаемый д-р Неправильное Имя» — нет.

14. Подготовьте дополнительные материалы. Если ваша статья ссылается на дополнительные файлы — дополнительные анализы, таблицы данных, расширенные описания методологии или анкеты — подготовьте их для загрузки. Отформатируйте их в соответствии с инструкциями журнала по дополнительным материалам. Отсутствие дополнительных файлов задерживает процесс рецензирования и расстраивает редакторов.

15. Тщательно заполните форму подачи. Онлайн-порталы подачи запрашивают метаданные: имена авторов и их принадлежности, идентификаторы ORCID, предложенные рецензенты, исключенные рецензенты, раскрытие финансирования, заявления о конфликтах интересов и детали этического одобрения. Заполните каждое поле. Неполные метаданные — одна из самых распространенных причин, по которым подачи возвращаются перед рецензированием.

Если вашей статье требуется языковая корректура для международного журнала, AI-переводчик может помочь убедиться, что ваш английский соответствует стандартам публикации — особенно полезно, если английский не является вашим родным языком, а журнал требует свободного владения языком.

Правило 24 часов

После завершения этого контрольного списка сделайте нечто контринтуитивное: подождите. Отложите статью на 24 часа. Вернитесь с новыми глазами и прочитайте аннотацию и введение еще раз. Мы потеряли счет исследователям, которые поймали значительные ошибки в этот финальный период охлаждения — ошибки, которые они пропустили за дни сосредоточенного редактирования.

Порталы подачи не имеют сроков (обычно). Дополнительный день вам ничего не стоит. Предотвратить отказ на этапе предварительной проверки будет стоить вам месяцев.

После подачи

Сохраняйте запись о вашей подаче: название журнала, дата подачи, идентификатор рукописи и точная версия файла, которую вы загрузили. Если вы обнаружите ошибку после подачи — а вы можете — большинство журналов позволяют вам связаться с редакцией, чтобы загрузить исправленную версию на этапе предварительного рецензирования. Действуйте быстро и будьте конкретны в том, что изменилось.

Пока вы ждете рецензий, начните готовить шаблон ответа на отзывы рецензентов. Большинство статей требуют доработки. Наличие готовой структуры — с разделами для комментариев каждого рецензента, вашего ответа и конкретных изменений, которые вы внесли — экономит время, когда приходит письмо с решением.

AI-корректор для подачи в журналы

Корректура на финальной стадии для академических статей. Ловит грамматические ошибки, несоответствия в форматировании и проблемы с цитированием перед подачей.

Дополнительное чтение

• Контрольный список подготовки рукописи для журнала
• Как написать исследовательскую статью: 10 шагов
• Как корректировать вашу диссертацию

Часто задаваемые вопросы

В: Сколько времени занимает процесс рецензирования журнала?

Сроки сильно варьируются. Быстрые журналы в активных областях могут вернуть решения за 4–6 недель. Многие журналы требуют 2–4 месяца. Некоторые — особенно в гуманитарных науках или в журналах с высокой репутацией — могут занять 6–12 месяцев. Проверьте веб-сайт журнала на предмет средних сроков рецензирования или посмотрите временные рамки от подачи до принятия опубликованных статей. Если вы не получили ответа после заявленного срока журнала плюс две недели, вежливый запрос о статусе к редактору уместен.

В: Должен ли я предлагать рецензентов при подаче?

Да, если журнал просит об этом. Предложите 3–5 исследователей, которые являются экспертами в вашей области и недавно публиковали работы по связанным вопросам. Избегайте предложения вашего научного руководителя, близких сотрудников или кого-либо из вашего собственного учреждения. Редакторы используют ваши предложения как отправную точку — они могут или не могут связаться с указанными вами людьми. Хорошие предложения рецензентов сигнализируют о том, что вы понимаете место вашей статьи в области.

В: Что мне делать, если мою статью отклонили на этапе предварительной проверки?

Внимательно прочитайте отзывы редактора. Если они указали на проблемы с форматированием, исправьте их и подумайте о повторной подаче (некоторые журналы это допускают). Если они сказали, что статья не соответствует тематике журнала, они, вероятно, правы — подайте в другой журнал. Если они указали на проблемы с качеством, доработайте перед повторной подачей в любой журнал. Отказ на этапе предварительной проверки — это не личное. Это происходит с опытными исследователями регулярно. Главное — реагировать на отзывы, а не сразу подавать ту же рукопись в следующий журнал из вашего списка.

В: Могу ли я подавать в несколько журналов одновременно?

Нет. Одновременная подача — отправка одной и той же статьи в несколько журналов одновременно — запрещена практически всеми академическими журналами. Это считается серьезным этическим нарушением. Если вас не устраивает срок одного журнала, вы можете отозвать свою подачу и подать в другой, но вы не можете иметь одну и ту же статью на рецензировании в двух журналах одновременно. Последствия за это могут варьироваться от отказа до внесения в черный список журнала.