Cách viết thư xin việc tạp chí (Mẫu + AI Editor)

Một biên tập viên của một tạp chí có tầm ảnh hưởng cao nói với chúng tôi rằng họ dành 60-90 giây cho một lá thư xin việc trước khi quyết định gửi một bài báo để bình duyệt hay từ chối nó. Đó là nhiều thời gian hơn một chút so với thời gian bạn viết tiêu đề. Đó là thời gian ít hơn đáng kể so với thời gian họ dành cho phần tóm tắt.

Thư xin việc không phải là ấn tượng đầu tiên về bài viết của bạn - chính là tiêu đề của bạn. Nhưng chính khung hình mới quyết định liệu người biên tập có đọc phần tóm tắt một cách cẩn thận hay không. Hầu hết các thư xin việc được gửi đều lãng phí 60-90 giây đó. Hướng dẫn này sẽ trình bày về cấu trúc năm đoạn luôn hoạt động, những lỗi dẫn đến việc từ chối bàn làm việc, những điểm kỳ quặc quan trọng trong từng lĩnh vực cụ thể và quy trình chỉnh sửa AI sẽ thu hút được những gì bạn không để ý.

Những gì biên tập viên thực sự tìm kiếm

Thư xin việc không phải là bản tóm tắt. Chúng không phải là những bản tóm tắt. Chúng không phải là danh sách các tác giả. Chúng là câu trả lời chỉ trong một trang cho một câu hỏi: "Tại sao bài báo này lại phù hợp với tạp chí này vào lúc này?"

Người biên tập sẽ tìm kiếm bốn thứ theo thứ tự:

Phạm vi phù hợp. Bài viết có phù hợp với phạm vi đã nêu của tạp chí và các số phát hành gần đây không? Một biên tập viên quyết định điều này trong đoạn đầu tiên. Nếu thư xin việc của bạn không nêu tên phạm vi của tạp chí hoặc các chủ đề gần đây, người biên tập sẽ cho rằng bạn gửi một cách mù quáng - và những bài nộp mù quáng sẽ bị từ chối với tỷ lệ cao hơn.

Tuyên bố về tính mới. Bài báo này có gì mới? Tính mới phải được nêu dưới dạng một tuyên bố cụ thể chứ không phải dưới dạng một danh sách. "Chúng tôi mở rộng công việc trước" là quá mơ hồ. "Chúng tôi cung cấp bằng chứng thực nghiệm đầu tiên cho thấy X gây ra Y trong điều kiện Z" là cụ thể. Các biên tập viên mặc định hoài nghi về tính mới mơ hồ.

Sự phù hợp về phương pháp luận. Bài báo có sử dụng các phương pháp mà tạp chí quan tâm không? Một tạp chí y khoa quan tâm đến việc bạn có chạy RCT hay không. Tạp chí CS quan tâm đến việc bạn có so sánh điểm chuẩn với công nghệ tiên tiến hiện tại hay không. Hiển thị tín hiệu phương pháp phù hợp trong đoạn thứ hai của bạn.

Tính hợp pháp của tác giả. Các tác giả có đáng tin cậy để xử lý chủ đề này không? Bạn không bán mình mà là một câu neo ngắn gọn - "Tôi là một postdoc tại [tổ chức] làm việc về [lĩnh vực liên quan]" - giúp người biên tập kiểm tra độ tin cậy nhanh chóng.

Nếu thư xin việc của bạn trả lời bốn câu hỏi này một cách rõ ràng trong nửa đầu, thì nó đã nằm trong nhóm thư đầu tiên mà người biên tập thấy.

Cấu trúc 5 đoạn luôn hiệu quả

Đừng phát minh lại cấu trúc. Bộ xương này hoạt động trên các tạp chí STEM, khoa học xã hội, nhân văn và y học.

Đoạn 1 - Dòng gửi + phạm vi phù hợp. Nêu rõ rằng bạn đang gửi [tiêu đề] để được xem xét trong [tên tạp chí]. Nêu tên phạm vi đã nêu của tạp chí hoặc một số/số đặc biệt gần đây mà bài báo của bạn phù hợp. Hai đến ba câu.

Đoạn 2 — Tuyên bố về tính mới. Một câu cụ thể nêu rõ nội dung mới. Sau đó là một câu ngữ cảnh ngắn gọn về lý do tại sao điều này lại quan trọng vào lúc này. Tổng cộng có ba đến bốn câu.

Đoạn 3 - Phương pháp và kết quả chính. Những gì bạn đã làm chỉ trong một câu. Những gì bạn tìm thấy, trong một câu. Tại sao kết quả này lại có ý nghĩa quan trọng đối với độc giả của tạp chí, chỉ trong một câu. Tối đa bốn câu

Đoạn 4 - Tuyên bố tiêu chuẩn. Tuyên bố về quyền tác giả (tất cả các tác giả đã được phê duyệt, tác phẩm gốc, không được xem xét ở nơi khác). Tiết lộ tài trợ. Xung đột lợi ích. Hai đến bốn câu.

Đoạn 5 - Người đánh giá được đề xuất và kết thúc. Nếu tạp chí yêu cầu người đánh giá được đề xuất, hãy liệt kê 3-4 người cùng với các đơn vị liên kết và email. Nếu tạp chí cho phép những người phản biện bị loại trừ (vì xung đột), hãy nêu tên họ ở đây. Kết thúc bằng lời cảm ơn và thông tin liên lạc của bạn.

Đây là bộ xương ở dạng mẫu:

Kính gửi Tiến sĩ [Tên biên tập viên], 

Chúng tôi xin trân trọng gửi bản thảo có tựa đề "[Tiêu đề]" cho 
được xem xét dưới dạng [Bài báo / Thư / Đánh giá nghiên cứu] trong [Tạp chí 
Tên]. Công việc của chúng tôi phù hợp với phạm vi của [Tên tạp chí] là [phạm vi đã nêu 
khu vực], và chúng tôi tin rằng nó sẽ được quan tâm đặc biệt do 
sự nhấn mạnh gần đây của tạp chí về [chủ đề gần đây hoặc số đặc biệt]. 

Trong nghiên cứu này, chúng tôi cung cấp [tính mới cụ thể: thử nghiệm 
bằng chứng / bằng chứng chính thức / so sánh có hệ thống / tập dữ liệu] rằng [chính 
tìm kiếm]. Điều này giải quyết một [khoảng cách cụ thể] vẫn còn bỏ ngỏ 
kể từ [tham chiếu hoặc năm] và kết quả của chúng tôi có ý nghĩa trực tiếp 
cho [khu vực hiện trường]. 

Về mặt phương pháp luận, chúng tôi [tóm tắt phương pháp một câu, sử dụng thuật ngữ 
các giá trị tạp chí]. Phát hiện quan trọng của chúng tôi là [kết quả một câu với 
mức độ ảnh hưởng hoặc tầm quan trọng nếu thích hợp]. Chúng tôi tin rằng vấn đề này quan trọng 
cho độc giả của [Tên tạp chí] vì [một câu "thì sao"].

Bản thảo này đại diện cho tác phẩm gốc chưa được xuất bản 
ở nơi khác và không được tạp chí khác xem xét. Tất cả 
tác giả đã phê duyệt bài nộp. Nghiên cứu được tài trợ bởi [tài trợ 
nguồn]. Các tác giả tuyên bố [không có lợi ích cạnh tranh / những điều sau đây 
cạnh tranh lợi ích: ...]. 

Chúng tôi đã đề xuất những người đánh giá sau đây có chuyên môn phù hợp 
và không có xung đột lợi ích nào được biết đến: [Tên, Chi nhánh, Email] x 3-4. 
Chúng tôi trân trọng yêu cầu [Tên, Chi nhánh] không được mời tham dự 
xem xét do [lý do]. 

Chúng tôi mong chờ quyết định của bạn và hoan nghênh mọi câu hỏi. Cảm ơn bạn 
để bạn xem xét. 

Trân trọng, 
[Tên tác giả tương ứng] 
[Chức danh], [Cơ quan] 
[Email] 

Những lỗi thường gặp khiến bàn bị từ chối

Chúng tôi đã xem xét hàng trăm bức thư xin việc không được biên tập viên đọc lần đầu. Những sai lầm tương tự tái diễn.

Bán hàng thay vì giải thích. "Nghiên cứu đột phá của chúng tôi có ý nghĩa sâu sắc trên nhiều lĩnh vực" không cho người biên tập biết gì về công việc của bài báo của bạn. Tệ hơn nữa, nó kích hoạt bộ lọc của người biên tập đối với những bài gửi có chất lượng thấp. Mô tả cụ thể, không bao giờ bán.

Coi thư xin việc như một bản tóm tắt thứ hai. Nếu thư xin việc của bạn tóm tắt bài viết bằng những từ giống như bản tóm tắt của bạn thì bạn đã lãng phí bức thư. Thư xin việc phải trả lời “tại sao lại có tạp chí này”, điều mà phần tóm tắt thì không.

Liệt kê mọi kết quả trong bài. Chọn một kết quả. Kết quả tiêu đề. Biên tập viên sẽ đọc phần tóm tắt cho những người khác.

Quên đặt tên tạp chí một cách chính xác. Điều này nghe có vẻ hiển nhiên. Nó thường xuyên bị vi phạm. Thư xin việc gửi tới "Tổng biên tập" của "tạp chí" cho người biên tập biết rằng bạn có một mẫu mà bạn có thể sử dụng ở khắp mọi nơi. Sử dụng tên người biên tập (hiển thị trên trang web của tạp chí) và tên tạp chí đầy đủ.

Không tài trợ hoặc tiết lộ xung đột. Nhiều tạp chí sẽ từ chối một bản thảo không có đoạn tiết lộ thay vì đuổi theo bạn vì nó. Bao gồm nó ngay cả khi không có xung đột.

Chôn vùi tuyên bố về tính mới trong đoạn 4. Nếu người biên tập phải tìm hiểu những gì mới, họ sẽ không đào. Tuyên bố về tính mới thuộc đoạn 2, trong một câu cụ thể.

Người đánh giá được đề xuất có xung đột. Việc đề xuất người đánh giá từ tổ chức của bạn, phòng thí nghiệm tiến sĩ của bạn hoặc cộng tác viên thường xuyên của đồng tác giả sẽ làm suy yếu bức thư của bạn. Biên tập viên kiểm tra điều này. Đề xuất những người đánh giá có thể là người đánh giá mù quáng đáng tin cậy cho một người mà bạn chưa từng gặp.

Những vấn đề quan trọng của từng lĩnh vực cụ thể

Bộ xương ở trên hoạt động trên khắp các cánh đồng. Sự nhấn mạnh thay đổi.

Tạp chí y học và y sinh. Dẫn đoạn 2 với ý nghĩa lâm sàng - những thay đổi đối với bệnh nhân hoặc thực hành. Tuyên bố về tính mới phải bao gồm thiết kế nghiên cứu (RCT, đoàn hệ tương lai, đánh giá hệ thống). Việc tài trợ và tiết lộ xung đột được coi trọng hơn; số đăng ký dùng thử ở đoạn 3.

Các hội thảo và tạp chí về khoa học máy tính. Dẫn đầu bằng tuyên bố về điểm chuẩn hoặc lý thuyết. Các biên tập viên và người chủ trì chương trình muốn xem đường cơ sở so sánh và số tiêu đề. Đối với các hội nghị, thư xin việc thường là tùy chọn hoặc ngắn hơn; kiểm tra cuộc gọi. Đối với các tạp chí như TPAMI hoặc JMLR, cấu trúc tiêu chuẩn gồm 5 đoạn sẽ được áp dụng.

Tạp chí kỹ thuật. Dẫn đoạn 2 với lĩnh vực ứng dụng và những gì công việc cụ thể cho phép. Các biên tập viên muốn cả sự mới lạ về mặt kỹ thuật và tính thực tế "vậy thì sao". Các tuyên bố về khả năng tái tạo ngày càng được mong đợi ở đoạn 4.

Kinh tế và tài chính. Chiến lược nhận dạng thuộc về đoạn 2 bên cạnh tính mới. Các biên tập viên tại các tạp chí hàng đầu sẽ loại bỏ các bài báo có nhận dạng yếu trước khi đọc các phương pháp. Nêu rõ sớm "chúng tôi khai thác [thí nghiệm / công cụ / sự gián đoạn tự nhiên]" sớm.

Nhân văn và khoa học xã hội định tính. Dẫn đầu với sự đóng góp về mặt lý thuyết. Những đóng góp theo kinh nghiệm được đóng khung theo cách khác - "chúng tôi vẽ trên tập hợp X" thay vì "chúng tôi đã thử nghiệm". Đa nguyên phương pháp luận được chấp nhận nhiều hơn; bạn không cần phải bảo vệ một phương pháp phi định lượng, nhưng bạn cần phải trình bày rõ ràng.

Quy trình chỉnh sửa AI

Thư xin việc quá ngắn đối với một bản nháp chưa được chỉnh sửa. Nó quá quan trọng để gửi chưa chỉnh sửa. Đây là quy trình làm việc chúng tôi sử dụng.

Bước 1: Viết bản nháp thô theo khung năm đoạn. Chưa tối ưu hóa giọng điệu. Nắm bắt nội dung: phù hợp với phạm vi, tính mới, phương pháp, kết quả, tuyên bố, người đánh giá. Khoảng 30-45 phút.

Bước 2: Đọc to và cắt. Đọc to bức thư. Bất cứ nơi nào bạn vấp ngã, người biên tập cũng sẽ như vậy. Cắt trạng từ một cách tàn nhẫn. Cắt bỏ ngôn ngữ phòng ngừa rủi ro ("chúng tôi tin", "có thể là như vậy", "ở một mức độ nào đó"). Hầu hết các thư xin việc đều mất 15-20% số từ theo cách này.

Bước 3: Chạy hiệu đính âm điệu và ngữ pháp. Dán bức thư vào Trình hiệu đính AI của chúng tôi để có thẻ chỉnh sửa Tiêu chuẩn. Kết quả đầu ra nắm bắt được các vấn đề về cách diễn đạt, phòng ngừa rủi ro còn sót lại và ngữ pháp mà bạn sẽ không còn thấy nữa. Xem lại các thay đổi được theo dõi và chấp nhận hoặc từ chối một cách có chủ ý.

Bước 4: Thắt chặt câu mới lạ. Đây là câu quan trọng nhất trong bức thư. Đọc nó. Hỏi: liệu người biên tập có biết chính xác có gì mới chỉ từ câu này không? Nếu không, hãy viết lại. Đôi khi diễn giải câu có ba cách khác nhau và chọn cách mạnh nhất là con đường nhanh nhất để đến phiên bản phù hợp.

Bước 5: Quét lần cuối đối với danh sách kiểm tra từ chối trên bàn. Kiểm tra xem bạn đã đặt tên tạp chí đúng chưa. Kiểm tra xem tên người biên tập có chính xác không (xác minh trên trang tạp chí). Kiểm tra xem tuyên bố về tính mới có ở đoạn 2 hay không. Kiểm tra xem có tiết lộ thông tin hay không. Kiểm tra xem những người đánh giá được đề xuất không chia sẻ liên kết của bạn.

Quy trình công việc này biến một bản nháp dài 90 phút thành một bức thư trau chuốt dài 30 phút. Chỉ riêng phần hiệu đính đã nắm bắt được những điều mà bạn đã tự rèn luyện để bỏ qua.

Tại sao cùng một lá thư không có tác dụng cho mọi tạp chí

Một lá thư xin việc bạn viết cho Tạp chí A và sử dụng lại nguyên văn cho Tạp chí B hầu như luôn bị mất. Đoạn văn phù hợp với phạm vi là toàn bộ nội dung của bức thư và phạm vi phù hợp là dành riêng cho từng tạp chí.

Điều này không có nghĩa là phải viết lại toàn bộ bức thư cho mỗi lần gửi. Các phần về tính mới, phương pháp, kết quả và phần khai báo gần như giống hệt nhau trong các bài gửi. Đoạn 1 (phù hợp với phạm vi) và dòng cuối cùng của đoạn 2 (tại sao lại là bây giờ, tại sao lại là tạp chí này) là những phần đã thay đổi. Dành 10 phút cho mỗi lần gửi lại để cập nhật các phần đó; tái sử dụng mọi thứ khác

Người biên tập thường có thể biết khi nào đoạn 1 được tạo cho tạp chí của họ so với đoạn được dán vào. Các chủ đề gần đây được đặt tên, khung người đọc dành riêng cho tạp chí, tên người biên tập phù hợp - những tín hiệu này tạo nên độ tin cậy nhanh hơn bất kỳ điều gì khác trong thư.

See the Full AI Proofreader

Tracked-changes editing, citation-aware corrections, and 60+ languages. Free tier includes every feature.

Câu hỏi thường gặp

Q: Thư xin việc nên dài bao nhiêu?

Một trang, cách dòng đơn, cỡ chữ 11 hoặc 12. Nếu bạn đang chạy trên một trang, bạn đang đưa quá nhiều kết quả vào hoặc đệm phần phù hợp với phạm vi. Các biên tập viên coi trọng tính đồng nhất; hầu như mọi lúc, một máy nhắn tin chặt chẽ sẽ hoạt động tốt hơn một máy nhắn tin hai trang kỹ lưỡng. Một số tạp chí y khoa sẽ chấp nhận những bức thư dài hơn một chút để biết chi tiết đăng ký dùng thử, nhưng mục tiêu mặc định là một trang.

Q: Thư xin việc có nên lặp lại nội dung từ bản tóm tắt không?

Không. Phần tóm tắt mô tả những gì bài báo tìm thấy; thư xin việc mô tả lý do tại sao nó phù hợp với tạp chí này. Sẽ có sự trùng lặp trong kết quả tiêu đề (mỗi câu có một câu), nhưng cách bố cục sẽ khác nhau. Thư xin việc trả lời “tại sao ở đây, tại sao bây giờ”; câu trả lời trừu tượng "có gì trong bài báo." Nếu bạn muốn sao chép-dán giữa chúng thì bạn đang viết sai cả hai.

Q: Tôi có cần thư xin việc cho bài nộp sửa đổi không?

Có, và đó là một tài liệu khác — thư xin việc đã sửa đổi đi kèm với thư phản hồi cho người đánh giá. Nó nhắc nhở ngắn gọn người biên tập về ID bản thảo, các tài liệu tham khảo mà bạn đã sửa đổi để phản hồi phản hồi của người đánh giá và khẳng định lại sự phù hợp với phạm vi. Hai đoạn văn là đủ. Một số tạp chí xếp phần này vào thư phản hồi; kiểm tra hướng dẫn gửi lại của tạp chí.

Q: Tôi có thể sử dụng AI để viết toàn bộ thư xin việc không?

Chúng tôi khuyên bạn không nên sử dụng các thư xin việc hoàn toàn do AI tạo ra. Các biên tập viên ngày càng thích thú với những bài văn xuôi chung chung do AI viết và một lá thư xin việc đọc theo khuôn mẫu sẽ làm giảm độ tin cậy của bạn trước khi chúng đạt được phần tóm tắt. AI rất tuyệt vời để chỉnh sửa bản nháp của bạn - hiệu đính, thắt chặt đoạn văn, đánh bóng câu mới lạ - nhưng việc đóng khung nội dung phù hợp với phạm vi và tuyên bố về tính mới cần phải đến từ bạn. Sử dụng AI làm người đồng biên tập cho bản nháp bạn đã viết chứ không phải với tư cách là tác giả.