รายการตรวจสอบการส่งต้นฉบับ: 15 สิ่งที่ต้องตรวจสอบก่อนที่คุณจะกดส่ง
รายการตรวจสอบก่อนการส่งที่ใช้ได้จริงสำหรับเอกสารในวารสารวิชาการ ครอบคลุมการจัดรูปแบบ การอ้างอิง คุณภาพภาษา จดหมายปะหน้า และการตรวจสอบขั้นสุดท้าย
บรรณาธิการที่วารสารจิตวิทยาระดับกลางบอกเราว่าสิ่งที่น่าทึ่ง: 30% ของการส่งถูกปฏิเสธที่โต๊ะด้วยเหตุผลที่ไม่เกี่ยวข้องกับวิทยาศาสตร์ รูปแบบผิด ส่วนที่ขาดหายไป รายการอ้างอิงไม่สมบูรณ์ จดหมายปะหน้าที่ส่งไปยังวารสารที่ไม่ถูกต้อง การวิจัยอาจยอดเยี่ยม แต่ไม่เคยถึงผู้ตรวจสอบ
รายการตรวจสอบการส่งต้นฉบับของคุณคือแนวป้องกันสุดท้ายระหว่างการวิจัยหลายเดือนและการถูกปฏิเสธที่หลีกเลี่ยงได้ เราได้สร้างรายการนี้จากการสนทนากับบรรณาธิการวารสาร ประสบการณ์ของเราในการแก้ไขเอกสารหลายพันฉบับ และข้อผิดพลาดที่แก้ไขได้ที่พบบ่อยที่สุดที่เราเห็นในต้นฉบับก่อนการส่ง
พิมพ์สิ่งนี้ ใช้สำหรับการส่งทุกครั้ง ตัวคุณในอนาคตจะขอบคุณคุณ
การตรวจสอบรูปแบบและโครงสร้าง
1. ยืนยันว่าจำนวนคำอยู่ภายในขีดจำกัด วารสารแต่ละแห่งกำหนดจำนวนคำสูงสุด บางแห่งรวมอ้างอิงและคำบรรยายรูปภาพในจำนวน; บางแห่งไม่รวม อ่านแนวทางสำหรับผู้เขียนอย่างละเอียด หากขีดจำกัดคือ 8,000 คำรวมอ้างอิง และเอกสารของคุณมี 7,900 คำบวก 1,200 คำของอ้างอิง คุณเกินไป 1,100 คำ นี่ดูเหมือนจะชัดเจน เราเห็นมันตลอดเวลา
2. ตรวจสอบว่าเอกสารของคุณปฏิบัติตามโครงสร้างส่วนของวารสาร วารสารบางแห่งต้องการส่วนเฉพาะ บทคัดย่อที่มีโครงสร้าง "คำชี้แจงความสำคัญ" ส่วน "ความพร้อมของข้อมูล" อื่น ๆ ห้ามบางส่วน หากวารสารใช้ IMRaD (บทนำ วิธีการ ผลลัพธ์ และการอภิปราย) อย่าส่งเอกสารที่รวมผลลัพธ์-การอภิปราย เว้นแต่แนวทางจะอนุญาตอย่างชัดเจน
3. ตรวจสอบระดับหัวข้อและการจัดรูปแบบ วารสาร APA ใช้ระดับหัวข้อเฉพาะ วารสารอื่น ๆ มีระบบของตนเอง หัวข้อ H1, H2 และ H3 ของคุณควรตรงกับแม่แบบของวารสารอย่างแม่นยำ หากพวกเขาให้แม่แบบ Word ให้ใช้มัน หากพวกเขาให้การจัดรูปแบบ LaTeX ให้ตรงตามนั้น
4. ยืนยันการจัดรูปแบบรูปภาพและตาราง ข้อกำหนดความละเอียด (โดยทั่วไป 300 DPI ขั้นต่ำสำหรับวารสารพิมพ์) รูปแบบไฟล์ (TIFF, EPS หรือ PNG ความละเอียดสูง) การวางตำแหน่ง วารสารบางแห่งต้องการให้รูปภาพฝังอยู่ในเอกสาร; อื่น ๆ ต้องการให้เป็นไฟล์แยก ตรวจสอบการจัดลำดับ: รูปภาพและตารางแต่ละรายการที่อ้างถึงในข้อความควรมีอยู่ และรูปภาพและตารางที่มีอยู่ควรได้รับการอ้างอิงในข้อความ
5. ลบข้อมูลระบุตัวตนทั้งหมดเพื่อการตรวจสอบแบบไม่ระบุชื่อ หากวารสารใช้การตรวจสอบแบบคู่ที่ไม่ระบุชื่อ ไฟล์ต้นฉบับของคุณไม่ควรมีชื่อของคุณ สถาบันที่คุณสังกัด หรือการอ้างอิงตนเองใด ๆ ที่เปิดเผยการเป็นเจ้าของ ตรวจสอบคุณสมบัติเอกสารด้วย ชื่อของคุณอาจถูกฝังอยู่ในข้อมูลเมตาของไฟล์แม้ว่าจะไม่สามารถมองเห็นได้ในข้อความ
การตรวจสอบการอ้างอิงและการอ้างอิง
6. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการอ้างอิงในข้อความแต่ละรายการมีรายการในรายการอ้างอิงที่ตรงกัน อ่านเอกสารของคุณและเน้นการอ้างอิงแต่ละรายการ จากนั้นตรวจสอบแต่ละรายการกับรายการอ้างอิงของคุณ นี่ฟังดูน่าเบื่อเพราะมันเป็นเช่นนั้น มันยังสำคัญ ข้อผิดพลาดในการอ้างอิงเป็นหนึ่งในเหตุผลหลักที่บรรณาธิการส่งคืนต้นฉบับเพื่อแก้ไขก่อนการตรวจสอบ
7. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกรายการในรายการอ้างอิงมีการอ้างอิงในข้อความอย่างน้อยหนึ่งรายการ การตรวจสอบย้อนกลับ หากแหล่งข้อมูลอยู่ในรายการอ้างอิงของคุณแต่ไม่เคยถูกอ้างถึงในข้อความ ให้ลบออก การอ้างอิงที่ถูกทอดทิ้งบ่งบอกถึงการจัดการบรรณานุกรมที่ไม่เรียบร้อย
8. ตรวจสอบความสอดคล้องของการจัดรูปแบบการอ้างอิง คุณใช้สไตล์ที่ถูกต้องหรือไม่ APA, Vancouver, IEEE, Chicago? รายการแต่ละรายการจัดรูปแบบเหมือนกันหรือไม่? มี DOI รวมอยู่ด้วยหรือไม่? เราได้กล่าวถึงรายละเอียดของแต่ละสไตล์ใน คู่มือการจัดรูปแบบการอ้างอิง รันรายการอ้างอิงของคุณผ่านการตรวจสอบการจัดรูปแบบก่อนการส่ง ความไม่สอดคล้องที่มองไม่เห็นหลังจากการแก้ไขหลายชั่วโมงจะปรากฏให้ผู้ตรวจสอบเห็น
9. ยืนยันหมายเลขหน้า หมายเลขเล่ม และปีให้ถูกต้อง ข้อผิดพลาดในการอ้างอิงไม่ใช่แค่ปัญหาการจัดรูปแบบ มันเป็นปัญหาความถูกต้อง หากคุณอ้างถึง Smith (2023) แต่ปีที่เผยแพร่จริงคือ 2022 นั่นคือข้อผิดพลาดทางข้อเท็จจริง ตรวจสอบอย่างน้อยห้าการอ้างอิงกับแหล่งข้อมูลต้นฉบับ
การตรวจสอบภาษาและคุณภาพ
10. ทำการตรวจสอบขั้นสุดท้าย ไม่ใช่โดยคุณ คุณไม่สามารถตรวจสอบการเขียนของคุณเองได้อย่างมีประสิทธิภาพหลังจากการแก้ไขหลายเดือน สมองของคุณเติมเต็มสิ่งที่คาดว่าจะเห็น ไม่ใช่สิ่งที่อยู่ในหน้า ใช้เพื่อนร่วมงาน บรรณาธิการมืออาชีพ หรือ เครื่องตรวจสอบ AI ของเรา สำหรับการตรวจสอบขั้นสุดท้ายนี้ ผู้ตรวจสอบจะจับข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ การใช้ถ้อยคำที่ไม่เหมาะสม และความไม่สอดคล้องที่คุณใกล้ชิดกับข้อความเกินไปที่จะสังเกตเห็น
11. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการใช้คำศัพท์ที่สอดคล้องกันทั่วทั้งเอกสาร คุณเรียกมันว่า "ผู้เข้าร่วม" ในวิธีการและ "หัวข้อ" ในผลลัพธ์หรือไม่? กรอบทฤษฎีของคุณใช้ "ความสามารถในตนเอง" ในบทนำ แต่เปลี่ยนเป็น "ความมั่นใจ" ในการอภิปรายหรือไม่? การเบี่ยงเบนของคำศัพท์เกิดขึ้นในเอกสารยาวทุกฉบับ การตรวจสอบความสอดคล้องเป็นหนึ่งในสิ่งที่มีค่าที่สุดที่คุณสามารถทำได้ก่อนการส่ง
12. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบทคัดย่อของคุณตรงกับผลการค้นหาจริงของคุณ นี่ฟังดูพื้นฐาน แต่มันไม่ใช่ เราเห็นมันในเอกสารประมาณ 1 ใน 5 ฉบับที่เราแก้ไข: บทคัดย่อถูกเขียนขึ้นในช่วงต้นของกระบวนการและไม่เคยได้รับการปรับปรุงให้สะท้อนการวิเคราะห์ขั้นสุดท้าย ตัวเลขที่รายงานในบทคัดย่อของคุณควรตรงกับส่วนผลลัพธ์ของคุณอย่างแม่นยำ ข้อสรุปในบทคัดย่อของคุณควรตรงกับการอภิปรายของคุณ
ตรวจทานขั้นสุดท้ายก่อนที่คุณจะส่งผลงาน
อัปโหลดเอกสารของคุณเพื่อรับการตรวจสอบอย่างละเอียดด้วย AI ในด้านไวยากรณ์ ความสอดคล้องของการอ้างอิง และคำศัพท์ ขั้นตอนสุดท้ายก่อนส่งควรช่วยพบสิ่งที่คุณอาจมองข้าม
ลองใช้งานฟรีโลจิสติกส์การส่ง
13. เขียนจดหมายปะหน้าที่แข็งแกร่ง จดหมายปะหน้าของคุณไม่ใช่เรื่องทางการ มันคือการสื่อสารครั้งแรกของคุณกับบรรณาธิการ และควรทำสามสิ่ง: อธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับการมีส่วนร่วมของเอกสาร (2–3 ประโยค) อธิบายว่าทำไมมันถึงเหมาะกับวารสารเฉพาะนี้ (1–2 ประโยค) และยืนยันว่าเอกสารเป็นต้นฉบับและไม่ได้อยู่ระหว่างการตรวจสอบที่อื่น (ซึ่งเป็นสิ่งที่วารสารเกือบทั้งหมดต้องการ)
อย่าสรุปเอกสารทั้งหมด อย่าระบุคุณสมบัติของคุณ อย่าอธิบายว่าทำไมหัวข้อของคุณถึงสำคัญ นั่นคือหน้าที่ของเอกสาร รักษาจดหมายปะหน้าให้มีความยาวไม่เกินหนึ่งหน้า
ส่งไปยังบรรณาธิการที่ถูกต้อง "เรียน บรรณาธิการ" ใช้ได้หากคุณไม่สามารถระบุบรรณาธิการที่ดูแลได้ "เรียน ดร. ชื่อผิด" ไม่ได้
14. เตรียมเอกสารเสริม หากเอกสารของคุณอ้างอิงไฟล์เสริม การวิเคราะห์เพิ่มเติม ตารางข้อมูล คำอธิบายวิธีการที่ขยายออกไป หรือแบบสอบถาม ให้เตรียมพร้อมสำหรับการอัปโหลด จัดรูปแบบตามแนวทางเอกสารเสริมของวารสาร ไฟล์เสริมที่ขาดหายไปทำให้กระบวนการตรวจสอบล่าช้าและทำให้บรรณาธิการรู้สึกหงุดหงิด
15. กรอกแบบฟอร์มการส่งอย่างระมัดระวัง พอร์ทัลการส่งออนไลน์ขอข้อมูลเมตา: ชื่อผู้เขียนและสถาบัน หมายเลข ORCID ผู้ตรวจสอบที่แนะนำ ผู้ตรวจสอบที่ถูกตัดออก การเปิดเผยการสนับสนุน ข้อความเกี่ยวกับความขัดแย้งทางผลประโยชน์ และรายละเอียดการอนุมัติทางจริยธรรม กรอกทุกช่อง ข้อมูลเมตาที่ไม่สมบูรณ์เป็นหนึ่งในเหตุผลที่พบบ่อยที่สุดที่การส่งถูกส่งกลับก่อนการตรวจสอบ
หากเอกสารของคุณต้องการการปรับปรุงภาษาเพื่อวารสารระหว่างประเทศ AI translator สามารถช่วยให้แน่ใจว่าอังกฤษของคุณตรงตามมาตรฐานการเผยแพร่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งมีประโยชน์หากภาษาอังกฤษไม่ใช่ภาษาหลักของคุณและวารสารต้องการความคล่องแคล่วในระดับเจ้าของภาษา
กฎ 24 ชั่วโมง
หลังจากทำรายการตรวจสอบนี้เสร็จสิ้น ให้ทำสิ่งที่ขัดแย้ง: รอ ตั้งเอกสารไว้ 24 ชั่วโมง กลับมาอ่านบทคัดย่อและบทนำอีกครั้งด้วยสายตาที่สดใหม่ เราไม่สามารถนับจำนวนผู้วิจัยที่จับข้อผิดพลาดที่สำคัญในช่วงเวลานี้ ข้อผิดพลาดที่พวกเขาพลาดไปในระหว่างการแก้ไขที่มุ่งเน้นหลายวัน
พอร์ทัลการส่งไม่มีเส้นตาย (โดยปกติ) วันเพิ่มเติมจะไม่ทำให้คุณเสียค่าใช้จ่ายอะไร การถูกปฏิเสธที่หลีกเลี่ยงได้จะทำให้คุณต้องใช้เวลาหลายเดือน
หลังจากที่คุณส่ง
เก็บบันทึกการส่งของคุณ: ชื่อวารสาร วันที่ส่ง หมายเลขต้นฉบับ และเวอร์ชันที่แน่นอนของไฟล์ที่คุณอัปโหลด หากคุณค้นพบข้อผิดพลาดหลังจากการส่ง และคุณอาจจะ วารสารส่วนใหญ่อนุญาตให้คุณติดต่อสำนักงานบรรณาธิการเพื่ออัปโหลดเวอร์ชันที่แก้ไขในระหว่างขั้นตอนก่อนการตรวจสอบ ดำเนินการอย่างรวดเร็วและระบุสิ่งที่เปลี่ยนแปลง
ในขณะที่คุณรอการตรวจสอบ ให้เริ่มเตรียมแม่แบบการตอบกลับต่อผู้ตรวจสอบ เอกสารส่วนใหญ่ต้องการการแก้ไข การมีกรอบงานที่พร้อม โดยมีส่วนสำหรับความคิดเห็นของผู้ตรวจสอบแต่ละคน การตอบกลับของคุณ และการเปลี่ยนแปลงเฉพาะที่คุณทำ จะช่วยประหยัดเวลาเมื่อจดหมายการตัดสินใจมาถึง
การอ่านเพิ่มเติม
- รายการตรวจสอบการเตรียมต้นฉบับวารสาร
- วิธีการเขียนเอกสารวิจัย: 10 ขั้นตอน
- วิธีการตรวจสอบวิทยานิพนธ์ของคุณ
คำถามที่พบบ่อย
ถาม: กระบวนการตรวจสอบของวารสารใช้เวลานานเท่าใด?
ระยะเวลาแตกต่างกันอย่างมาก วารสารที่รวดเร็วในสาขาที่มีการเคลื่อนไหวอาจส่งคืนการตัดสินใจใน 4–6 สัปดาห์ วารสารหลายแห่งใช้เวลา 2–4 เดือน บางแห่ง โดยเฉพาะในสาขามนุษยศาสตร์หรือที่วารสารที่มีชื่อเสียงสูง อาจใช้เวลา 6–12 เดือน ตรวจสอบเว็บไซต์ของวารสารสำหรับระยะเวลาเฉลี่ยในการตรวจสอบ หรือดูที่ระยะเวลาการส่งถึงการตอบรับของเอกสารที่เผยแพร่ หากคุณยังไม่ได้ยินกลับหลังจากระยะเวลาที่วารสารระบุบวกสองสัปดาห์ การสอบถามสถานะอย่างสุภาพกับบรรณาธิการเป็นสิ่งที่เหมาะสม
ถาม: ควรแนะนำผู้ตรวจสอบเมื่อส่งหรือไม่?
ใช่ หากวารสารขอให้ทำ แนะนำ 3–5 นักวิจัยที่เป็นผู้เชี่ยวชาญในพื้นที่หัวข้อของคุณและได้เผยแพร่ล่าสุดในคำถามที่เกี่ยวข้อง หลีกเลี่ยงการแนะนำที่ปรึกษาของคุณ ผู้ร่วมงานที่ใกล้ชิด หรือใครก็ตามที่สถาบันของคุณ บรรณาธิการใช้ข้อเสนอแนะของคุณเป็นจุดเริ่มต้น พวกเขาอาจติดต่อผู้ที่คุณตั้งชื่อหรือไม่ก็ได้ ข้อเสนอแนะที่ดีจากผู้ตรวจสอบบ่งบอกว่าคุณเข้าใจสถานที่ของเอกสารในสาขา
ถาม: ฉันควรทำอย่างไรถ้าเอกสารของฉันถูกปฏิเสธที่โต๊ะ?
อ่านข้อเสนอแนะแต่ละข้อของบรรณาธิการอย่างละเอียด หากพวกเขาอ้างถึงปัญหาการจัดรูปแบบ ให้แก้ไขและพิจารณาส่งใหม่ (บางวารสารอนุญาตให้ทำเช่นนี้) หากพวกเขากล่าวว่าเอกสารไม่เหมาะกับขอบเขตของวารสาร พวกเขาอาจจะถูกต้อง ส่งที่อื่น หากพวกเขาอ้างถึงข้อกังวลด้านคุณภาพ ให้แก้ไขก่อนส่งใหม่ไปยังวารสารใด ๆ การถูกปฏิเสธที่โต๊ะไม่ใช่เรื่องส่วนตัว มันเกิดขึ้นกับนักวิจัยที่มีประสบการณ์เป็นประจำ กุญแจสำคัญคือการตอบสนองต่อข้อเสนอแนะแทนที่จะส่งเอกสารเดียวกันไปยังวารสารถัดไปในรายการของคุณทันที
ถาม: ฉันสามารถส่งไปยังวารสารหลายแห่งในเวลาเดียวกันได้หรือไม่?
ไม่ การส่งพร้อมกัน การส่งเอกสารเดียวกันไปยังวารสารหลายแห่งในเวลาเดียวกัน เป็นสิ่งต้องห้ามโดยวารสารทางวิชาการเกือบทั้งหมด ถือเป็นการละเมิดจริยธรรมที่ร้ายแรง หากคุณไม่พอใจกับระยะเวลาของวารสารหนึ่ง คุณสามารถถอนการส่งและส่งที่อื่น แต่คุณไม่สามารถมีเอกสารเดียวกันอยู่ระหว่างการตรวจสอบที่วารสารสองแห่งในเวลาเดียวกัน ผลที่ตามมาของการถูกจับได้มีตั้งแต่การถูกปฏิเสธไปจนถึงการถูกแบล็คลิสต์โดยวารสาร
ตรวจทานก่อนส่งสำหรับบทความวิชาการ ช่วยตรวจพบข้อผิดพลาดด้านไวยากรณ์ ความไม่สอดคล้องของการจัดรูปแบบ และปัญหาการอ้างอิง ก่อนส่งผลงาน
Lisa is the Chief Marketing Officer at ProofreaderPro, where she leads marketing across copy, social media, email, and offline channels. She oversees the whole marketing operation, and she writes as well as directs: the in-depth pieces on the academic editing platform and the notes on every new product update are hers.
