AI Proofreading for Conference Papers (IEEE, ACM, NeurIPS): Last-Mile Editing Under Deadline

NeurIPS penyerahan dibuka pada pertengahan Mei tahun ini. Menjelang tarikh akhir, sistem memproses kira-kira 19,000 kertas dalam 36 jam terakhir. Sebilangan kecil yang bermakna telah ditarik balik atau ditolak secara automatik kerana pelanggaran pemformatan yang mungkin ditangkap oleh pengarang dengan senarai semak selama tiga puluh minit. IEEE persidangan melihat corak yang serupa. ACM kertas SIG juga. Gabungan had halaman yang ketat, fail gaya mandatori dan peraturan anonim dua buta menjadikan penyerahan persidangan menjadi latihan ketepatan yang kebanyakannya mekanikal — dan itu kebanyakannya diraba dalam 24 jam yang lalu.

Panduan ini adalah mengenai kerja batu terakhir. Bukan cara menulis kertas yang baik; cara menghantar yang bersih tanpa melanggarnya dalam suntingan akhir. Kami akan membincangkan perkara yang berbeza antara persidangan dan jurnal, perangkap fail gaya khusus untuk IEEE, ACM dan NeurIPS, semakan anonimasi yang menangkap kesilapan mudah, senarai semak 48 jam terakhir yang kami cadangkan kepada pengarang yang bekerjasama dengan kami, perangkap sedia kamera yang menangkap walaupun pengarang berpengalaman, dan tarikh akhir tekanan pengeditan AI yang disesuaikan.

Why conferences differ from journals

Lima perbezaan membentuk penyerahan persidangan dengan cara yang penting untuk pengeditan terakhir.

Had halaman yang ketat, dikuatkuasakan dengan keras. Had halaman jurnal selalunya merupakan cadangan. Had halaman persidangan biasanya tegas — 8 atau 9 halaman kandungan serta bahagian rujukan panjang tetap. Limpahan oleh walaupun perenggan mencetuskan penolakan automatik di kebanyakan tempat. Kebanyakan tabiat penyerahan jurnal (tulis panjang, potong jika diminta) membuat anda ditolak di persidangan.

Fail gaya mandatori. Persidangan membekalkan fail gaya LaTeX (atau templat Word) yang mesti digunakan oleh pengarang. Fail gaya mengawal margin, fon, format petikan, gaya tajuk bahagian, jarak baris. Mengubah suai fail gaya untuk mendapatkan ruang adalah dilarang dan biasanya dikesan. Kesilapan dengan fail gaya adalah satu-satunya sumber terbesar penolakan pemformatan.

Penanomaan di tempat dua buta. Banyak persidangan CS teratas (NeurIPS, ICML, ACL, EMNLP, ICLR) menggunakan semakan dua buta. Pengarang mesti mengalih keluar maklumat pengenalpastian daripada penyerahan — nama pengarang, gabungan, pengakuan, petikan sendiri yang diungkapkan dalam mengenal pasti cara. Rujukan diri seperti "dalam kerja terdahulu kami [12]" perlu menjadi "dalam kerja terdahulu [12]" atau "seperti yang ditunjukkan oleh [12]." Menangkap penyahnamaan yang terlepas adalah sebahagian daripada senarai semak terakhir.

Kitaran semakan yang ketat. Semakan persidangan berlaku pada jadual tetap dengan minggu, bukan bulan. Keletihan pengulas adalah nyata dan muncul sebagai maklum balas ringkas. Tanggapan pertama — halaman pertama, separuh halaman pertama abstrak — membawa lebih berat daripada dalam semakan jurnal. Mengedit untuk perkara impak halaman pertama.

Sedia kamera ialah suntingan berasingan. Kebanyakan persidangan menerima dahulu, kemudian meminta versi "sedia kamera" yang menggabungkan maklum balas pengulas, mungkin mempunyai had halaman yang berbeza sedikit dan mestilah dalam gaya terakhir. Suntingan sedia kamera ialah tempat ramai pengarang memecahkan kertas yang diterima mereka dengan mengedit terlalu agresif dalam fail gaya yang berbeza.

Style-file traps

Tiga fail gaya tempat yang besar masing-masing mempunyai beberapa gotcha khusus.

Persidangan IEEE (IEEEtran). Templat persidangan IEEE menggunakan susun atur dua lajur dengan margin yang ketat. Antara kesilapan penulis yang paling lazim: menukar pemisah lajur atau saiz margin untuk mendapatkan ruang tambahan (dilarang, dan selalunya dikesan), mengubah gaya bibliografi (mestilah kekal IEEE), serta menggunakan pelarasan \vspace atau \setlength untuk memampatkan ruang menegak. Langkah penjimatan ruang yang dibenarkan ialah penulisan semula perenggan, mengecilkan saiz rajah, dan memampatkan jadual — bukan perubahan gaya. Format bibliografi khusus IEEE juga mempunyai beberapa keanehan: nombor halaman diletakkan pada kedudukan tertentu, nama jurnal disingkatkan kepada senarai standard, dan prosiding persidangan diformatkan dengan konvensyen tahun-dan-lokasi tertentu.

ACM (acmart). Templat ACM acmart mempunyai beberapa "perisa" — sigconf, sigchi, acmsmall, acmlarge — dan arahan persidangan menentukan yang mana satu untuk digunakan. Menggunakan perisa yang salah menghasilkan kertas yang kelihatan betul tetapi gagal dalam semakan automatik ACM. Senarai rujukan mesti menggunakan Format Rujukan ACM. Banyak persidangan juga memerlukan ACM Konsep dan Kata Kunci CCS pada halaman pertama; ini adalah wajib dan mudah dilupakan.

NeurIPS / ICML / ICLR. Fail gaya NeurIPS menguatkuasakan reka letak lajur tunggal dengan jidar, fon dan jarak baris tertentu. Had halaman biasanya 9 halaman kandungan ditambah rujukan tanpa had. Bahan tambahan dimasukkan ke dalam fail berasingan dengan had halamannya sendiri. Ralat pengarang yang paling biasa ialah terlupa untuk mengulas bendera akhir \usepackage{neurips_2026} (untuk sedia kamera, bendera ditetapkan; untuk penyerahan awal, ia ditetapkan secara berbeza — kesilapan ini mencetuskan kegagalan penganamaan). Templat NeurIPS juga mempunyai format khusus untuk abstrak dan pengenalan yang beberapa pengarang menimpa secara tidak sengaja.

Penyemakan anonim menyemak penyerahan dua buta

Untuk mana-mana tempat dua buta, pas anonimasi berhati-hati ialah perbezaan antara semakan dan penolakan meja.

Alih keluar nama pengarang dan gabungan. Fail gaya biasanya menyediakan bendera (cth., \submissiontrue dalam NeurIPS) yang menggantikan nama pengarang dengan "Pengarang Tanpa Nama." Tetapkan bendera. Sahkan dengan menyusun dan menyemak halaman tajuk.

Tanpa nama bahagian pengakuan. Pengakuan selalunya mengandungi sumber pembiayaan atau terima kasih kepada orang tertentu yang mengenal pasti makmal. Alih keluar keseluruhan bahagian untuk penyerahan awal. Tambahkannya semula dalam kamera sedia.

Frasa semula petikan sendiri. "Dalam kerja kami sebelum ini [Smith et al., 2024]" mengenal pasti anda. Tukar kepada "Dalam kerja terdahulu [Smith et al., 2024]" atau "Smith et al. [2024] menunjukkan..." Petikan kekal; pembingkaian berubah.

Semak metadata PDF. Fail PDF membawa metadata yang menunjukkan nama pengarang, perisian yang digunakan dan kadangkala laluan fail pada komputer pengarang. Jalankan exiftool atau gunakan pemapar metadata untuk menyemak. Kebanyakan enjin LaTeX membenamkan metadata secara automatik; penyelesaiannya ialah mengosongkannya sebelum penyerahan.

Check filenames. A filename like smith_paper_v3.pdf deanonymizes you. Rename before upload.

Semak pautan dan URL. Pautan GitHub ke github.com/yurusername/project mengenal pasti anda. Untuk buta dua kali, sama ada alih keluar pautan, gantikan dengan versi tanpa nama atau gunakan perkhidmatan paper-anon yang mengehoskan salinan tanpa nama.

Semak bahan tambahan. PDF, kod dan fail data tambahan semuanya memerlukan rawatan anonimasi yang sama. Banyak penyerahan tidak dikenali oleh fail tambahan yang penulis terlupa untuk gosok.

The last-48-hours checklist

Urutan praktikal untuk dua hari terakhir sebelum tarikh akhir.

T-48 hours: final draft complete.

• Baca kertas hujung ke hujung, dengan kuat jika boleh.
• Sahkan semua angka dirujuk, semua rujukan dipetik, semua bahagian hadir.
• Semak kiraan halaman berbanding had tempat. Jika anda sudah selesai, mulakan memotong sekarang.

T-36 hours: editing pass.

• Jalankan kertas melalui pembaca pruf AI untuk tatabahasa dan nada. Untuk LaTeX, tampal bahagian prosa demi bahagian menggunakan LaTeX aliran kerja pruf untuk mengelakkan pecah matematik atau petikan.
• Semak perubahan yang dijejaki dengan sengaja. Untuk pengeditan tarikh akhir, condong ke arah menerima perubahan yang mengetatkan, menolak perubahan yang meratakan suara atau memperkenalkan kekaburan.
• Gunakan suntingan kembali pada sumber LaTeX atau fail Word. Susun selepas setiap bahagian utama.

T-24 hours: structural check.

• Sahkan fail gaya adalah betul dan tidak diubah suai.
• Sahkan semua rajah dan jadual bersaiz betul dalam kekangan lajur atau halaman.
• Semak abstrak adalah dalam had perkataan/karakter tempat.
• Untuk tempat dua buta, jalankan senarai semak anonimasi penuh di atas.
• Penyusunan akhir. Semakan bilangan halaman. Jika masih lagi, lakukan pemotongan struktur daripada panduan perkataan memotong kami.

T-12 hours: submission dry run.

• Buka portal penyerahan. Muat naik PDF anda. Jangan serahkan lagi — sahkan perkara yang diterima oleh portal.
• Jika portal melakukan semakan format automatik (NeurIPS, ICML, banyak persidangan IEEE melakukan ini), betulkan apa sahaja yang dibenderakannya. Semakan portal ialah versi paling berwibawa bagi "adakah penyerahan ini dikira sebagai sah."
• Sahkan muat naik bahan tambahan dengan betul jika diperlukan.

T-4 hours: final read and submit.

• Bacaan terakhir untuk kesilapan menaip yang terselamat daripada penyuntingan.
• Serahkan. Jangan tunggu sejam terakhir — sistem penyerahan kerap ranap pada jam terakhir.
• Sahkan e-mel pengesahan penyerahan tiba.

Kesilapan yang dilakukan oleh kebanyakan pengarang ialah meninggalkan pas pengeditan kepada T-12 atau T-6. Penyuntingan memperkenalkan kerosakan saat akhir (LaTeX ralat kompilasi, hanyut petikan) yang memerlukan masa pembetulan dan penyusunan semula yang anda tiada di T-4.

Sedia kamera: perangkap yang menangkap pengarang berpengalaman

Penerimaan bukanlah pengakhiran penyuntingan. Versi sedia kamera mempunyai tarikh akhir sendiri, selalunya 4-6 minggu selepas penerimaan, dan keperluannya sendiri. Banyak kertas kerja yang diterima ditarik balik pada kamera sedia kerana pengarang memecahkannya dalam suntingan akhir.

The common failure modes:

Diedit dalam fail gaya yang salah. Sesetengah tempat menggunakan fail gaya yang berbeza untuk sedia dengan kamera berbanding untuk penyerahan. Menggunakan fail gaya penyerahan menghasilkan kertas yang tidak memenuhi keperluan akhir. Baca arahan sedia kamera dengan teliti; fail gaya biasanya berbeza.

Menambah terlalu banyak kandungan baharu. Pengulas meminta penjelasan. Anda menambah mereka. Kertas itu pergi daripada 9 halaman kepada 10. Anda melebihi had sedia untuk kamera dan tiada sambungan. Pelajaran: belanjakan pengeditan sedia kamera anda terhadap had halaman sebelum anda mula, bukan selepas.

Penyahnamaan dipulihkan secara tidak betul. Menambah nama pengarang kembali, memulihkan pengakuan dan menambah petikan pembiayaan adalah tugas sedia kamera. Melakukannya dengan salah (cth., menambah nama pengarang tetapi melupakan pengiktirafan) menarik perhatian pembaca yang berhati-hati.

Memecahkan angka atau jadual. Mengubah saiz angka untuk menjadikan ruang dalam kamera sedia boleh menghasilkan label yang tidak boleh dibaca atau kandungan luar halaman. Sentiasa susun dan sahkan secara visual selepas sebarang pelarasan angka.

Terlupa untuk mengemas kini bibliografi. Pengulas kadangkala mencadangkan rujukan. Menambahnya akan mengubah nombor petikan di seluruh kertas jika anda menggunakan petikan berangka. Sahkan semua petikan dalam teks masih diselesaikan dengan betul.

Pendekatan selamat: layan kamera sedia sebagai penyerahan kedua penuh dan bukannya sentuhan. Jadualkannya dengan cara itu. Benarkan sekurang-kurangnya 2-3 hari untuk pas pengeditan, bukan petang yang sama dengan tarikh akhir.

AI editing under deadline pressure

Aliran kerja yang menghasilkan pengeditan bersih tanpa memecahkan kertas pada waktu akhir.

Langkah 1: Potong kertas. Jangan tampalkan keseluruhan sumber LaTeX ke dalam alat. Potongan mengikut bahagian (abstrak, pengenalan, kerja berkaitan, kaedah, eksperimen, kesimpulan). Untuk kertas LaTeX, aliran kerja penyemakan pruf LaTeX/Overleaf meliputi sistem pemegang tempat untuk matematik dan petikan.

Langkah 2: Jalankan pas pengeditan Standard pada setiap bahagian. Standard ialah kedalaman yang tepat untuk kerja tarikh akhir — ia menangkap tatabahasa, mengetatkan frasa dan meningkatkan kejelasan tanpa menyusun semula hujah. Elakkan Komprehensif di bawah tarikh akhir; ia membuat perubahan yang lebih agresif anda mungkin tidak mempunyai masa untuk menyemak dengan teliti.

Langkah 3: Terima secara konservatif. Di bawah tarikh akhir, peraturan yang betul ialah "terima perubahan yang mengetatkan atau betul dengan jelas; menolak apa-apa yang samar-samar." Perubahan yang anda tidak boleh menilai dengan cepat ialah perubahan untuk ditolak. Pra-tarikh bukanlah masa untuk mempertimbangkan sama ada frasa alternatif adalah benar-benar lebih baik; sudah tiba masanya untuk mengunci peningkatan yang jelas dan menghantar.

Langkah 4: Susun selepas setiap bahagian. LaTeX kertas terutamanya. Perubahan yang memecahkan kompilasi yang ditemui pada jam T-2 adalah kes terburuk. Menemuinya pada T-20 jam selepas pengeditan bahagian membolehkan anda membetulkannya tanpa panik.

Langkah 5: Bacaan akhir dan serahkan awal. Serahkan pada jam T-4 hingga T-6, bukan T-1. Sistem penyerahan persidangan ranap, internet terputus, fail yang anda muat naik adalah versi yang salah. Penampan adalah penting.

Common author errors

Senarai pendek ralat yang kami lihat menangkap pengarang berpengalaman.

Akronim ditakrifkan dalam abstrak, tidak ditakrifkan dalam kandungan. Abstrak dihuraikan secara berasingan; badan perlu mentakrifkan akronim semula pada penggunaan pertama.

Rujukan yang tidak muncul dalam bibliografi. \cite{smith2024} pada kunci yang tiada dalam fail .bib menghasilkan ? dalam PDF yang disusun. Sentiasa semak output yang disusun untuk petikan yang tidak dapat diselesaikan.

Angka dengan teks yang lebih kecil daripada 8 mata. Kebanyakan tempat memerlukan saiz fon minimum dalam angka. Angka yang dipaparkan dengan label paksi 6 mata akan dibenderakan pada semakan automatik.

Jadual yang melimpahi lajur. Jadual lebar dalam reka letak dua lajur yang keluar dari halaman menunjukkan dengan buruk. Gunakan \resizebox atau pivot jadual agar muat.

Tiada keperluan tambahan. Banyak tempat memerlukan senarai semak (NeurIPS senarai semak kebolehulangan, ICML penyataan etika) sebagai tambahan. Kehilangannya menyebabkan meja kertas ditolak.

Versi yang salah dimuat naik. Anda telah menyusun versi terkini. Anda memuat naik versi dari dua jam yang lalu. Sahkan muat naik dengan memuat turun PDF selepas penyerahan dan menyemak cap waktu pada halaman pertama atau dalam metadata.

See the Full AI Proofreader

Tracked-changes editing for academic prose. Free tier includes every feature.

Frequently asked questions

S: Berapa banyak pengeditan yang perlu saya lakukan dalam 24 jam terakhir sebelum tarikh akhir?

Mengedit sahaja, bukan menulis. Bahan kertas hendaklah lengkap sebelum T-48 jam. 24 jam terakhir hendaklah dikhaskan untuk membaca pruf, mengetatkan, semakan anonimasi, pengesahan pemformatan dan penyusunan dan muat naik akhir. Menulis kandungan baharu di bawah tekanan tarikh akhir biasanya memperkenalkan ralat yang menangkap anda pada masa yang paling teruk. Jika sains tidak dilakukan di T-48, jawapannya adalah untuk menyerahkan versi yang lebih ketat tentang apa yang telah dilakukan, bukan untuk menulis lebih banyak.

S: Adakah penyemak akan menyedari jika kertas kerja saya menghadapi masalah bahasa?

Ya, boleh dipercayai. Pengulas persidangan membaca dengan pantas dan membuat pertimbangan dengan cepat. Kertas dengan ralat tatabahasa yang konsisten atau frasa janggal dibaca sebagai kurang digilap, yang boleh mengalihkan garis sempadan terima ke arah penolakan. Tempat teratas mempunyai pengulas yang membaca untuk kandungan dan menganggap bahasa adalah bersih; bahasa yang lebih kasar mendorong perhatian pengulas ke permukaan dan bukannya bahan. Melabur 2-4 jam dalam pas pengeditan bahasa sebelum penyerahan adalah masa hasil tinggi.

S: Patutkah saya menggunakan AI untuk menulis bahagian kertas persidangan saya?

Kebanyakan persidangan utama membenarkan pengeditan AI bagi kandungan tulisan pengarang dengan pendedahan. Menjana kandungan substantif dengan AI lebih dipertikaikan — sesetengah tempat melarangnya secara eksplisit (selalunya dalam abstrak atau bahagian tertentu), sesetengahnya memerlukan pendedahan, sesetengahnya menyerahkannya kepada pertimbangan pengarang. Baca panggilan untuk kertas kerja untuk tempat anda. Panduan pendedahan penggunaan AI kami merangkumi templat yang berfungsi di kebanyakan tempat. Apa sahaja yang anda lakukan, dedahkan. Penggunaan AI tersembunyi yang ditemui kemudian adalah lebih teruk daripada penggunaan yang didedahkan yang dibenarkan.

S: Kertas saya adalah sempadan melebihi had halaman. Apa yang saya buat?

Mengikut urutan jumlah yang mereka jimat tanpa mengubah kandungan: (1) Ubah saiz angka agar sesuai dengan ruang yang tersedia dengan lebih cekap. (2) Ketatkan kapsyen angka kepada satu atau dua ayat. (3) Pindahkan butiran sekunder kepada bahan tambahan jika tempat membenarkannya. (4) Gunakan potongan peringkat ayat daripada panduan perkataan pemotongan — kata nama zombi, kata penghubung berpasangan, "untuk," rantai lindung nilai. (5) Sebagai langkah terakhir, potong perenggan daripada kerja yang berkaitan atau perihalan eksperimen yang berlebihan. Jangan mampatkan jarak menegak dengan pelarasan \vspace; tempat mengesan perkara ini dan menganggapnya sebagai pelanggaran peraturan.