AI Proofreading for Conference Papers (IEEE, ACM, NeurIPS): Last-Mile Editing Under Deadline

NeurIPS başvuruları bu yıl Mayıs ortasında açıldı. Son teslim tarihine kadar sistem, son 36 saatte yaklaşık 19.000 makaleyi işledi. Yazarların otuz dakikalık bir kontrol listesiyle yakalayabilecekleri biçimlendirme ihlalleri nedeniyle önemli bir kısım geri çekildi veya otomatik olarak reddedildi. IEEE konferanslarında da benzer modeller görülüyor. ACM SIG belgeleri de. Katı sayfa sınırları, zorunlu stil dosyaları ve çift kör anonimleştirme kurallarının birleşimi, konferans sunumunu çoğunlukla mekanik olan ve çoğunlukla son 24 saat içinde beceriksizce yapılan hassas bir alıştırmaya dönüştürür.

Bu kılavuz son kilometre çalışmasıyla ilgilidir. İyi bir makalenin nasıl yazılacağı değil; son düzenlemede onu kırmadan temiz bir tane nasıl gönderilir. Konferanslar ve dergiler arasındaki farklılıkları, IEEE, ACM ve NeurIPS için belirli stil dosyası tuzaklarını, kolay hataları yakalayan anonimleştirme kontrollerini, birlikte çalıştığımız yazarlara önerdiğimiz son 48 saatlik kontrol listesini, deneyimli yazarları bile yakalayan kameraya hazır tuzağı ve son teslim tarihi baskısına göre ayarlanmış bir yapay zeka düzenleme iş akışını ele alacağız.

Why conferences differ from journals

Beş farklılık, konferans sunumunu son adım düzenlemesi için önemli olacak şekilde şekillendiriyor.

Katı sayfa sınırları, sıkı biçimde uygulanan. Günlük sayfa sınırları genellikle öneridir. Konferans sayfası sınırları genellikle kesindir; 8 veya 9 sayfalık içerik artı sabit uzunlukta bir referans bölümü. Bir paragrafın bile taşması çoğu yerde otomatik reddedilmeyi tetikler. Dergi gönderme alışkanlıklarının çoğu (uzun yazın, istenirse kısaltın) konferanslarda reddedilmenize neden olur.

Zorunlu stil dosyaları. Konferanslar, yazarların kullanması gereken LaTeX stil dosyalarını (veya Word şablonlarını) sağlar. Stil dosyası kenar boşluklarını, yazı tipini, alıntı formatını, bölüm başlığı stilini, satır aralığını kontrol eder. Yer kazanmak için stil dosyasını değiştirmek yasaktır ve genellikle algılanır. Stil dosyasındaki hatalar, biçimlendirme reddinin en büyük kaynağıdır.

Çift kör mekanlarda anonimleştirme. Birçok üst düzey CS konferansı (NeurIPS, ICML, ACL, EMNLP, ICLR) çift kör incelemeyi kullanır. Yazarlar, tanımlayıcı bilgileri (yazar adları, bağlantıları, teşekkürleri, tanımlayıcı şekillerde ifade edilen kendinden alıntılar) gönderiden çıkarmalıdır. "Önceki çalışmalarımızda [12]" gibi bir öz referansın "önceki çalışmalarımızda [12]" veya "[12] tarafından gösterildiği gibi" olması gerekir. Kaçırılan anonimleştirmeyi yakalamak, son kilometre kontrol listesinin bir parçasıdır.

Sıkı inceleme döngüleri. Konferans incelemeleri aylar değil, haftalar süren sabit bir programa göre gerçekleşir. İncelemecinin yorgunluğu gerçektir ve kısa geri bildirim olarak ortaya çıkar. İlk izlenim (özetin ilk sayfası, ilk yarım sayfası) dergi incelemesinden daha fazla ağırlık taşır. İlk sayfa etkisi için düzenleme önemlidir.

Kameraya hazır, ayrı bir düzenlemedir. Çoğu konferans önce kabul eder, ardından inceleyenlerin geri bildirimlerini içeren "kameraya hazır" bir sürüm talep eder, biraz farklı sayfa sınırına sahip olabilir ve son tarzda olmalıdır. Kameraya hazır düzenleme, birçok yazarın farklı bir stil dosyasında çok agresif bir şekilde düzenleme yaparak kabul ettiği makaleyi bozduğu yerdir.

Style-file traps

Üç büyük mekan stili dosyasının her birinin birkaç özel özelliği var.

IEEE Konferansı (IEEEtran). IEEE konferans şablonu, sıkı kenar boşluklarıyla iki sütunlu bir düzen kullanır. En yaygın yazar hataları şunlardır: alan kazanmak için sütun ayırıcıyı veya kenar boşluğu boyutlarını değiştirmek (yasaktır, çoğu zaman tespit edilir), kaynakça stilini değiştirmek (IEEE olarak kalmalıdır) ve dikey boşluğu sıkıştırmak için \vspace veya \setlength ayarlamaları yapmak. Kabul edilebilir alan tasarrufu hamleleri; paragrafı yeniden yazmak, figürleri yeniden boyutlandırmak ve tabloları sıkıştırmak—stil değişiklikleri değil. IEEE’ye özgü kaynakça biçiminde ayrıca bazı farklılıklar vardır: sayfa numaraları belirli bir konuma yerleştirilir, dergi adları standart bir listeye göre kısaltılır ve konferans bildirileri belirli bir yıl ve konum konvansiyonuna göre biçimlendirilir.

ACM (acmart). ACM şablonu acmartın çeşitli "tatları" vardır — sigconf, sigchi, acmsmall, acmlarge — ve konferans talimatları hangisinin kullanılacağını belirtir. Yanlış türün kullanılması, makul derecede doğru görünen ancak ACM'nin otomatik kontrolünde başarısız olan bir kağıt üretir. Referans listesi ACM Referans Formatını kullanmalıdır. Pek çok konferansın ilk sayfasında ACM CCS Kavramları ve Anahtar Kelimeler de yer alır; bunlar zorunludur ve unutulması kolaydır.

NeurIPS / ICML / ICLR. NeurIPS stil dosyası, belirli kenar boşlukları, yazı tipi ve satır aralığıyla tek sütunlu düzeni zorlar. Sayfa sınırı genellikle 9 içerik sayfası artı sınırsız referanstır. Ek materyal, kendi sayfa sınırlamasıyla ayrı bir dosyaya konur. En yaygın yazar hatası, \usepackage{neurips_2026} son işaretini açıklamayı unutmaktır (kameraya hazır olanlar için işaret ayarlanır; ilk gönderim için farklı şekilde ayarlanır; bunun yanlış yapılması, anonimleştirme hatalarını tetikler). NeurIPS şablonu ayrıca özet ve giriş için bazı yazarların yanlışlıkla geçersiz kıldığı özel bir formata sahiptir.

Çift-kör gönderim için anonimleştirme kontrolleri

Herhangi bir çift-kör mekan için, dikkatli bir anonimleştirme geçişi, inceleme ile masadan reddetme arasındaki farktır.

Yazar adlarını ve bağlantılarını kaldırın. Stil dosyası genellikle yazar adlarını "Anonim Yazar(lar)" ile değiştiren bir işaret (örneğin, NeurIPS'de \submissiontrue) sağlar. Bayrağı ayarlayın. Başlık sayfasını derleyip kontrol ederek doğrulayın.

Teşekkür bölümünü anonimleştirin. Teşekkür genellikle finansman kaynaklarını veya laboratuvarı tanımlayan belirli kişilere teşekkürü içerir. İlk gönderim için bölümün tamamını kaldırın. Kameraya hazır hale getirin.

Kendinizden alıntıları başka şekilde ifade edin. "Önceki çalışmamızda [Smith ve ark., 2024]" sizi tanımlar. "Önceki çalışmalarda [Smith ve diğerleri, 2024]" veya "Smith ve diğerleri [2024] gösterdi..." olarak değiştirin. Alıntı aynı kalır; çerçeve değişir.

PDF meta verilerini kontrol edin. PDF dosyaları yazarın adını, kullanılan yazılımı ve bazen yazarın bilgisayarındaki dosya yolunu gösteren meta veriler içerir. Kontrol etmek için "exiftool"u çalıştırın veya bir meta veri görüntüleyici kullanın. Çoğu LaTeX motoru meta verileri otomatik olarak yerleştirir; düzeltme, göndermeden önce temizlemektir.

Check filenames. A filename like smith_paper_v3.pdf deanonymizes you. Rename before upload.

Bağlantıları ve URL'leri kontrol edin. 'github.com/kullanıcıadınız/proje'ye giden GitHub bağlantısı sizi tanımlar. Çift körleme için bağlantıyı kaldırın, anonimleştirilmiş bir sürümle değiştirin veya anonim bir kopyayı barındıran bir kağıt-anon hizmeti kullanın.

Ek materyali kontrol edin. Ek PDF'ler, kodlar ve veri dosyalarının tümü aynı anonimleştirme işlemine ihtiyaç duyar. Gönderimlerin birçoğu, yazarın temizlemeyi unuttuğu ek bir dosyayla anonimlikten çıkarılmıştır.

The last-48-hours checklist

A practical sequence for the final two days before deadline.

T-48 hours: final draft complete.

• Mümkünse yüksek sesle makaleyi uçtan uca okuyun.
• Tüm şekillere referans verildiğini, tüm referansların belirtildiğini, tüm bölümlerin mevcut olduğunu doğrulayın.
• Mekanın sınırına göre sayfa sayısını kontrol edin. Bitirdiyseniz hemen kesmeye başlayın.

T-36 hours: editing pass.

• Gramer ve üslup açısından makaleyi yapay zeka düzeltme okuyucusundan geçirin. LaTeX için, matematik veya alıntıların bozulmasını önlemek için düzyazı parçalarını LaTeX düzeltme iş akışını kullanarak bölüm bölüm yapıştırın.
• İzlenen değişiklikleri bilinçli olarak gözden geçirin. Son teslim tarihini düzenlemek için, daraltıcı değişiklikleri kabul etmeye, sesi düzleştiren veya belirsizliğe yol açan değişiklikleri reddetmeye yönelin.
• Düzenlemeleri kaynak LaTeX veya Word dosyasına geri uygulayın. Her ana bölümden sonra derleyin.

T-24 hours: structural check.

• Stil dosyasının doğru olduğunu ve değiştirilmediğini doğrulayın.
• Tüm şekil ve tabloların sütun veya sayfa kısıtlamaları dahilinde doğru boyutta olduğunu doğrulayın.
• Özetin mekanın kelime/karakter sınırı dahilinde olup olmadığını kontrol edin.
• Çift kör mekanlar için yukarıdaki anonimleştirme kontrol listesinin tamamını çalıştırın.
• Son derleme. Sayfa sayısı kontrolü. Hala bittiyse, kesme sözcükleri kılavuzumuzdan yapısal kesmeleri yapın.

T-12 hours: submission dry run.

• Gönderim portalını açın. PDF'nizi yükleyin. Henüz göndermeyin; portalın neleri kabul ettiğini doğrulayın.
• Portal otomatik format kontrolleri yapıyorsa (NeurIPS, ICML, birçok IEEE konferansı bunu yapar), işaretlediği her şeyi düzeltin. Portalın kontrolü, "bu gönderim geçerli sayılır mı?" sorusunun en güvenilir versiyonudur.
• Gerekirse ek malzeme yüklemelerini doğru şekilde doğrulayın.

T-4 hours: final read and submit.

• Düzenlemeden kurtulan yazım hataları için son okuma.
• Göndermek. Son saati beklemeyin; gönderim sistemleri sıklıkla son saatte çöker.
• Gönderim onayı e-postasının geldiğini doğrulayın.

Çoğu yazarın yaptığı hata, düzenleme geçişini T-12 veya T-6'ya bırakmaktır. Düzenleme, T-4'te sahip olmadığınız düzeltme ve yeniden derleme süresine ihtiyaç duyan son dakika kesintilerine (LaTeX derleme hataları, alıntı kayması) neden olur.

Kameraya hazır: deneyimli yazarları yakalayan tuzak

Kabul, düzenlemenin sonu değildir. Kameraya hazır versiyonun, genellikle kabulden 4-6 hafta sonra olmak üzere kendi son teslim tarihi ve kendi gereksinimleri vardır. Kabul edilen birçok makale, yazarlar tarafından son düzenlemede bozulduğu için kameraya hazır halde geri çekilir.

The common failure modes:

Yanlış stil dosyasında düzenlendi. Bazı mekanlar, kameraya hazır hale getirmek için gönderimden farklı bir stil dosyası kullanır. Gönderim stili dosyasının kullanılması, nihai gereklilikleri karşılamayan bir makale üretir. Kameraya hazır talimatları dikkatlice okuyun; stil dosyası genellikle farklıdır.

Çok fazla yeni içerik eklendi. İncelemeciler açıklama istedi. Onları ekledin. Makale 9 sayfadan 10 sayfaya çıktı. Kameraya hazır olma sınırını aştınız ve uzatma yok. Ders: Kameraya hazır düzenlemelerinizi başlamadan önce değil, sayfa sınırına göre bütçeleyin.

Anonimleştirme işlemi yanlış şekilde geri yüklendi. Yazar adlarını geri eklemek, teşekkür yazılarını geri yüklemek ve finansman alıntılarını eklemek kameranın hazır görevleridir. Bunları yanlış yapmak (örneğin, yazar adlarını eklemek ama teşekkürleri unutmak) dikkatli okuyucuların dikkatini çeker.

Bir şekli veya masayı kırdı. Kamerada yer açmak için bir şekli yeniden boyutlandırmak, okunamayan etiketler veya sayfa dışı içerik oluşmasına neden olabilir. Herhangi bir şekil ayarlamasından sonra daima derleyin ve görsel olarak doğrulayın.

Kaynakçayı güncellemeyi unuttum. İncelemeyi yapanlar bazen referans önerir. Sayısal alıntılar kullanıyorsanız bunları eklemek makalenin tamamındaki alıntı numaralarını değiştirir. Tüm metin içi alıntıların hala doğru şekilde çözümlendiğini doğrulayın.

Güvenli yaklaşım: Kameraya hazır hale gelme işlemini bir rötuş yerine ikinci bir sunum olarak değerlendirin. Bu şekilde planlayın. Düzenleme geçişi için son teslim tarihiyle aynı akşam değil, en az 2-3 gün bekleyin.

AI editing under deadline pressure

Son saatlerde kağıdı bozmadan temiz düzenleme sağlayan bir iş akışı.

1. Adım: Kağıdı parçalara ayırın. LaTeX kaynağının tamamını bir araca yapıştırmayın. Bölümlere göre parçalama (özet, giriş, ilgili çalışma, yöntemler, deneyler, sonuç). LaTeX makaleleri için, LaTeX/Overleaf düzeltme iş akışı, matematik ve alıntılar için yer tutucu sistemini kapsar.

2. Adım: Her parça üzerinde Standart bir düzenleme geçişi çalıştırın. Standart, son teslim tarihi çalışması için doğru derinliktir; dilbilgisini yakalar, ifadeleri sıkılaştırır ve argümanları yeniden yapılandırmadan netliği artırır. Son teslim tarihine kadar Kapsamlı olmaktan kaçının; daha agresif değişiklikler yapar, dikkatlice incelemeye vaktiniz olmayabilir.

3. Adım: İhtiyatlı bir şekilde kabul edin. Son teslim tarihine göre doğru kural, "açıkça sıkılaştıran veya düzelten değişiklikleri kabul edin; belirsiz olan her şeyi reddedin." Hızlı bir şekilde değerlendiremeyeceğiniz bir değişiklik, reddedilecek bir değişikliktir. Son teslim tarihi, alternatif bir ifadenin gerçekten daha iyi olup olmadığını değerlendirmenin zamanı değildir; net iyileştirmeler yapıp göndermenin zamanı geldi.

Adım 4: Her bölümden sonra derleyin. Özellikle LaTeX makaleleri. T-2 saatlerinde tespit edilen derlemeyi bozan bir değişiklik en kötü durumdur. Bir bölüm düzenlemesinden T-20 saat sonra bunu keşfetmek, paniğe kapılmadan düzeltmenizi sağlar.

5. Adım: Son okuma ve erken gönderim. T-1'de değil, T-4 ila T-6 saatlerinde teslim edin. Konferans gönderim sistemleri çöküyor, internet kesiliyor, yüklediğiniz dosya yanlış versiyonda. Tampon önemlidir.

Common author errors

Deneyimli yazarları yakalarken gördüğümüz hataların kısa bir listesi.

Kısaltma özette tanımlanmış, gövdede tanımlanmamıştır. Özet ayrı olarak ayrıştırılır; vücudun ilk kullanımda kısaltmayı tekrar tanımlaması gerekir.

Kaynakçada görünmeyen referanslar. .bib dosyasında bulunmayan bir anahtara yönelik bir \cite{smith2024}, derlenmiş PDF'de bir ? oluşturur. Çözümlenmemiş alıntılar için her zaman derlenmiş çıktıyı kontrol edin.

8 puntodan küçük metin içeren şekiller. Çoğu mekan, şekillerde minimum yazı tipi boyutunu gerektirir. 6 noktalı eksen etiketleriyle oluşturulan bir şekil, otomatik kontrollerde işaretlenir.

Sütundan taşan tablolar. İki sütunlu düzende sayfadan taşan geniş bir tablonun görüntülenmesi kötü olur. \resizebox kullanın veya sığacak şekilde tabloyu döndürün.

Ek gereklilikler eksik. Çoğu mekan, ek olarak bir kontrol listesi (NeurIPS tekrarlanabilirlik kontrol listesi, ICML etik bildirimi) gerektirir. Eksikliği, kağıt masasının reddedilmesine neden olur.

Yanlış sürüm yüklendi. En son sürümü derlediniz. İki saat önceki versiyonu yüklediniz. Gönderimden sonra PDF'yi indirerek ve ilk sayfadaki veya meta verilerdeki zaman damgasını kontrol ederek yüklemeyi doğrulayın.

See the Full AI Proofreader

Tracked-changes editing for academic prose. Free tier includes every feature.

Frequently asked questions

Q: How much editing should I do in the final 24 hours before the deadline?

Yalnızca düzenleme, yazma değil. Makalenin içeriği T-48 saate kadar tamamlanmalıdır. Son 24 saat, düzeltme, sıkılaştırma, anonimleştirme kontrolleri, biçimlendirme doğrulaması ve son derleme ve yükleme için ayrılmalıdır. Son teslim tarihi baskısı altında yeni içerik yazmak genellikle sizi en kötü zamanda yakalayan hatalara yol açar. T-48'de bilim yapılmazsa cevap, daha fazla yazmak değil, yapılanların daha sıkı bir versiyonunu sunmaktır.

S: Hakemler makalemde dil sorunları olup olmadığını fark edecek mi?

Evet, güvenilir bir şekilde. Konferans değerlendiricileri hızlı okur ve hızlı karar verirler. Tutarlı dilbilgisi hataları veya garip ifadeler içeren bir makale daha az cilalı olarak okunur ve bu da sınırda bir kabulü reddetmeye doğru kaydırabilir. En iyi mekanların içerik için okuyan ve dilin temiz olduğunu varsayan eleştirmenleri vardır; Daha kaba bir dil, eleştirmenin dikkatini içerikten ziyade yüzeye çeker. Gönderimden önce dil düzenleme geçişine 2-4 saat yatırım yapmak yüksek getirili bir zamandır.

S: Konferans makalemin bazı kısımlarını yazmak için yapay zeka kullanmalı mıyım?

Büyük konferansların çoğu, yazar tarafından yazılan içeriğin açıklanarak yapay zeka tarafından düzenlenmesine izin verir. Yapay zeka ile önemli içerik oluşturmak daha tartışmalıdır; bazı yerler bunu açıkça yasaklar (genellikle özetler veya belirli bölümlerde), bazıları açıklama gerektirir, bazıları ise bunu yazarın kararına bırakır. Mekanınız için bildiri çağrısını okuyun. Yapay zeka kullanımı açıklama kılavuzumuz çoğu mekanda çalışan şablonları kapsar. Ne yaparsan yap, ifşa et. Daha sonra keşfedilen gizli yapay zeka kullanımı, izin verilen, açıklanan kullanımdan çok daha kötüdür.

Q: My paper is borderline over the page limit. What do I do?

İçeriği değiştirmeden ne kadar tasarruf sağladıklarına göre: (1) Şekilleri mevcut alana daha verimli uyacak şekilde yeniden boyutlandırın. (2) Şekil başlıklarını bir veya iki cümleyle sınırlandırın. (3) Mekan izin veriyorsa, ikincil ayrıntıları ek materyale taşıyın. (4) Kelime kesme kılavuzumuzdan cümle düzeyindeki kesintileri uygulayın — zombi isimler, eşleştirilmiş bağlaçlar, "için", riskten korunma zincirleri. (5) Son çare olarak ilgili çalışmadan bir paragrafı veya gereksiz bir deney açıklamasını kesin. Dikey aralığı \vspace ayarlamalarıyla sıkıştırmayın; Mekanlar bunu tespit ediyor ve bunu bir kural ihlali olarak değerlendiriyor.