AI Proofreading for Conference Papers (IEEE, ACM, NeurIPS): Last-Mile Editing Under Deadline

Trimiterile NeurIPS au fost deschise la mijlocul lunii mai a acestui an. Până la termenul limită, sistemul a procesat aproximativ 19.000 de lucrări în ultimele 36 de ore. O parte semnificativă a fost retrasă sau respinsă automat pentru încălcări de formatare pe care autorii le-ar fi putut detecta cu o listă de verificare de treizeci de minute. Conferințele IEEE văd modele similare. ACM Hârtii SIG, de asemenea. Combinația dintre limitele stricte ale paginilor, fișierele de stil obligatorii și regulile de anonimizare dublu-orb transformă transmiterea conferinței într-un exercițiu de precizie, care este în mare parte mecanic - și care este în mare parte greșit în ultimele 24 de ore.

Acest ghid este despre munca de ultimul kilometru. Nu cum să scrii o lucrare bună; cum să expediați unul curat fără a-l rupe în editarea finală. Vom acoperi ceea ce diferă între conferințe și reviste, capcanele specifice fișierelor de stil pentru IEEE, ACM și NeurIPS, verificări de anonimizare care surprind greșelile ușoare, lista de verificare pentru ultimele 48 de ore pe care o recomandăm autorilor cu care lucrăm, capcana pregătită pentru cameră care prinde chiar și pe autorii cu experiență în fluxul de lucru, și pe autorii cu experiență.

Why conferences differ from journals

Cinci diferențe influențează transmiterea conferinței în moduri care contează pentru editarea ultimului mile.

Limite stricte ale paginilor, impuse cu forță. Limitele paginilor jurnalului sunt adesea sugestii. Limitele paginilor conferinței sunt de obicei ferme - 8 sau 9 pagini de conținut plus o secțiune de referințe cu lungime fixă. Depășirea chiar și de un paragraf declanșează respingerea automată în majoritatea locațiilor. Cele mai multe obiceiuri de trimitere a jurnalelor (scrieți lung, tăiați dacă sunteți întrebat) vă fac respins la conferințe.

Fișiere de stil obligatorii. Conferințele furnizează fișiere de stil LaTeX (sau șabloane Word) pe care autorii trebuie să le folosească. Fișierul de stil controlează marginile, fontul, formatul de citare, stilul titlului secțiunii, spațierea rândurilor. Modificarea fișierului de stil pentru a câștiga spațiu este interzisă și de obicei detectată. Greșelile cu fișierul de stil sunt cea mai mare sursă de respingeri de formatare.

Anonimizarea în locuri dublu-orb. Multe conferințe CS de top (NeurIPS, ICML, ACL, EMNLP, ICLR) folosesc recenzia dublu-orb. Autorii trebuie să elimine informațiile de identificare din prezentare - nume de autori, afilieri, mulțumiri, auto-citate formulate în moduri de identificare. O auto-referință precum „în munca noastră anterioară [12]” trebuie să devină „în munca anterioară [12]” sau „după cum arată [12]”. Prinderea deanonimizării ratate face parte din lista de verificare a ultimului kilometru.

Ciccuri strânse de revizuire. Examinările conferințelor au loc după un program fix, cu săptămâni, nu luni. Oboseala recenzentului este reală și se manifestă ca un feedback concis. Prima impresie - prima pagină, prima jumătate de pagină a rezumatului - are mai multă greutate decât în ​​revizuirea jurnalului. Editarea pentru impactul pe prima pagină contează.

Pregătit pentru cameră este o editare separată. Cele mai multe conferințe acceptă mai întâi, apoi solicită o versiune „pregătită pentru cameră” care încorporează feedbackul recenzenților, poate avea o limită de pagini ușor diferită și trebuie să fie în stilul final. Editarea pregătită pentru cameră este în cazul în care mulți autori își sparg lucrarea acceptată prin editarea prea agresivă într-un fișier de stil diferit.

Style-file traps

Cele trei fișiere mari de stil de locație au fiecare câteva probleme specifice.

Conferința IEEE (IEEEtran). Șablonul de conferință IEEE folosește un layout în două coloane, cu margini stricte. Cele mai frecvente erori ale autorilor: modificarea separatorului dintre coloane sau a dimensiunilor marginilor pentru a câștiga spațiu (interzis, adesea detectat), schimbarea stilului bibliografiei (trebuie să rămână IEEE) și utilizarea ajustărilor cu \vspace sau \setlength pentru a comprima spațiul vertical. Iar metodele acceptabile de economisire a spațiului sunt rescrierea paragrafelor, redimensionarea figurilor și comprimarea tabelelor — nu schimbări de stil. Formulul bibliografiei specifice IEEE are, de asemenea, particularități: numerele paginilor apar într-o poziție anume, numele revistelor sunt prescurtate după o listă standard, iar lucrările prezentate la conferințe sunt formate după o convenție specifică an–locație.

ACM (acmart). Șablonul ACM acmart are mai multe „arome” — sigconf, sigchi, acmsmall, acmlarge — iar instrucțiunile conferinței specifică pe care să se utilizeze. Folosirea unei arome greșite produce o hârtie care arată plauzibil corectă, dar nu reușește verificarea automată a ACM. Lista de referințe trebuie să utilizeze formatul de referință ACM. Multe conferințe necesită, de asemenea, ACM CCS Concepte și cuvinte cheie pe prima pagină; acestea sunt obligatorii și ușor de uitat.

NeurIPS / ICML / ICLR. Fișierul stil NeurIPS impune aspectul pe o singură coloană cu anumite margini, font și spațiere între rânduri. Limita de pagini este de obicei de 9 pagini de conținut plus referințe nelimitate. Materialul suplimentar merge într-un fișier separat cu propria limită de pagini. Cea mai frecventă eroare a autorului este uitarea de a comenta steag-ul final „\usepackage” (pentru camera pregătită, marcajul este setat; pentru trimiterea inițială, este setat diferit - greșit declanșează eșecuri de anonimizare). Șablonul NeurIPS are, de asemenea, un format specific pentru rezumat și introducere pe care unii autori îl înlocuiesc accidental.

Verificări de anonimizare pentru trimiterea dublu-orb

Pentru orice loc dublu-orb, un permis de anonimizare atent este diferența dintre revizuire și respingere la birou.

Eliminați numele și afilierile autorilor. Fișierul de stil oferă de obicei un semnalizator (de exemplu, „\submissiontrue” în NeurIPS) care înlocuiește numele autorilor cu „Autori anonimi”. Setați steagul. Verificați prin compilarea și verificarea paginii de titlu.

Anonimizați secțiunea de mulțumiri. Mulțumirile conțin adesea surse de finanțare sau mulțumiri anumitor persoane care identifică laboratorul. Eliminați întreaga secțiune pentru trimiterea inițială. Adăugați-l înapoi în camera gata.

Reformulați auto-citările. „În lucrarea noastră anterioară [Smith et al., 2024]” vă identifică. Schimbați la „În munca anterioară [Smith și colab., 2024]” sau „Smith și colab. [2024] au arătat...” Citarea rămâne; încadrarea se schimbă.

Verificați metadatele PDF. Fișierele PDF conțin metadate care arată numele autorului, software-ul utilizat și, uneori, calea fișierului pe computerul autorului. Rulați exiftool sau utilizați un vizualizator de metadate pentru a verifica. Majoritatea motoarelor LaTeX încorporează automat metadate; soluția este să o ștergeți înainte de trimitere.

Check filenames. A filename like smith_paper_v3.pdf deanonymizes you. Rename before upload.

Verificați linkurile și adresele URL. Un link GitHub către github.com/yourusername/project vă identifică. Pentru dublu-orb, fie eliminați linkul, fie înlocuiți-l cu o versiune anonimă sau utilizați un serviciu de tip paper-anon care găzduiește o copie anonimă.

Verificați materialul suplimentar. PDF-urile suplimentare, codurile și fișierele de date necesită același tratament de anonimizare. Multe trimiteri sunt deanonimizate printr-un fișier suplimentar pe care autorul a uitat să-l curățeze.

The last-48-hours checklist

O secvență practică pentru ultimele două zile înainte de termen.

T-48 hours: final draft complete.

• Citiți hârtie cap la cap, cu voce tare, dacă este posibil.
• Verificați că toate figurile sunt menționate, toate referințele citate, toate secțiunile prezente.
• Verificați numărul de pagini față de limita locației. Dacă ați terminat, începeți să tăiați acum.

T-36 hours: editing pass.

• Treceți lucrarea printr-un corector AI pentru gramatică și ton. Pentru LaTeX, inserați fragmente în proză secțiune cu secțiune utilizând LaTeX fluxul de lucru de corectare pentru a evita încălcarea matematicii sau a citărilor.
• Examinați modificările urmărite în mod deliberat. Pentru editarea termenului limită, înclinați spre acceptarea modificărilor care întăresc, respingând modificările care aplatizează vocea sau introduc ambiguitate.
• Aplicați editările înapoi la fișierul sursă LaTeX sau Word. Compilați după fiecare secțiune majoră.

T-24 hours: structural check.

• Verificați că fișierul de stil este corect și nu a fost modificat.
• Verificați că toate figurile și tabelele sunt dimensionate corect în constrângerile de coloană sau pagină.
• Verificați că rezumatul se încadrează în limita de cuvinte/caractere a locului de desfășurare.
• Pentru locurile dublu-orb, rulați lista completă de verificare a anonimizării de mai sus.
• Compilarea finală. Verificarea numărului de pagini. Dacă încă s-a terminat, faceți tăieturile structurale din ghidul nostru pentru cuvinte tăiate.

T-12 hours: submission dry run.

• Deschideți portalul de trimitere. Încărcați PDF-ul. Nu trimiteți încă — verificați ce acceptă portalul.
• Dacă portalul efectuează verificări automate de format (NeurIPS, ICML, multe conferințe IEEE fac asta), remediați orice semnalează. Verificarea portalului este cea mai autorizată versiune a „contează validă această trimitere”.
• Verificați corect încărcările de materiale suplimentare, dacă este necesar.

T-4 hours: final read and submit.

• Ultima citire pentru greșelile de scriere care au supraviețuit editării.
• Trimiteți. Nu așteptați ultima oră - sistemele de trimitere se blochează frecvent în ultima oră.
• Verificați sosirea e-mailului de confirmare a trimiterii.

Greșeala pe care o fac majoritatea autorilor este să lase permisul de editare la T-12 sau T-6. Editarea introduce rupturi de ultimă oră (LaTeX erori de compilare, deriva de citare) care necesită timp de reparare și recompilare pe care nu îl aveți la T-4.

Pregătit pentru cameră: capcana care prinde autori experimentați

Acceptarea nu este sfârșitul editării. Versiunea pregătită pentru cameră are propriul termen limită, adesea 4-6 săptămâni de la acceptare, și propriile cerințe. Multe lucrări acceptate sunt retrase la camera pregătită pentru că autorii le-au spart în editarea finală.

The common failure modes:

Editat într-un fișier de stil greșit. Unele locații folosesc un fișier de stil diferit pentru camera pregătită decât pentru trimitere. Utilizarea fișierului de stil de trimitere produce o lucrare care nu îndeplinește cerințele finale. Citiți cu atenție instrucțiunile pregătite pentru cameră; fișierul de stil este de obicei diferit.

S-a adăugat prea mult conținut nou. Recenziatorii au cerut clarificări. Le-ai adăugat. Hârtia a trecut de la 9 pagini la 10. Ați depășit limita de pregătire pentru cameră și nu există prelungire. Lecția: bugetați-vă editările pregătite pentru cameră față de limita de pagină înainte de a începe, nu după.

Deanonimizarea a fost restaurată incorect. Adăugarea înapoi a numelor de autori, restabilirea recunoașterilor și adăugarea de citate de finanțare sunt sarcini pregătite pentru cameră. Făcându-le greșit (de exemplu, adăugarea numelor de autori, dar uitarea de mulțumiri) prinde cititori atenți.

S-a spart o figură sau o masă. Redimensionarea unei figuri pentru a face spațiu în camera pregătită poate produce etichete ilizibile sau conținut în afara paginii. Întotdeauna compilați și verificați vizual după orice ajustare a cifrei.

Am uitat să actualizez bibliografia. Revizorii sugerează uneori referințe. Adăugarea acestora modifică numerele citatelor de-a lungul lucrării dacă utilizați citate numerice. Verificați că toate citările din text se rezolvă în continuare corect.

Abordarea sigură: tratați camera pregătită ca o a doua trimitere completă, mai degrabă decât o retușare. Programează-l așa. Permiteți cel puțin 2-3 zile pentru permisul de editare, nu în aceeași seară cu termenul limită.

AI editing under deadline pressure

Un flux de lucru care produce o editare curată, fără a rupe hârtia în ultimele ore.

Pasul 1: tăiați hârtia în bucăți. Nu lipiți întreaga sursă LaTeX într-un instrument. Bucățiune după secțiune (rezumat, introducere, lucrări conexe, metode, experimente, concluzie). Pentru lucrările LaTeX, LaTeX/Overleaf fluxul de lucru de corectare acoperă sistemul de substituenți pentru matematică și citări.

Pasul 2: Efectuați o trecere de editare standard pe fiecare porțiune. Standardul este profunzimea potrivită pentru lucrul cu termenul limită — prinde gramatica, întărește formularea și îmbunătățește claritatea fără argumente de restructurare. Evitați cuprinzător în termenul limită; face schimbări mai agresive pe care este posibil să nu aveți timp să le revizuiți cu atenție.

Pasul 3: Acceptați conservator. În conformitate cu termenul limită, regula corectă este „acceptați modificările care întăresc sau corectează în mod clar; respingeți orice ambiguu”. O schimbare pe care nu o puteți evalua rapid este o schimbare de respins. Termenul prealabil nu este momentul să ne gândim dacă o formulare alternativă este cu adevărat mai bună; este momentul să blochezi îmbunătățiri clare și să expediezi.

Pasul 4: Compilați după fiecare secțiune. LaTeX în special lucrări. O modificare care întrerupe compilarea descoperită la T-2 ore este cel mai rău caz. Descoperirea lui la T-20 de ore după editarea unei secțiuni vă permite să o remediați fără panică.

Pasul 5: Citiți final și trimiteți devreme. Trimiteți la orele T-4 până la T-6, nu T-1. Sistemele de transmitere a conferințelor se blochează, internetul se întrerupe, fișierul pe care îl încărcați este o versiune greșită. Tamponul este esențial.

Common author errors

O scurtă listă de erori pe care le vedem prind autori experimentați.

Acronim definit în rezumat, nedefinit în corp. Rezumatul este analizat separat; corpul trebuie să definească din nou acronimul la prima utilizare.

Referințe care nu apar în bibliografie. Un \cite{smith2024} la o cheie care nu se află în fișierul .bib produce un ? în PDF-ul compilat. Verificați întotdeauna rezultatul compilat pentru citări nerezolvate.

Cifre cu text mai mic de 8 puncte. Cele mai multe locații necesită dimensiuni minime ale fonturilor în cifre. O cifră care este redată cu etichete de axe în 6 puncte este semnalată la verificări automate.

Tabelele care depășesc coloana. Un tabel larg într-un aspect cu două coloane care se execută în afara paginii este redat slab. Folosiți \resizebox sau pivotați tabelul pentru a se potrivi.

Lipsesc cerințe suplimentare. Multe locații necesită o listă de verificare (NeurIPS lista de verificare a reproductibilității, ICML declarație de etică) ca suplimentară. Dacă este lipsit, biroul de hârtie este respins.

S-a încărcat o versiune greșită. Ați compilat cea mai recentă versiune. Ai încărcat o versiune de acum două ore. Verificați încărcarea descărcând PDF-ul după trimitere și verificând marcajul de timp pe prima pagină sau în metadate.

See the Full AI Proofreader

Tracked-changes editing for academic prose. Free tier includes every feature.

Frequently asked questions

Î: Cât de multă editare ar trebui să fac în ultimele 24 de ore înainte de termenul limită?

Doar editare, nu scris. Substanța hârtiei ar trebui să fie completă până la T-48 de ore. Ultimele 24 de ore ar trebui rezervate pentru corecturi, strângeri, verificări de anonimizare, verificarea formatării și compilarea și încărcarea finală. Scrierea de conținut nou sub presiunea termenului limită introduce de obicei erori care te prind în cel mai rău moment. Dacă știința nu este făcută la T-48, răspunsul este să trimiți o versiune mai strictă a ceea ce s-a făcut, nu să scrii mai mult.

Î: Vor observa recenzenții dacă lucrarea mea are probleme de limbă?

Da, de încredere. Revizorii conferinței citesc rapid și formează rapid judecăți. O lucrare cu erori gramaticale consistente sau formulare incomodă se citește ca fiind mai puțin șlefuită, ceea ce poate muta o acceptare limită către respingere. Locurile de top au recenzori care citesc pentru conținut și presupun că limbajul este curat; limbajul mai dur împinge atenția recenzentului mai degrabă la suprafață decât la substanță. Investirea a 2-4 ore într-un permis de editare a limbii înainte de trimitere este un timp de mare randament.

Î: Ar trebui să folosesc AI pentru a scrie părți din lucrarea mea de conferință?

Cele mai importante conferințe permit editarea cu ajutorul AI a textelor scrise de autori, cu condiția unei prezentări/disvăluiri. Generarea de conținut substanțial cu AI este însă mai controversată — unele manifestări interzic explicit acest lucru (de regulă în rezumate sau în secțiuni specifice), altele cer o dezvăluire, iar altele lasă această decizie la latitudinea autorului. Citește solicitarea de lucrări (call for papers) pentru evenimentul tău. Ghidul nostru AI-use disclosure guide acoperă șabloanele care funcționează în majoritatea cazurilor. Orice ai face, dezvăluie-l. Utilizarea ascunsă a AI, descoperită ulterior, este mult mai gravă decât o utilizare dezvăluită, care este permisă.

Î: Lucrarea mea este la limita de pagini. Ce trebuie să fac?

În ordinea cât de mult economisesc fără a modifica conținutul: (1) Redimensionați cifrele pentru a se potrivi mai eficient cu spațiul disponibil. (2) Strângeți legendele figurilor la una sau două propoziții. (3) Mutați detaliile secundare în material suplimentar dacă locul permite acest lucru. (4) Aplicați tăieturile la nivel de propoziție din ghidul nostru pentru cuvinte tăiate — substantive zombie, conjunctive pereche, „în scopul de a”, lanțuri de acoperire. (5) În ultimă instanță, tăiați un paragraf din lucrarea aferentă sau o descriere redundantă a experimentului. Nu comprimați spațierea verticală cu ajustări \vspace; locațiile detectează acest lucru și îl tratează ca pe o încălcare a regulilor.