How to Edit a Grant Proposal (NIH / NSF / Horizon Europe) with AI

2026'nın başlarında yapılan bir Nature analizi, yapay zeka yardımıyla düzenlenen NIH tekliflerinin, aynı laboratuvarlardan gelen, düzenlenmemiş eşleşen tekliflerden ölçülebilir derecede daha yüksek fonlanabilirlik puanlarına sahip olduğunu bildirdi. Etki küçük ama tutarlıydı. Aynı analiz, daha sorunlu bir modeli işaret ediyordu: Yapay zeka tarafından düzenlenen tekliflerin bir alt kümesi, inceleyenlerin düzyazının "tek tip" veya "şablonlanmış" olduğunu öne süren yorumlarını gösterdi ve bu teklifler başlangıçtan daha kötü puan aldı. Yapay zeka düzenleme düzyazı verilmesine yardımcı olur, ancak yalnızca doğru yapıldığında.

Hibe teklifleri dergi makalelerinden farklıdır. Kısıtlamalar daha serttir (katı sayfa sınırları, önceden belirlenmiş bölümler, yazı tipi gereksinimleri). Hedef kitle farklıdır (günler içinde yüzlerce öneriyi okuyan program görevlileri ve inceleme panelleri). Riskler yoğunlaşmıştır (bir teklif, bir döngü, altı aylık bekleme). Ve açıklama kuralları NIH, NSF ve Horizon Europe arasında önemli ölçüde farklılık gösterir; bunların yanlış anlaşılması sadece utanç değil, finansman bütünlüğü sorunları da yaratır.

Bu kılavuz, yapay zekanın bir hibe teklifinde yasal olarak nerede yardımcı olduğunu, nerede yardımcı olmadığını, her büyük fon sağlayıcının şu anda nelere izin verdiğini ve açıklamaya ihtiyaç duyduğunu ve kısıtlamalara saygılı bir iş akışını açıklamaktadır.

Hibe yazımını şekillendiren kısıtlamalar

Herhangi bir düzenlemeden önce ne üzerinde çalıştığınızı anlayın. Kısıtlamalar tavsiye niteliğinde değildir.

Sayfa veya karakter sınırlamaları mutlaktır. NIH R01 araştırma stratejisi 12 sayfadır. NSF ana proje açıklaması 15 sayfadır. Horizon Europe RIA/IA tekliflerinin 45 sayfalık Kısım B sınırı vardır. Bir paragrafın bile üzerinden geçmek çoğu ajansta otomatik olarak reddedilmeyi tetikler; teklifiniz incelenmez, nokta.

Yazı tipi ve biçimlendirme kontrol edilir. NIH, Arial, Helvetica, Palatino Linotype veya Georgia'nın minimum 11 punto olmasını gerektirir. NSF, Times New Roman, Helvetica veya 1 inç kenar boşluklu 11 puntolu benzerini gerektirir. İkisi de kontrol ediyor. Programlar 10,5 puntoluk yazı tipi önerilerini reddetti.

Zorunlu bölümler isteğe bağlı değildir. NIH teklifleri Özel Amaçları, Önemi, Yeniliği, Yaklaşımı içermelidir. NSF Fikri Değer ve Daha Geniş Etkilerin esaslı bir şekilde ele alınmasını gerektirir. Horizon Europe Mükemmellik, Etki ve Uygulama gerektirir. Gerekli herhangi bir bölümün eksik olması ölümcüldür.

İnceleyen kişi hızlı okur. Bir program görevlisinin veya paneli inceleyen kişinin bir döngüde değerlendirecek 8-15 teklifi olabilir. Gözden geçiriyorlar. Başlıkları tarıyorlar. İlk bir veya iki sayfada yargılarda bulunuyorlar. Özel Amaçlar (NIH) veya ilk iki sayfa (NSF) orantısız bir ağırlık taşır.

Bu kısıtlamalar, hibe bağlamında düzenlemenin ne anlama geldiğini tanımlar. Her kesintiye, her yeniden yapılanmaya, her kelime değişikliğine saygı duyulması gerekiyor.

Where AI legitimately helps

Bu kullanımlar, bütünlük sorunları yaratmadan daha iyi teklifler üretir.

Özel Amaçlar güncellendi (NIH). Özel Amaçlar sayfası, bir NIH teklifinin en çok okunan kısmıdır. Yapay zeka, dört temel cümleyi (ne biliyoruz, ne bilmiyoruz, ne öneriyoruz, etkisi ne olacak) sıkılaştırmak için mükemmeldir. Düzenle, sıfırdan oluşturmayın.

Önem bölümünün daraltılması. Önem bölümleri genellikle dolguludur; yazarlar aşırı alıntı yapar, çerçeveyi aşırı kullanır ve aşırı açıklama yapar. Netlik ve kısalık için yapay zeka düzenlemesi burada içeriği değiştirmeden basittir.

Disiplinlerarası incelemeciler için jargon azaltılmıştır. NSF ve Horizon Europe incelemeciler genellikle birbirine yakın alanlardan gelmektedir. Yapay zeka, tanımlanması gereken disipline özgü jargonu işaretleyebilir ve kesinliği koruyan daha sade alternatifler önerebilir. Bu, uzman olmayanların değerlendirdiği Daha Geniş Etkiler (NSF) ve Etki (Horizon Europe) bölümleri için özellikle değerlidir.

Teklif genelinde tutarlılık. Haftalar boyunca birden fazla ortak araştırmacı tarafından hazırlanan uzun bir teklif, tutarsızlıklar biriktirir; farklı kısaltma tanımları, farklı fiil zamanları, aynı kavramın farklı çerçevelenmesi. Bölümler arası yapay zeka düzenlemesi bunları yakalar. Bunun için Kapsamlı düzenleme geçişiyle birlikte Yapay zeka düzeltme okuyucumuzu kullanın.

Ajansın tarzına düzyazı getirmek. NIH teklifleri, NSF tekliflerinden farklı okunur. Horizon Europe belirli çerçeveleri yönlendiren kendi değerlendirme kriterlerine sahiptir ("mükemmellik" iddiaları, "etki yolu" dili). Yapay zeka düzenlemesi, metnin içeriğini değiştirmeden ajansın beklenen siciline doğru kaydırabilir.

Ön yazının cilalanması. Ön yazı (NIH) veya teklif özeti (NSF) yoğun düzenlemeden faydalanabilecek kadar kısadır. Ajansa özgü çerçeveyle dergiler için işe yarayan kapak mektubu teknikleri geçerlidir.

Where AI should NOT do the work

Bu kullanımlar, sizin olması gereken önemli entelektüel katkının sınırlarını aşmaktadır.

Ön veri yorumu. Pilot verilerinizin neyi gösterdiği, hipoteziniz için ne anlama geldiği ve sınırlamalarının neler olduğu; bunlar bilimsel yargılardır. Yapay zeka, bunları nasıl ifade ettiğinizi geliştirebilir. Bunları sizin için yapamaz.

Yeni argümanlar. Diğerlerinin başarısız olduğu yerde sizin yaklaşımınızın neden başarılı olduğu, projenizin doldurduğu boşluk, hedeflerinizin altında yatan mekanik teori - bunların sizden gelmesi gerekir. Eleştirmenler genellikle bu dilin ne zaman genel olduğunu ve sıkı rekabetlerde genelin spesifik karşısında kaybettiğini anlayabilir.

Bütçe gerekçesi. AI ile bütçe gerekçesi taslağı hazırlamayın. Rakamların yanlış anlaşılması çok kolaydır ve incelemeciler ve hibe yönetim görevlileri dikkatlice kontrol ederler. Bunu kendiniz yazın; Yapay zekanın bunu düzeltmesini sağlayın.

Destek mektupları ve eskizler. Destek mektupları başkaları tarafından imzalanır; bırakın yapay zekayı, bunların taslağını bile hazırlamamalısınız. Biyoskeçler formülseldir ancak doğru kişisel geçmiş gerektirir.

İnceleyenlerin özet beyanlarına verilen yanıtlar (yeniden gönderimler). İnceleyenlerin kaygılarını ele alan yeniden gönderime giriş, yapısal olarak inceleyenlere yanıt mektubuna benzer. Önemli yanıtlar sizin olmalıdır. Yapay zeka dilin sıkılaştırılmasına yardımcı olabilir; teknik durumu çözemez.

Agency-specific disclosure rules

Dikkatli dikkatin işe yaradığı yer burasıdır. Her fon sağlayıcı yapay zeka kullanımını farklı şekilde ele alıyor ve kurallar son iki yılda birçok kez değişti. Aşağıdakiler 2026 ortası itibarıyla günceldir.

NIH. Mevcut kılavuz, düzenleme ve dil iyileştirme için yapay zeka araçlarına olanak tanır. Kullanım, hangi aracın ve hangi bölümlerin ayrıntılarıyla birlikte teklif ön yazısında açıklanmalıdır. Yapay zeka bilimsel içerik, hipotez veya yorum üretmek için kullanılamaz. Akran değerlendirmecilerinin teklifleri değerlendirmek için yapay zeka araçlarını kullanması yasaktır (bu sizi dolaylı olarak etkiler; teklifiniz insanlar tarafından okunur).

NSF. Mevcut rehberlik, yapay zekanın düzenleme yardımına olanak sağlar. Yapay zekanın kapsamlı bir şekilde kullanılması durumunda proje açıklamasında açıklama yapılması gerekir. Yapay zeka tarafından oluşturulan metinler yasak değildir ancak açıklanmalıdır. NSF, teklif hazırlığında yapay zeka kullanımı konusunda NIH'den daha hoşgörülüdür ancak açıklama formatı konusunda daha katıdır.

Horizon Europe. Mevcut en katı çerçeve. Teklifin özel bir bölümünde açıklama yapılması zorunludur. Fikir üretmede yapay zeka kullanımı sınırlıdır; Düzenlemede yapay zeka kullanımına açıklama ile izin verilir. Değerlendirme panellerine açıkça "başvuru sahiplerinin gerçek katkısını" değerlendirme talimatı verilmiştir; başvuranların kendi düşüncelerini maskeleyen yoğun yapay zeka kullanımı, uygun şekilde açıklandığında bile puanlara zarar verebilir.

Wellcome Trust, ERC ve diğer büyük fon sağlayıcılar. Her birinin kendi kılavuzu vardır ve çoğu, politikalarını 2025'te yayınlamış veya güncellemiştir. Gönderdiğiniz döngü için her zaman mevcut fon sağlayıcı kılavuzunu kontrol edin; bunlar dergi kılavuzlarından daha hızlı değişir.

Tüm büyük fon sağlayıcılar arasında ortak gereksinimler. AI, teklifin katılımcısı veya yazarı olarak listelenemez. Başvuru sahipleri içeriğin tüm sorumluluğunu üstlenirler. Herhangi bir AI kullanımı açıklanmalıdır; ifşa edilmemesi araştırma bütünlüğü sorunu olarak ele alınır.

Akademik yayıncılıkta yapay zeka açıklamalarının daha geniş bir resmini görmek için Yapay zeka kullanımı açıklama bildirimi kılavuzumuza bakın — şablonların çoğu hibe bağlamına uyarlanır.

Kısıtlamalara uyan bir iş akışı

Açıklama veya bütünlük sorunları yaratmadan daha iyi teklifler üreten bir sıra.

1. Adım: Önce tüm teklifin taslağını kendiniz hazırlayın. Özel Amaçlar, Önem, Yenilik, Yaklaşım (NIH); Fikri Değer ve Daha Geniş Etkilere Sahip Proje Açıklaması (NSF); Mükemmellik, Etki, Uygulama (Horizon Europe). Herhangi bir yapay zeka müdahalesinden önce taslağı tamamen hazırlayın. Teklifin özü - ne önerdiğin, neden ve nasıl - senden geliyor.

2. Adım: Kendi kendine düzenleme geçişini çalıştırın. Yüksek sesle okuyun. Dolguyu kesin. Sayfa veya karakter sayısını doğrulayın. İlk taslakların çoğu limitin %15-25 üzerindedir ve yapısal kesintilere ihtiyaç duyar. Kelimeleri kesme kılavuzu ile aynı teknikleri uygulayın.

3. Adım: Özel Hedefler (NIH) veya ilk iki sayfa (NSF/Horizon) üzerinde yapay zeka düzenleme geçişi. Bu sayfalar orantısız bir ağırlık taşır. Bunları düzeltme okuyucusuna yapıştırın, Standart düzenleme geçişini çalıştırın, izlenen değişiklikleri ayrı ayrı inceleyin. Sıkılaştıran veya netleştiren değişiklikleri kabul edin; Sesinizi düzleştiren veya belirginliği ortadan kaldıran değişiklikleri reddedin.

4. Adım: Bölüm bölüm düzenleme geçişi. Teklifi alt bölüm boyutunda parçalar (500-1.000 kelime) halinde ilerleyin. Aynı Standart geçişi çalıştırın. İki hata moduna dikkat edin: genel ifadeler içeren düzenlemeler ve teknik iddiaları ustaca değiştiren düzenlemeler. Her ikisini de reddet.

5. Adım: Tüm belge boyunca tutarlılık geçişi. Kısaltma tutarsızlıklarını, zaman kaymalarını ve kesit terminolojisindeki sapmaları yakalamak için birleştirilmiş belge üzerinde Kapsamlı bir düzenleme geçişi çalıştırın. Tutarlılık düzenlemelerini kabul edin; önemli değişiklikleri doğrulayın.

6. Adım: Son sesli okuma. Mümkünse teklifi başından sonuna kadar yüksek sesle okuyun. Yapay zeka tarafından düzenlenen metin bazen tek başına düzgün görünür ancak paragraflar arasında aynı görünür. Birden fazla bölümün ritmi aynıysa, varyasyonun bir kısmını manuel olarak geri yükleyin.

7. Adım: Açıklamayı yazın. Ajansınıza uygun şablonu kullanın. Hangi aracın, hangi bölümlerin ve hangi rolün oynadığı konusunda net olun. Genel açıklama ayrıntılı açıklamadan daha kötüdür.

8. Adım: Sayfa veya karakter sayısını bir kez daha kontrol edin. Düzenleme bazen sözcük ekler. Hala limit dahilinde olduğunuzu doğrulayın ve marj kazandıysanız, madde eklemeye mi yoksa marjı nefes alma alanı olarak mı bırakmaya karar verin.

9. Adım: Ortak araştırmacının imzalanması. Her yardımcı araştırmacı ve kilit personel nihai teklifi okumalı, yapay zeka kullanımı hakkında bilgi sahibi olmalı ve onaylamalıdır. Bir program görevlisiyle yapılan bir tartışma sırasında sürpriz bir açıklama, açıklanan açıklamadan çok daha kötüdür.

10. Adım: Son biçimlendirme kontrolü. Yazı tipi boyutu, kenar boşlukları, satır aralığı, sayfa sayısı — tümünü çağrıya göre doğrulayın. Ajanslar dipnotta 10,5 puntoluk yazı önerisini reddetti. Teklifinizi biçimlendirme nedeniyle kaybetmeyin.

Common pitfalls

Özel Amaçlar kulağa genel geliyor. Yapay zeka tarafından düzenlenen Özel Amaçlar sayfalarının tanınabilir bir ritmi vardır: kısa konu cümlesi, iki cümlelik gerekçe, geçiş cümlesi. Gözden geçirenler bu modeli yeterince sık görüyor ve artık aşırı düzenleme için bir işaret olarak görülüyor. Özel Hedefleriniz, bu yıl okuduğunuz diğer Yapay Zeka düzenlemeli Özel Hedefler gibi görünüyorsa, her hedefin üçüncü ve dördüncü cümlesinde kendi sesinizi yeniden belirtin.

İnovasyon yapmayan inovasyon bölümü. İnovasyon bölümleri (NIH) ve Mükemmellik bölümleri (Horizon Europe), yenilikler hakkında güçlü ve spesifik bir iddiada bulunmanızı gerektirir. Yapay zeka düzenlemesi, iddiaları korunan bir dille yumuşatma eğilimindedir. Geri itin. Kazanan, güçlü spesifik iddiadır.

Ortak metin olarak Daha Geniş Etkiler. NSF incelemecileri binlerce Geniş Etkiler bölümünü görüyor. Yapay zeka düzenlemesi, diğer Geniş Etkiler bölümleri gibi okunan sürümler üretme eğilimindedir. En güçlü Geniş Etkiler bölümleri, belirli, adlandırılmış nüfuslara ve sonuçlara bağlı spesifik, somut faaliyetleri tanımlar. Düzgünlüğe değil, spesifikliğe göre düzenleyin.

Ön yazının güncellenmesinin unutulması. Teklifi büyük ölçüde revize ettikten sonraki son döngünün aynısı olan bir teklif ön yazısı dikkatsizliği işaret eder. Mevcut teklifin çerçevesini ve önceki incelemelere verilen yanıtları yansıtacak şekilde kapak mektubunu düzenleyin.

Destek mektupları sürükleniyor. Hedeflerinizi revize ettiyseniz önceki sürüm için yazılan destek mektupları eşleşmeyebilir. Teklifinizin yapay zeka tarafından düzenlenmesi bu sorunu çözmez; mektup yazarlarıyla koordineli çalışmanız gerekir.

Açıklama uyumsuzluğu. Ön yazınızda yapay zekayı yalnızca düzenleme amacıyla kullandığınız belirtiliyor. Teklifiniz açıkça yapay zeka tarafından oluşturulmuş bir bölüm içeriyor. Gözden geçirenler ve program görevlileri bu tür uyumsuzlukları beklediğinizden daha sık yakalıyor. Açıklamanızı gerçek kullanımınızla eşleştirin.

See the Full AI Proofreader

Tracked-changes editing for grants and proposals. Free tier includes every feature.

Frequently asked questions

S: Teklifimi düzenlemek için yapay zeka kullanmak fonlanabilirlik puanıma zarar verir mi?

Başlangıçta bahsettiğimiz Nature analizi, yapay zeka tarafından düzenlenen tekliflerin ortalama olarak daha yüksek puanlara sahip olduğunu gösterdi, ancak düzenleme tek tip veya şablonlu düzyazı ürettiğinde bir alt kümenin daha düşük puanlar gösterdiği görüldü. Belirleyici faktör düzenlemenin derinliğidir. Yapay zeka, yazdığınız metni cilalamak için kullanılır; garip cümleleri düzeltmek, dolguları sıkılaştırmak, yazım hatalarını yakalamak genellikle yardımcı olur. Yapay zeka, önemli içerik oluşturmak, Önem argümanlarının taslağını çıkarmak veya teklifleri genel bir ritim acısına dönüştürmek için kullanılır. Satırın düzenleme tarafında kalın; AI yardımcı olur.

S: Yapay zeka kullanımıyla ilgili açıklamamın ne kadar açık olması gerekiyor?

Ajansın spesifiklik gerekliliklerini eşleştirin. NIH şu anda aracı ve oynadığı rolü tanımlayan kısa bir ön yazı kabul etmektedir. NSF, yapay zekanın kapsamlı bir şekilde kullanılması durumunda proje açıklamasında biraz daha ayrıntı istiyor. Horizon Europe hangi aracın, hangi bölümlerin ve hangi rolün oynadığına ilişkin ayrıntıların yer aldığı özel bir bölüm gerektirir. Belirsiz açıklamalar ("hazırlık aşamasında yapay zeka araçları kullanıldı") Horizon Europe ve giderek artan bir şekilde NIH tarafından uyumsuz olarak değerlendiriliyor. Spesifiklik sizi korur.

S: Bir Horizon Europe teklifini ana dilimden İngilizceye çevirmek için yapay zekayı kullanabilir miyim?

Evet, ifşa ile. Yapay zeka çevirisi artık anadili İngilizce olmayan ve İngilizce çağrılara başvuran adaylar için standart uygulama olarak kabul ediliyor. Kullanılan aracı açıklayın (DeepL, AI çevirmenimiz veya diğer), çevrilmiş tüm içeriğin akıcı İngilizce bilen yazarlar tarafından incelendiğini onaylayın ve çevrilmiş metinde yapılan önemli düzenlemelerin de açıklandığını doğrulayın. Horizon Europe, ana dili İngilizce olmayan başvuru sahiplerini, doğru şekilde açıklandığı takdirde çeviri araçlarını kullanmaları nedeniyle açıkça cezalandırmaz.

S: Ortak çalışanlarım teklifi düzenlemek için yapay zeka kullandığımı bilmiyor. Yapmaları gerekiyor mu?

Evet. Teklifte adı geçen her ortak araştırmacı ve kilit personel içerikten sorumludur; bu da, teklifin hazırlanmasında hangi araçların kullanıldığını bilmeleri gerektiği anlamına gelir. Bu bir nezaket değil; Çoğu açıklama şablonu, listelenen tüm personelin bilgi sahibi olmasını gerektirir. Program görevlisi tartışmaları veya ödül sonrası sorgulama sırasında sürpriz açıklamalar ekibin güvenilirliğine zarar verir ve gelecekteki finansman kararlarını etkileyebilir. Ortak PI'larla yapay zeka kullanımı görüşmesini gönderimden sonra değil, öncesinde yapın.