AI Proofreading for Conference Papers (IEEE, ACM, NeurIPS): Last-Mile Editing Under Deadline

Pengiriman NeurIPS dibuka pada pertengahan Mei tahun ini. Hingga batas waktu yang ditentukan, sistem memproses sekitar 19.000 makalah dalam 36 jam terakhir. Sebagian kecil ditarik atau ditolak secara otomatis karena pelanggaran format yang dapat ditangkap oleh penulis dengan daftar periksa tiga puluh menit. Konferensi IEEE melihat pola serupa. ACM Makalah SIG juga. Kombinasi batas halaman yang ketat, file gaya wajib, dan aturan anonimisasi double-blind mengubah penyerahan konferensi menjadi latihan presisi yang sebagian besar bersifat mekanis — dan sebagian besar gagal dalam 24 jam terakhir.

Panduan ini tentang pekerjaan jarak jauh. Bukan bagaimana menulis makalah yang bagus; cara mengirimkan yang bersih tanpa merusaknya pada pengeditan terakhir. Kami akan membahas perbedaan antara konferensi dan jurnal, jebakan file gaya khusus untuk IEEE, ACM, dan NeurIPS, pemeriksaan anonimisasi yang menangkap kesalahan mudah, daftar periksa 48 jam terakhir yang kami rekomendasikan kepada penulis yang bekerja sama dengan kami, jebakan siap pakai kamera yang menangkap bahkan penulis berpengalaman, dan alur kerja pengeditan AI yang disesuaikan dengan tekanan tenggat waktu.

Why conferences differ from journals

Lima perbedaan membentuk penyerahan konferensi dengan cara yang penting untuk pengeditan jarak jauh.

Batas halaman yang ketat, sulit diterapkan. Batas halaman jurnal sering kali merupakan saran. Batasan halaman konferensi biasanya tegas — 8 atau 9 halaman konten ditambah bagian referensi dengan panjang tetap. Meluap bahkan satu paragraf pun memicu penolakan otomatis di sebagian besar tempat. Kebanyakan kebiasaan penyerahan jurnal (tulis panjang, rapikan jika diminta) membuat Anda ditolak di konferensi.

File gaya wajib. Konferensi menyediakan file gaya LaTeX (atau templat Word) yang harus digunakan penulis. File gaya mengontrol margin, font, format kutipan, gaya judul bagian, spasi baris. Memodifikasi file gaya untuk mendapatkan ruang dilarang dan biasanya terdeteksi. Kesalahan pada file gaya adalah satu-satunya sumber terbesar penolakan pemformatan.

Anonimisasi di tempat double-blind. Banyak konferensi CS terkemuka (NeurIPS, ICML, ACL, EMNLP, ICLR) menggunakan tinjauan double-blind. Penulis harus menghapus informasi identitas dari kiriman — nama penulis, afiliasi, ucapan terima kasih, kutipan diri yang diutarakan dengan cara yang mengidentifikasi. Referensi diri seperti "dalam pekerjaan kita sebelumnya [12]" harus menjadi "dalam pekerjaan sebelumnya [12]" atau "seperti yang ditunjukkan oleh [12]". Menemukan deanonimisasi yang terlewat adalah bagian dari daftar periksa jarak jauh.

Siklus peninjauan yang ketat. Tinjauan konferensi dilakukan dengan jadwal tetap yang berminggu-minggu, bukan berbulan-bulan. Kelelahan pengulas adalah nyata dan muncul sebagai umpan balik singkat. Kesan pertama — halaman pertama, setengah halaman pertama abstrak — lebih berbobot dibandingkan ulasan jurnal. Pengeditan untuk dampak halaman pertama itu penting.

Siap kamera adalah hasil edit terpisah. Sebagian besar konferensi menerima terlebih dahulu, lalu meminta versi "siap kamera" yang menyertakan masukan pengulas, mungkin memiliki batas halaman yang sedikit berbeda, dan harus dalam gaya akhir. Pengeditan siap kamera adalah saat banyak penulis merusak makalah yang mereka terima dengan mengedit terlalu agresif dalam file gaya berbeda.

Style-file traps

The three big venue style files each have a few specific gotchas.

IEEE Conference (IEEEtran). Template konferensi IEEE menggunakan tata letak dua kolom dengan margin yang ketat. Kesalahan penulis yang paling umum: mengubah pemisah kolom atau ukuran margin untuk menambah ruang (dilarang, sering terdeteksi), mengubah gaya bibliografi (harus tetap IEEE), dan menggunakan penyesuaian \vspace atau \setlength untuk mengompresi ruang vertikal. Pergerakan menghemat ruang yang dapat diterima adalah penulisan ulang paragraf, pengubahan ukuran gambar, dan kompresi tabel — bukan perubahan gaya. Format bibliografi spesifik IEEE juga memiliki keunikan: nomor halaman berada pada posisi tertentu, nama jurnal disingkat menjadi daftar standar, dan prosiding konferensi diformat dengan konvensi tahun dan lokasi tertentu.

ACM (acmart). Templat ACM acmart memiliki beberapa "rasa" — sigconf, sigchi, acmsmall, acmlarge — dan instruksi konferensi menentukan mana yang akan digunakan. Penggunaan rasa yang salah akan menghasilkan kertas yang tampaknya benar tetapi gagal dalam pemeriksaan otomatis ACM. Daftar referensi harus menggunakan Format Referensi ACM. Banyak konferensi juga memerlukan ACM Konsep dan Kata Kunci CCS di halaman pertama; ini wajib dan mudah dilupakan.

NeurIPS / ICML / ICLR. File gaya NeurIPS menerapkan tata letak satu kolom dengan margin, font, dan spasi baris tertentu. Batas halaman biasanya 9 halaman konten ditambah referensi tidak terbatas. Materi pelengkap disimpan dalam file terpisah dengan batas halamannya sendiri. Kesalahan penulis yang paling umum adalah lupa mengomentari tanda akhir \usepackage{neurips_2026} (untuk kamera siap, tandanya disetel; untuk pengiriman awal, disetel secara berbeda — kesalahan ini akan memicu kegagalan anonimisasi). Templat NeurIPS juga memiliki format khusus untuk abstrak dan pendahuluan yang secara tidak sengaja ditimpa oleh beberapa penulis.

Anonimisasi memeriksa pengiriman double-blind

Untuk tempat double-blind mana pun, izin anonimisasi yang cermat adalah pembeda antara peninjauan dan penolakan meja.

Hapus nama penulis dan afiliasinya. File gaya biasanya menyediakan tanda (misalnya, \submissiontrue di NeurIPS) yang menggantikan nama penulis dengan "Penulis Anonim". Pasang benderanya. Verifikasi dengan menyusun dan memeriksa halaman judul.

Anonimkan bagian ucapan terima kasih. Ucapan terima kasih sering kali berisi sumber pendanaan atau ucapan terima kasih kepada orang tertentu yang mengidentifikasi laboratorium tersebut. Hapus seluruh bagian untuk pengiriman awal. Tambahkan kembali ke kamera siap.

Ungkapkan ulang kutipan diri. "Dalam karya kami sebelumnya [Smith et al., 2024]" mengidentifikasi Anda. Ubah ke "Dalam karya sebelumnya [Smith et al., 2024]" atau "Smith et al. [2024] menunjukkan..." Kutipan tetap ada; pembingkaiannya berubah.

Periksa metadata PDF. File PDF membawa metadata yang menunjukkan nama penulis, perangkat lunak yang digunakan, dan terkadang jalur file di komputer penulis. Jalankan exiftool atau gunakan penampil metadata untuk memeriksanya. Kebanyakan mesin LaTeX menyematkan metadata secara otomatis; cara mengatasinya adalah dengan membersihkannya sebelum dikirimkan.

Check filenames. A filename like smith_paper_v3.pdf deanonymizes you. Rename before upload.

Periksa tautan dan URL. Tautan GitHub ke github.com/nama pengguna Anda/project mengidentifikasi Anda. Untuk double-blind, hapus tautannya, ganti dengan versi anonim, atau gunakan layanan paper-anon yang menampung salinan anonim.

Periksa materi tambahan. PDF tambahan, kode, dan file data semuanya memerlukan perlakuan anonimisasi yang sama. Banyak kiriman yang dianonimkan dengan file tambahan yang lupa dihapus oleh penulis.

The last-48-hours checklist

Urutan praktis untuk dua hari terakhir sebelum batas waktu.

T-48 hours: final draft complete.

• Bacalah makalah dari ujung ke ujung, dengan suara keras jika memungkinkan.
• Pastikan semua gambar direferensikan, semua referensi dikutip, semua bagian ada.
• Periksa jumlah halaman terhadap batas tempat. Jika sudah selesai, mulailah memotong sekarang.

T-36 hours: editing pass.

• Jalankan makalah melalui korektor AI untuk tata bahasa dan nada. Untuk LaTeX, tempelkan potongan prosa bagian demi bagian menggunakan alur kerja pengoreksian LaTeX untuk menghindari pelanggaran matematika atau kutipan.
• Tinjau perubahan yang dilacak dengan sengaja. Untuk pengeditan tenggat waktu, cenderung menerima perubahan yang memperketat, menolak perubahan yang meratakan suara atau menimbulkan ambiguitas.
• Terapkan pengeditan kembali ke file sumber LaTeX atau Word. Kompilasi setelah setiap bagian utama.

T-24 hours: structural check.

• Pastikan file gaya sudah benar dan tidak diubah.
• Pastikan semua gambar dan tabel berukuran benar dalam batasan kolom atau halaman.
• Pastikan abstrak berada dalam batas kata/karakter tempat.
• Untuk tempat double-blind, jalankan daftar periksa anonimisasi lengkap di atas.
• Kompilasi akhir. Pemeriksaan jumlah halaman. Jika masih selesai, lakukan pemotongan struktural dari panduan pemotongan kata kami.

T-12 hours: submission dry run.

• Buka portal pengiriman. Unggah PDF Anda. Jangan kirimkan dulu — verifikasi apa yang diterima portal.
• Jika portal melakukan pemeriksaan format otomatis (NeurIPS, ICML, banyak konferensi IEEE yang melakukan hal ini), perbaiki apa pun yang ditandainya. Pemeriksaan portal adalah versi paling otoritatif dari "apakah kiriman ini dianggap valid".
• Verifikasi unggahan materi tambahan dengan benar jika diperlukan.

T-4 hours: final read and submit.

• Bacaan terakhir untuk kesalahan ketik yang selamat dari pengeditan.
• Kirim. Jangan menunggu hingga satu jam terakhir — sistem pengiriman sering kali mogok di jam-jam terakhir.
• Verifikasi email konfirmasi penyerahan telah tiba.

Kesalahan yang dilakukan sebagian besar penulis adalah menyerahkan hak penyuntingan kepada T-12 atau T-6. Pengeditan menyebabkan kerusakan pada menit-menit terakhir (kesalahan kompilasi LaTeX, penyimpangan kutipan) yang memerlukan waktu perbaikan dan kompilasi ulang yang tidak Anda miliki di T-4.

Kamera siap: jebakan yang menangkap penulis berpengalaman

Penerimaan bukanlah akhir dari pengeditan. Versi siap kamera memiliki tenggat waktu sendiri, seringkali 4-6 minggu setelah penerimaan, dan persyaratannya sendiri. Banyak makalah yang diterima ditarik saat siap kamera karena penulis merusaknya pada pengeditan akhir.

The common failure modes:

Diedit dengan gaya file yang salah. Beberapa tempat menggunakan file gaya yang berbeda untuk siap kamera dibandingkan untuk penyerahan. Penggunaan file gaya penyerahan menghasilkan makalah yang tidak memenuhi persyaratan akhir. Baca instruksi siap pakai kamera dengan cermat; file gaya biasanya berbeda.

Menambahkan terlalu banyak konten baru. Peninjau meminta klarifikasi. Anda menambahkannya. Makalahnya bertambah dari 9 halaman menjadi 10. Anda melebihi batas siap kamera dan tidak ada perpanjangan. Pelajarannya: anggarkan anggaran hasil edit yang siap pakai kamera sesuai dengan batas halaman sebelum Anda memulai, bukan setelahnya.

Memulihkan deanonimisasi secara tidak benar. Menambahkan kembali nama penulis, memulihkan ucapan terima kasih, dan menambahkan kutipan pendanaan adalah tugas yang siap pakai kamera. Melakukan kesalahan (misalnya, menambahkan nama penulis tetapi lupa ucapan terima kasih) akan membuat pembaca berhati-hati.

Pecahkan gambar atau tabel. Mengubah ukuran gambar agar tersedia ruang di kamera dapat menghasilkan label yang tidak terbaca atau konten di luar halaman. Selalu kompilasi dan verifikasi secara visual setelah penyesuaian gambar apa pun.

Lupa memperbarui bibliografi. Terkadang pengulas menyarankan referensi. Menambahkannya akan mengubah nomor kutipan di seluruh makalah jika Anda menggunakan kutipan numerik. Pastikan semua kutipan dalam teks masih terselesaikan dengan benar.

Pendekatan yang aman: perlakukan kamera siap sebagai penyerahan kedua penuh, bukan sebagai perbaikan. Jadwalkan seperti itu. Berikan waktu minimal 2-3 hari untuk proses editing, jangan sampai malam yang sama dengan batas waktu.

AI editing under deadline pressure

Alur kerja yang menghasilkan pengeditan bersih tanpa merusak kertas di jam-jam terakhir.

Langkah 1: Potong kertasnya. Jangan tempel seluruh sumber LaTeX ke dalam alat. Potongan demi bagian (abstrak, intro, karya terkait, metode, eksperimen, kesimpulan). Untuk makalah LaTeX, alur kerja pengoreksian LaTeX/Overleaf mencakup sistem placeholder untuk matematika dan kutipan.

Langkah 2: Jalankan pass pengeditan Standar pada setiap bagian. Standar adalah kedalaman yang tepat untuk pekerjaan tenggat waktu — standar ini menangkap tata bahasa, memperketat frasa, dan meningkatkan kejelasan tanpa merestrukturisasi argumen. Hindari Komprehensif di bawah tenggat waktu; itu membuat perubahan yang lebih agresif yang mungkin Anda tidak punya waktu untuk meninjaunya dengan cermat.

Langkah 3: Terima secara konservatif. Berdasarkan tenggat waktu, aturan yang tepat adalah "menerima perubahan yang secara jelas memperketat atau mengoreksi; menolak segala sesuatu yang ambigu". Perubahan yang tidak dapat Anda evaluasi dengan cepat adalah perubahan yang harus ditolak. Batas waktu awal bukanlah saat yang tepat untuk mempertimbangkan apakah ungkapan alternatif benar-benar lebih baik; inilah waktunya untuk mengunci perbaikan yang jelas dan mengirimkannya.

Langkah 4: Kompilasi setelah setiap bagian. Terutama makalah LaTeX. Perubahan yang merusak kompilasi yang ditemukan pada jam T-2 adalah kasus terburuk. Menemukannya pada T-20 jam setelah pengeditan bagian memungkinkan Anda memperbaikinya tanpa panik.

Langkah 5: Bacaan akhir dan kirim lebih awal. Kirim pada jam T-4 hingga T-6, bukan T-1. Sistem pengiriman konferensi mogok, internet mati, file yang Anda unggah adalah versi yang salah. Buffer itu penting.

Common author errors

Daftar singkat kesalahan yang kami lihat terjadi pada penulis berpengalaman.

Akronim didefinisikan dalam abstrak, tidak ditentukan dalam isi. Abstrak diuraikan secara terpisah; tubuh harus mendefinisikan akronim lagi pada penggunaan pertama.

Referensi yang tidak muncul dalam bibliografi. \cite{smith2024} ke kunci yang tidak ada dalam file .bib menghasilkan ? dalam PDF yang dikompilasi. Selalu periksa keluaran yang dikompilasi untuk kutipan yang belum terselesaikan.

Gambar dengan teks lebih kecil dari 8 poin. Sebagian besar tempat memerlukan ukuran font minimum dalam angka. Gambar yang dirender dengan label sumbu 6 titik akan ditandai pada pemeriksaan otomatis.

Tabel yang melebihi kolom. Tabel lebar dengan tata letak dua kolom yang berada di luar halaman akan ditampilkan dengan buruk. Gunakan \resizebox atau putar tabel agar pas.

Persyaratan tambahan tidak ada. Banyak tempat memerlukan daftar periksa (daftar periksa reproduktifitas NeurIPS, pernyataan etika ICML) sebagai pelengkap. Jika tidak ada, meja kertas akan ditolak.

Versi yang diupload salah. Anda mengkompilasi versi terbaru. Anda mengunggah versi dari dua jam yang lalu. Verifikasi unggahan dengan mengunduh PDF setelah pengiriman dan memeriksa stempel waktu di halaman pertama atau di metadata.

See the Full AI Proofreader

Tracked-changes editing for academic prose. Free tier includes every feature.

Frequently asked questions

T: Berapa banyak pengeditan yang harus saya lakukan dalam 24 jam terakhir sebelum batas waktu?

Hanya mengedit, tidak menulis. Substansi makalah harus selesai dalam waktu T-48 jam. 24 jam terakhir harus dicadangkan untuk pemeriksaan ulang, pengetatan, pemeriksaan anonimisasi, verifikasi pemformatan, dan kompilasi dan pengunggahan akhir. Menulis konten baru di bawah tekanan tenggat waktu biasanya menimbulkan kesalahan yang menimpa Anda pada saat yang paling buruk. Jika ilmu pengetahuan tidak dilakukan di T-48, jawabannya adalah mengirimkan versi yang lebih ketat dari apa yang telah dilakukan, bukan menulis lebih banyak.

T: Apakah pengulas akan mengetahui jika makalah saya memiliki masalah bahasa?

Ya, andal. Peninjau konferensi membaca dengan cepat dan membuat penilaian dengan cepat. Makalah dengan kesalahan tata bahasa yang konsisten atau frasa yang janggal dianggap kurang sempurna, sehingga dapat mengubah batas penerimaan menjadi penolakan. Tempat-tempat teratas memiliki pengulas yang membaca konten dan menganggap bahasanya bersih; bahasa yang lebih kasar mendorong perhatian pengulas ke permukaan daripada substansinya. Menginvestasikan 2-4 jam pada kartu pengeditan bahasa sebelum diserahkan adalah waktu yang menghasilkan keuntungan besar.

T: Apakah saya harus menggunakan AI untuk menulis bagian dari makalah konferensi saya?

Sebagian besar konferensi besar mengizinkan pengeditan AI atas konten yang ditulis penulis dengan pengungkapan. Pembuatan konten substantif dengan AI lebih banyak diperdebatkan — beberapa tempat melarangnya secara eksplisit (sering kali dalam abstrak atau bagian tertentu), beberapa mengharuskan pengungkapan, dan beberapa menyerahkannya pada penilaian penulis. Baca surat panggilan untuk tempat Anda. Panduan pengungkapan penggunaan AI kami mencakup template yang berfungsi di sebagian besar tempat. Apa pun yang Anda lakukan, ungkapkan. Penggunaan AI tersembunyi yang ditemukan belakangan jauh lebih buruk daripada penggunaan terbuka yang diizinkan.

Q: Makalah saya sudah melewati batas halaman. Apa yang harus saya lakukan?

Urutannya berdasarkan seberapa banyak mereka menghemat tanpa mengubah konten: (1) Ubah ukuran gambar agar lebih efisien memanfaatkan ruang yang tersedia. (2) Perketat caption gambar menjadi satu atau dua kalimat. (3) Pindahkan detail tambahan ke materi suplementer jika venue mengizinkannya. (4) Terapkan pemotongan tingkat kalimat dari panduan cutting words guide — kata benda zombie, penghubung berpasangan, "in order to," rantai mitigasi (hedging). (5) Sebagai upaya terakhir, hapus satu paragraf dari bagian tinjauan pustaka terkait atau dari uraian eksperimen yang berulang. Jangan kompres jarak vertikal dengan penyesuaian \vspace; venue mendeteksinya dan menganggapnya sebagai pelanggaran aturan.