How to Edit a Grant Proposal (NIH / NSF / Horizon Europe) with AI

Analisis Nature pada awal tahun 2026 melaporkan bahwa proposal NIH yang diedit dengan bantuan AI memiliki skor kelayakan pendanaan yang jauh lebih tinggi dibandingkan proposal yang belum diedit dari laboratorium yang sama. Efeknya kecil namun konsisten. Analisis yang sama menunjukkan adanya pola yang lebih meresahkan: sebagian proposal yang diedit oleh AI menunjukkan komentar pengulas yang menyatakan bahwa prosa tersebut terasa "seragam" atau "ditemplat", dan proposal tersebut mendapat skor lebih buruk daripada nilai dasar. Pengeditan AI membantu memberikan prosa, tetapi hanya jika dilakukan dengan benar.

Proposal hibah berbeda dengan naskah jurnal. Kendalanya lebih sulit (batas halaman yang ketat, bagian yang ditentukan, persyaratan font). Audiensnya berbeda-beda (petugas program dan panel peninjau membaca ratusan proposal dalam beberapa hari). Taruhannya terkonsentrasi (satu proposal, satu siklus, enam bulan menunggu). Dan aturan pengungkapan sangat bervariasi di NIH, NSF, dan Horizon Europe — kesalahan dalam aturan tersebut akan menimbulkan masalah integritas pendanaan, bukan hanya rasa malu.

Panduan ini menjelaskan di mana AI secara sah membantu dalam proposal hibah, di mana AI tidak membantu, apa yang saat ini diperbolehkan dan diwajibkan oleh setiap penyandang dana utama untuk diungkapkan, dan alur kerja yang memperhatikan batasan-batasan yang ada.

Kendala yang membentuk penulisan hibah

Sebelum mengedit apa pun, pahami apa yang sedang Anda kerjakan. Kendala-kendala tersebut tidak bersifat nasihat.

Batas halaman atau karakter bersifat mutlak. NIH Strategi penelitian R01 adalah 12 halaman. Deskripsi proyek utama NSF adalah 15 halaman. Horizon Europe Proposal RIA/IA memiliki batas Bagian B sebanyak 45 halaman. Melewati satu paragraf saja akan memicu penolakan otomatis di sebagian besar agensi — proposal Anda tidak ditinjau, titik.

Font dan format diperiksa. NIH memerlukan Arial, Helvetica, Palatino Linotype, atau Georgia dengan minimal 11 poin. NSF membutuhkan Times New Roman, Helvetica, atau sejenisnya dengan ukuran 11 poin dengan margin 1 inci. Keduanya memeriksa. Program telah menolak proposal untuk font 10,5 poin.

Bagian yang wajib diisi bukan opsional. Proposal NIH harus mencakup Tujuan Khusus, Signifikansi, Inovasi, Pendekatan. NSF membutuhkan Kebaikan Intelektual dan Dampak yang Lebih Luas untuk ditangani secara substantif. Horizon Europe membutuhkan Keunggulan, Dampak, dan Implementasi. Hilangnya bagian yang diperlukan berakibat fatal.

Peninjau membaca dengan cepat. Petugas program atau peninjau panel mungkin memiliki 8-15 proposal untuk dievaluasi dalam satu siklus. Mereka membaca sekilas. Mereka memindai judul. Mereka membentuk penilaian di halaman pertama atau kedua. Tujuan Khusus (NIH) atau dua halaman pertama (NSF) memiliki bobot yang tidak proporsional.

Batasan ini menentukan arti pengeditan dalam konteks hibah. Setiap pemotongan, setiap restrukturisasi, setiap perubahan kata harus menghormatinya.

Where AI legitimately helps

Penggunaan ini menghasilkan proposal yang lebih baik tanpa menimbulkan masalah integritas.

Pemolesan Tujuan Khusus (NIH). Halaman Tujuan Khusus adalah bagian proposal NIH yang paling banyak dibaca. AI sangat baik untuk memperketat empat kalimat kunci (apa yang kita tahu, apa yang tidak kita ketahui, apa yang kita usulkan, apa dampaknya). Edit, jangan buat dari awal.

Pengetatan bagian signifikansi. Bagian signifikansi sering kali diberi tambahan — penulis terlalu mengutip, terlalu membingkai, dan terlalu menjelaskan. Pengeditan AI untuk kejelasan dan singkatnya sangat mudah dilakukan di sini tanpa mengubah substansinya.

Pengurangan jargon untuk peninjau lintas disiplin. Peninjau NSF dan Horizon Europe sering kali berasal dari bidang yang berdekatan. AI dapat menandai jargon khusus disiplin ilmu yang memerlukan definisi, dan menyarankan alternatif yang lebih jelas dan menjaga presisi. Hal ini sangat berharga untuk bagian Dampak Lebih Luas (NSF) dan Dampak (Horizon Europe), yang dievaluasi oleh non-spesialis.

Konsistensi di seluruh proposal. Proposal panjang yang disusun selama berminggu-minggu oleh beberapa co-PI mengakumulasi inkonsistensi — definisi akronim yang berbeda, bentuk kata kerja yang berbeda, framing yang berbeda dari konsep yang sama. Pengeditan AI di seluruh bagian menangkap hal ini. Gunakan korektor AI kami dengan izin pengeditan komprehensif untuk ini.

Menghadirkan prosa ke dalam gaya rumah agensi. Proposal NIH dibaca secara berbeda dari proposal NSF. Horizon Europe memiliki kriteria evaluasinya sendiri yang mendorong kerangka tertentu (klaim "keunggulan", bahasa "jalur dampak"). Pengeditan AI dapat menggeser prosa ke arah yang diharapkan lembaga tersebut tanpa mengubah substansinya.

Sempurna surat lamaran. Surat lamaran (NIH) atau ringkasan proposal (NSF) cukup singkat untuk mendapatkan manfaat dari pengeditan intensif. Teknik surat lamaran yang berfungsi untuk jurnal berlaku, dengan kerangka khusus agensi.

Where AI should NOT do the work

Penggunaan ini melewati batas kontribusi intelektual substantif yang harus menjadi milik Anda.

Interpretasi data awal. Apa yang ditunjukkan oleh data uji coba Anda, apa pengaruhnya terhadap hipotesis Anda, dan apa batasannya — ini adalah penilaian ilmiah. AI dapat menyempurnakan cara Anda mengekspresikannya. Itu tidak bisa membuatkannya untuk Anda.

Argumentasi baru. Alasan mengapa pendekatan Anda berhasil ketika pendekatan lain gagal, kesenjangan yang dapat diisi oleh proyek Anda, teori mekanistik yang mendasari tujuan Anda — semua ini harus datang dari Anda. Peninjau biasanya dapat mengetahui kapan bahasa ini bersifat generik, dan bahasa generik kalah dengan bahasa spesifik dalam persaingan yang ketat.

Justifikasi anggaran. Jangan menyusun justifikasi anggaran dengan AI. Angka-angka tersebut terlalu mudah untuk salah, dan para peninjau serta petugas pengelola hibah memeriksanya dengan cermat. Tulis ini sendiri; minta AI mengoreksinya.

Surat dukungan dan biosketsa. Surat dukungan ditandatangani oleh orang lain; Anda tidak boleh menyusunnya sama sekali, apalagi dengan AI. Biosketsa bersifat formula tetapi memerlukan riwayat pribadi yang akurat.

Tanggapan terhadap pernyataan ringkasan pengulas (pengiriman ulang). Pengantar pengiriman ulang yang menangani kekhawatiran pengulas secara struktural mirip dengan surat tanggapan terhadap pengulas. Tanggapan substantif harus menjadi milik Anda. AI dapat membantu memperketat bahasa; itu tidak dapat membuat kasus teknis.

Agency-specific disclosure rules

Di sinilah perhatian yang cermat membuahkan hasil. Setiap penyandang dana memperlakukan penggunaan AI secara berbeda, dan peraturannya telah berubah beberapa kali dalam dua tahun terakhir. Berikut ini yang terkini pada pertengahan tahun 2026.

NIH. Panduan saat ini memungkinkan alat AI untuk mengedit dan menyempurnakan bahasa. Penggunaannya harus diungkapkan dalam surat lamaran proposal, dengan spesifik tentang alat apa dan bagian mana. AI tidak dapat digunakan untuk menghasilkan konten, hipotesis, atau interpretasi ilmiah. Peninjau sejawat dilarang menggunakan alat AI untuk mengevaluasi proposal (hal ini berdampak pada Anda secara tidak langsung — proposal Anda dibaca oleh manusia).

NSF. Panduan saat ini memungkinkan AI untuk bantuan pengeditan. Pengungkapan diperlukan dalam uraian proyek jika AI digunakan secara substantif. Teks yang dihasilkan AI tidak dilarang tetapi harus diungkapkan. NSF lebih permisif dibandingkan NIH dalam penggunaan AI dalam persiapan proposal tetapi lebih ketat dalam format pengungkapan.

Horizon Europe. Kerangka kerja paling ketat saat ini. Pengungkapan diperlukan di bagian khusus proposal. Penggunaan AI dalam menghasilkan ide dibatasi; Penggunaan AI dalam pengeditan diperbolehkan dengan pengungkapan. Panel evaluasi secara eksplisit diinstruksikan untuk menilai "kontribusi asli para pelamar" - penggunaan AI secara berlebihan yang menutupi pemikiran pelamar dapat merugikan skor bahkan ketika diungkapkan dengan benar.

Wellcome Trust, ERC, dan penyandang dana besar lainnya. Masing-masing memiliki panduannya sendiri, dan sebagian besar menerbitkan atau memperbarui kebijakan mereka pada tahun 2025. Selalu periksa panduan pemberi dana saat ini untuk siklus yang Anda kirimkan — panduan ini berubah lebih cepat daripada panduan jurnal.

Persyaratan umum bagi semua pemberi dana utama. AI tidak dapat dicantumkan sebagai kontributor atau penulis proposal. Pelamar bertanggung jawab penuh atas isinya. Setiap penggunaan AI harus diungkapkan; kegagalan untuk mengungkapkan diperlakukan sebagai masalah integritas penelitian.

Untuk gambaran yang lebih luas tentang pengungkapan AI di seluruh publikasi akademis, lihat panduan pernyataan pengungkapan penggunaan AI kami — banyak template yang disesuaikan dengan konteks hibah.

Alur kerja yang menghormati batasan

Urutan yang menghasilkan proposal yang lebih baik tanpa menimbulkan masalah keterbukaan atau integritas.

Langkah 1: Buat draf seluruh proposal sendiri terlebih dahulu. Tujuan Khusus, Signifikansi, Inovasi, Pendekatan (NIH); Deskripsi Proyek dengan Kelebihan Intelektual dan Dampak Lebih Luas (NSF); Keunggulan, Dampak, Implementasi (Horizon Europe). Draf sepenuhnya sebelum keterlibatan AI apa pun. Substansi proposal – apa yang Anda usulkan, mengapa, dan bagaimana – berasal dari Anda.

Langkah 2: Jalankan kartu edit mandiri. Baca dengan lantang. Potong bantalan. Verifikasi jumlah halaman atau karakter. Sebagian besar rancangan pertama melebihi batas 15-25% dan memerlukan pemotongan struktural. Terapkan teknik yang sama seperti panduan memotong kata.

Langkah 3: Pengeditan AI meneruskan Tujuan Khusus (NIH) atau dua halaman pertama (NSF/Horizon). Halaman-halaman ini memiliki bobot yang tidak proporsional. Tempelkan ke dalam korektor, jalankan kartu pengeditan Standar, tinjau perubahan yang terlacak satu per satu. Menerima perubahan yang memperketat atau memperjelas; tolak perubahan yang meratakan suara Anda atau menghilangkan kekhususan.

Langkah 4: Lulus pengeditan bagian demi bagian. Lanjutkan seluruh proposal dalam potongan berukuran subbagian (500-1.000 kata). Jalankan pass Standar yang sama. Perhatikan dua mode kegagalan: pengeditan yang memperkenalkan frasa umum, dan pengeditan yang secara halus mengubah klaim teknis. Tolak keduanya.

Langkah 5: Konsistensi dalam seluruh dokumen. Jalankan proses pengeditan komprehensif pada dokumen yang telah dirakit untuk mengetahui inkonsistensi akronim, pergeseran tegang, dan penyimpangan terminologi lintas bagian. Terima pengeditan yang konsisten; memverifikasi setiap perubahan substantif.

Langkah 6: Pembacaan akhir dengan lantang. Bacalah proposal dari awal hingga akhir, dengan lantang jika memungkinkan. Teks yang diedit AI terkadang terdengar mulus secara terpisah tetapi seragam di seluruh paragraf. Jika beberapa bagian terdengar identik dalam ritme, kembalikan beberapa variasi secara manual.

Langkah 7: Tulis pengungkapannya. Gunakan template yang sesuai dengan agensi Anda. Jelaskan secara spesifik tentang alat apa, bagian mana, dan peran apa yang dimainkannya. Pengungkapan umum lebih buruk daripada pengungkapan rinci.

Langkah 8: Periksa jumlah halaman atau karakter sekali lagi. Pengeditan terkadang menambahkan kata. Pastikan Anda masih berada dalam batas tersebut, dan jika Anda telah memperoleh margin, putuskan dengan sengaja apakah akan menambah substansi atau membiarkan margin sebagai ruang bernapas.

Langkah 9: Penandatanganan oleh co-investigator. Setiap co-PI dan personel kunci harus membaca proposal akhir, mengetahui tentang penggunaan AI, dan menyetujuinya. Pengungkapan yang mengejutkan selama diskusi dengan petugas program jauh lebih buruk daripada pengungkapan yang diungkapkan.

Langkah 10: Pemeriksaan pemformatan akhir. Ukuran font, margin, spasi baris, jumlah halaman — verifikasi semuanya terhadap panggilan tersebut. Agensi telah menolak proposal untuk font 10,5 poin di catatan kaki. Jangan sampai proposal Anda hilang karena pemformatan.

Common pitfalls

Tujuan Khusus terdengar umum. Halaman Tujuan Khusus yang diedit oleh AI memiliki ritme yang dapat dikenali: kalimat topik pendek, pembenaran dua kalimat, kalimat transisi. Para pengulas cukup sering melihat pola ini sehingga sekarang dianggap sebagai tanda adanya pengeditan berlebihan. Jika Tujuan Khusus Anda terdengar seperti Tujuan Khusus lainnya yang diedit oleh AI yang Anda baca tahun ini, kembalikan suara Anda pada kalimat ketiga dan keempat dari setiap tujuan.

Bagian inovasi yang tidak berinovasi. Bagian inovasi (NIH) dan bagian Keunggulan (Horizon Europe) mengharuskan Anda membuat klaim yang kuat dan spesifik tentang apa yang baru. Pengeditan AI cenderung memperhalus klaim ke dalam bahasa yang dilindungi undang-undang. Menekan. Klaim spesifik yang kuatlah yang menang.

Dampak yang Lebih Luas sebagai contoh utama. NSF pengulas melihat ribuan bagian Dampak yang Lebih Luas. Pengeditan AI cenderung menghasilkan versi yang terbaca seperti bagian Dampak Lebih Luas lainnya. Bagian Dampak Lebih Luas yang paling kuat menggambarkan kegiatan-kegiatan spesifik dan konkrit yang terkait dengan populasi dan hasil yang spesifik dan disebutkan namanya. Edit ke arah kekhususan, bukan kehalusan.

Lupa memperbarui surat lamaran. Surat lamaran proposal yang sama dengan siklus terakhir setelah Anda merevisi proposal secara substansial menandakan kecerobohan. Edit surat lamaran untuk mencerminkan kerangka proposal saat ini dan tanggapan apa pun terhadap tinjauan sebelumnya.

Surat dukungan melayang. Jika Anda telah merevisi tujuan Anda, surat dukungan yang ditulis untuk versi sebelumnya mungkin tidak cocok. Pengeditan AI pada proposal Anda tidak menyelesaikan masalah ini — Anda perlu berkoordinasi dengan penulis surat.

Ketidakcocokan pengungkapan. Surat lamaran Anda menyatakan bahwa Anda menggunakan AI hanya untuk mengedit. Proposal Anda berisi bagian yang jelas-jelas dihasilkan oleh AI. Peninjau dan petugas program lebih sering menemukan ketidakcocokan seperti ini daripada yang Anda perkirakan. Cocokkan pengungkapan Anda dengan penggunaan sebenarnya.

See the Full AI Proofreader

Tracked-changes editing for grants and proposals. Free tier includes every feature.

Frequently asked questions

T: Apakah penggunaan AI untuk mengedit proposal saya akan mengurangi skor fundability saya?

Analisis Nature yang kami kutip di awal menunjukkan bahwa proposal yang diedit oleh AI memiliki skor rata-rata yang lebih tinggi, tetapi sebagian sampel justru menunjukkan skor lebih rendah ketika pengeditan menghasilkan prosa yang seragam atau bernuansa templat. Faktor penentunya adalah kedalaman pengeditan. AI dulu digunakan untuk memoles prosa yang Anda tulis—memperbaiki kalimat yang canggung, mengurangi bagian yang berlebihan, menangkap kesalahan ketik—biasanya membantu. AI yang digunakan untuk menghasilkan konten substantif, menyusun draf argumen Significance, atau menghaluskan proposal agar mengikuti ritme umum akan merugikan. Tetaplah berada di sisi pengeditan, dan AI akan membantu.

T: Seberapa eksplisit pengungkapan penggunaan AI yang saya perlukan?

Sesuaikan dengan persyaratan kekhususan lembaga. NIH saat ini menerima surat lamaran singkat yang menyebutkan identitas alat dan peran yang dimainkannya. NSF menginginkan sedikit lebih banyak detail dalam deskripsi proyek jika AI digunakan secara substantif. Horizon Europe memerlukan bagian khusus yang menjelaskan secara spesifik tentang alat apa, bagian mana, dan peran apa yang dimainkannya. Pengungkapan yang tidak jelas ("alat AI digunakan dalam persiapan") dianggap sebagai ketidakpatuhan oleh Horizon Europe dan semakin meningkat oleh NIH. Kekhususan melindungi Anda.

T: Bisakah saya menggunakan AI untuk menerjemahkan proposal Horizon Europe dari bahasa ibu saya ke bahasa Inggris?

Ya, dengan pengungkapan. Terjemahan AI kini dianggap sebagai praktik standar bagi pelamar yang bukan penutur asli bahasa Inggris untuk panggilan bahasa Inggris. Mengungkapkan alat yang digunakan (DeepL, [penerjemah AI] kami (/ai-translator), atau lainnya), mengonfirmasi bahwa semua konten terjemahan telah ditinjau oleh penulis yang fasih berbahasa Inggris, dan mengonfirmasi bahwa setiap pengeditan substantif pada teks terjemahan juga diungkapkan. Horizon Europe secara eksplisit tidak memberikan sanksi kepada pelamar yang bukan penutur asli bahasa Inggris karena menggunakan alat terjemahan jika diungkapkan dengan benar.

T: Kolaborator saya tidak tahu bahwa saya menggunakan AI untuk mengedit proposal. Apakah mereka perlu melakukannya?

Ya. Setiap rekan penyelidik dan personel kunci yang tercantum dalam proposal bertanggung jawab atas isinya, yang berarti mereka perlu mengetahui alat apa yang digunakan dalam persiapannya. Ini bukanlah suatu rasa hormat; sebagian besar templat pengungkapan mengharuskan semua personel yang terdaftar untuk menyadarinya. Pengungkapan yang tidak terduga selama diskusi petugas program atau pertanyaan pasca-penghargaan akan merusak kredibilitas tim dan dapat mempengaruhi keputusan pendanaan di masa depan. Lakukan percakapan penggunaan AI dengan co-PI sebelum penyerahan, bukan setelahnya.