AI Proofreading for Conference Papers (IEEE, ACM, NeurIPS): Last-Mile Editing Under Deadline

NeurIPS Zgłoszenia rozpoczęły się w połowie maja tego roku. W wyznaczonym terminie system przetworzył około 19 000 dokumentów w ciągu ostatnich 36 godzin. Znacząca część została wycofana lub automatycznie odrzucona ze względu na naruszenia formatowania, które autorzy mogli wykryć za pomocą trzydziestominutowej listy kontrolnej. Konferencje IEEE wykazują podobne wzorce. ACM Papiery SIG też. Połączenie rygorystycznych limitów stron, obowiązkowych plików stylu i zasad podwójnie ślepej anonimizacji sprawia, że ​​przesyłanie materiałów na konferencję jest zadaniem precyzyjnym, w większości mechanicznym, a w ciągu ostatnich 24 godzin najczęściej popełniano błędy.

Ten przewodnik dotyczy pracy na ostatniej mili. Nie jak napisać dobrą pracę; jak wysłać czysty, nie niszcząc go w ostatecznej wersji. Omówimy różnice między konferencjami i czasopismami, specyficzne pułapki plików stylu dla IEEE, ACM i NeurIPS, kontrole anonimizacji wyłapujące łatwe błędy, listę kontrolną z ostatnich 48 godzin, którą zalecamy autorom, z którymi współpracujemy, pułapkę z gotową kamerą, która wychwytuje nawet doświadczonych autorów, oraz przepływ pracy edycyjnej AI dostosowany do presji terminów.

Why conferences differ from journals

Pięć różnic wpływa na przebieg konferencji w sposób mający znaczenie przy redagowaniu na ostatnim etapie.

Rygorystyczne limity stron, rygorystycznie egzekwowane. Limity stron czasopism są często sugestiami. Limity stron konferencji są zazwyczaj stałe — 8 lub 9 stron treści plus sekcja referencyjna o stałej długości. Przepełnienie nawet akapitu powoduje automatyczne odrzucenie w większości miejsc. Większość nawyków związanych z przesyłaniem dzienników (pisz długo, przycinaj, jeśli zostaniesz o to poproszony) powoduje, że jesteś odrzucany na konferencjach.

Obowiązkowe pliki stylu. Konferencje dostarczają pliki stylu LaTeX (lub szablony programu Word), których autorzy muszą używać. Plik stylu kontroluje marginesy, czcionkę, format cytatu, styl nagłówków sekcji i odstępy między wierszami. Modyfikowanie pliku stylu w celu uzyskania wolnego miejsca jest zabronione i zwykle wykrywane. Błędy w pliku stylu są największym źródłem odrzuceń formatowania.

Anonimizacja w miejscach z podwójnie ślepą próbą. Wiele czołowych konferencji CS (NeurIPS, ICML, ACL, EMNLP, ICLR) korzysta z podwójnie ślepej recenzji. Autorzy muszą usunąć ze zgłoszenia informacje identyfikujące — nazwiska autorów, afiliacje, podziękowania, własne cytaty sformułowane w sposób umożliwiający identyfikację. Odniesienie do siebie, takie jak „w naszej wcześniejszej pracy [12]”, musi stać się „w wcześniejszej pracy [12]” lub „jak pokazano w [12]”. Wyłapanie pominiętej deanonimizacji jest częścią listy kontrolnej ostatniej mili.

Wąskie cykle recenzji. Przeglądy konferencji odbywają się według ustalonego harmonogramu i trwają tygodnie, a nie miesiące. Zmęczenie recenzenta jest prawdziwe i objawia się w formie zwięzłej informacji zwrotnej. Pierwsze wrażenie – pierwsza strona, pierwsza połowa strony streszczenia – ma większą wagę niż recenzja czasopisma. Redakcja pod kątem wpływu na pierwszą stronę ma znaczenie.

Gotowe do użycia kamery to osobna edycja. Większość konferencji najpierw akceptuje, a następnie żąda wersji „gotowej do użycia kamery”, która uwzględnia opinie recenzentów, może mieć nieco inny limit stron i musi być w ostatecznym stylu. Edycja gotowa do użycia aparatu polega na tym, że wielu autorów łamie zaakceptowany artykuł, edytując zbyt agresywnie w pliku o innym stylu.

Style-file traps

Każdy z trzech dużych plików stylu obiektu ma kilka specyficznych wad.

IEEE Konferencja (IEEEtran). Szablon konferencji IEEE wykorzystuje układ dwóch kolumn ze ścisłymi marginesami. Najczęstsze błędy autorów: zmiana separatora kolumn lub wielkości marginesów w celu zwiększenia przestrzeni (zabronione, często wykrywane), modyfikacja stylu bibliografii (musi pozostać IEEE) oraz stosowanie korekt \vspace lub \setlength w celu skompresowania przestrzeni pionowej. Dopuszczalne działania oszczędzające miejsce to przepisywanie akapitów, zmiana rozmiaru figur i kompresja tabeli, a nie zmiany stylu. Format bibliografii specyficzny dla IEEE ma również pewne wady: numery stron umieszczane są na określonych pozycjach, nazwy czasopism są skracane do standardowej listy, a materiały konferencyjne są formatowane zgodnie z określoną konwencją roku i lokalizacji.

ACM (acmart). Szablon ACM acmart ma kilka „smaków” — sigconf, sigchi, acmsmall, acmlarge — a instrukcje konferencji określają, którego należy użyć. Użycie niewłaściwego smaku daje papier, który wygląda prawdopodobnie dobrze, ale nie przechodzi automatycznej kontroli ACM. Lista referencyjna musi mieć format referencyjny ACM. Wiele konferencji wymaga również zamieszczenia na pierwszej stronie ACM Koncepcji i słów kluczowych dotyczących CCS; są one obowiązkowe i łatwo o nich zapomnieć.

NeurIPS / ICML / ICLR. Plik stylu NeurIPS wymusza układ jednokolumnowy z określonymi marginesami, czcionką i odstępami między wierszami. Limit stron wynosi zazwyczaj 9 stron treści plus nieograniczona liczba odnośników. Materiały uzupełniające znajdują się w oddzielnym pliku z własnym limitem stron. Najczęstszym błędem autora jest zapomnienie o skomentowaniu końcowej flagi \usepackage{neurips_2026} (w przypadku gotowości do użycia kamery flaga jest ustawiona; w przypadku wstępnego przesłania jest ona ustawiona inaczej — błędne ustawienie powoduje błędy anonimizacji). Szablon NeurIPS ma również specyficzny format streszczenia i wstępu, który niektórzy autorzy przypadkowo zastępują.

Anonimizacja sprawdza podwójnie ślepe zgłoszenia

W przypadku każdego miejsca z podwójnie ślepą próbą, staranna przepustka anonimizująca stanowi różnicę między recenzją a odrzuceniem z biura.

Usuń nazwiska autorów i afiliacje. Plik stylu zwykle zawiera flagę (np. \submissiontrue w NeurIPS), która zastępuje nazwiska autorów słowami „Anonimowi autorzy”. Ustaw flagę. Sprawdź, kompilując i sprawdzając stronę tytułową.

Zanonimizuj sekcję z podziękowaniami. Podziękowania często zawierają źródła finansowania lub podziękowania dla konkretnych osób identyfikujących laboratorium. Usuń całą sekcję dotyczącą wstępnego przesłania. Dodaj go z powrotem do aparatu.

Przeformułuj własne cytaty. „W naszej poprzedniej pracy [Smith i in., 2024]” identyfikuje Cię. Zmień na „W wcześniejszej pracy [Smith i in., 2024]” lub „Smith i in. [2024] pokazali…” Cytat pozostaje bez zmian; zmienia się kadrowanie.

Sprawdź metadane PDF. Pliki PDF zawierają metadane pokazujące nazwisko autora, używane oprogramowanie, a czasami ścieżkę pliku na komputerze autora. Aby to sprawdzić, uruchom exiftool lub użyj przeglądarki metadanych. Większość silników LaTeX automatycznie osadza metadane; rozwiązaniem jest wyczyszczenie go przed przesłaniem.

Check filenames. A filename like smith_paper_v3.pdf deanonymizes you. Rename before upload.

Sprawdź linki i adresy URL. Link GitHub do github.com/yourusername/project identyfikuje Cię. W przypadku podwójnie ślepej próby usuń link, zastąp go wersją anonimową lub skorzystaj z usługi papierowej, która udostępnia anonimową kopię.

Sprawdź materiały dodatkowe. Dodatkowe pliki PDF, kody i pliki danych wymagają tej samej anonimizacji. Wiele zgłoszeń zostaje zdeanonimizowanych poprzez dodatkowy plik, którego autor zapomniał wyczyścić.

The last-48-hours checklist

Praktyczna sekwencja na ostatnie dwa dni przed ostatecznym terminem.

T-48 hours: final draft complete.

• Przeczytaj tekst od końca do końca, jeśli to możliwe, na głos.
• Sprawdź, czy znajdują się odniesienia do wszystkich rysunków, wszystkie cytowane źródła i czy obecne są wszystkie sekcje.
• Sprawdź liczbę stron w stosunku do limitu miejsca. Jeśli to już koniec, zacznij ciąć już teraz.

T-36 hours: editing pass.

• Przepuść artykuł przez korektor AI pod kątem gramatyki i tonu. W przypadku LaTeX wklejaj fragmenty prozy sekcja po sekcji, korzystając z przebiegu korekty LaTeX, aby uniknąć błędów matematycznych lub cytatów.
• Celowo przeglądaj prześledzone zmiany. W przypadku edycji ostatecznego terminu skłaniaj się ku akceptowaniu zmian, które zaostrzają, odrzucaniu zmian, które spłaszczają głos lub wprowadzają niejednoznaczność.
• Zastosuj zmiany z powrotem do pliku źródłowego LaTeX lub pliku Word. Kompiluj po każdej głównej sekcji.

T-24 hours: structural check.

• Sprawdź, czy plik stylu jest poprawny i nie zmodyfikowany.
• Sprawdź, czy wszystkie rysunki i tabele mają prawidłowy rozmiar w ramach ograniczeń kolumn lub stron.
• Sprawdź, czy streszczenie mieści się w limicie słów/znaków obowiązujących w danym miejscu.
• W przypadku obiektów z podwójnie ślepą próbą wykonaj powyższą pełną listę kontrolną anonimizacji.
• Ostateczna kompilacja. Kontrola liczby stron. Jeśli to jeszcze koniec, wykonaj cięcia konstrukcyjne z naszego przewodnika dotyczącego wycinania słów.

T-12 hours: submission dry run.

• Otwórz portal zgłoszeń. Prześlij swój plik PDF. Nie przesyłaj jeszcze – sprawdź, co portal akceptuje.
• Jeśli portal automatycznie sprawdza format (NeurIPS, ICML, wiele konferencji IEEE tak robi), napraw wszystko, co sygnalizuje. Kontrola portalu jest najbardziej wiarygodną wersją pytania „czy to zgłoszenie uważa się za ważne”.
• W razie potrzeby sprawdź, czy materiały dodatkowe zostały prawidłowo przesłane.

T-4 hours: final read and submit.

• Ostatni odczyt pod kątem literówek, które przetrwały edycję.
• Składać. Nie czekaj na ostatnią godzinę — systemy przesyłania zgłoszeń często ulegają awarii w ostatniej godzinie.
• Sprawdź, czy dotarła wiadomość e-mail z potwierdzeniem przesłania.

Błędem większości autorów jest pozostawienie przepustki redakcyjnej T-12 lub T-6. Edycja wprowadza awarie w ostatniej chwili (błędy kompilacji LaTeX, przesunięcie cytowań), które wymagają czasu na naprawę i ponowną kompilację, którego nie masz w T-4.

Gotowy na kamerę: pułapka, na którą łapią doświadczeni autorzy

Akceptacja to nie koniec redakcji. Wersja kamerowa ma swój własny termin realizacji, często 4-6 tygodni od akceptacji oraz własne wymagania. Wiele zaakceptowanych prac jest wycofywanych w momencie gotowości do aparatu, ponieważ autorzy złamali je w ostatecznej wersji redakcyjnej.

The common failure modes:

Edytowano w niewłaściwym pliku stylu. W niektórych obiektach używany jest inny plik stylu do przygotowania przed kamerą niż do przesłania. Użycie pliku stylu przesłania powoduje, że artykuł nie spełnia ostatecznych wymagań. Przeczytaj uważnie instrukcję obsługi aparatu; plik stylu jest zwykle inny.

Dodano zbyt wiele nowej treści. Recenzenci poprosili o wyjaśnienia. Dodałeś je. Gazeta zmniejszyła się z 9 do 10 stron. Przekroczono limit gotowości aparatu i nie ma możliwości przedłużenia. Lekcja: budżetuj edycje gotowe do użycia w aparacie w oparciu o limit stron przed rozpoczęciem, a nie po.

Nieprawidłowo przywrócono deanonimizację. Ponowne dodawanie nazwisk autorów, przywracanie podziękowań i dodawanie cytatów o źródłach finansowania to zadania, które może wykonać kamera. Błędne ich wykonanie (np. dodawanie nazwisk autorów, ale zapominanie o podziękowaniach) przyciąga uważnych czytelników.

Zepsułem figurę lub tabelę. Zmiana rozmiaru figury w celu zwolnienia miejsca w aparacie może skutkować nieczytelnymi etykietami lub treścią poza stroną. Zawsze kompiluj i sprawdzaj wizualnie po każdej korekcie figury.

Zapomniałem zaktualizować bibliografię. Recenzenci czasami sugerują odniesienia. Dodanie ich zmienia numerację cytatów w całym artykule, jeśli używasz cytatów numerycznych. Sprawdź, czy wszystkie cytaty w tekście nadal są poprawnie rozpoznawane.

Bezpieczne podejście: traktuj gotowość do aparatu jako pełne drugie zgłoszenie, a nie retusz. Zaplanuj to w ten sposób. Odczekaj co najmniej 2-3 dni na przepustkę edycyjną, a nie tego samego wieczoru, co ostateczny termin.

AI editing under deadline pressure

Przepływ pracy zapewniający czystą edycję bez niszczenia papieru w ostatnich godzinach.

Krok 1: Podziel papier. Nie wklejaj całego źródła LaTeX do narzędzia. Fragmenty według sekcji (streszczenie, wprowadzenie, prace powiązane, metody, eksperymenty, wnioski). W przypadku artykułów LaTeX przebieg korekty LaTeX/Overleaf obejmuje system zastępczy dla matematyki i cytatów.

Krok 2: Wykonaj standardową obróbkę edycyjną każdego fragmentu. Standard zapewnia odpowiednią głębokość pracy w ostatecznym terminie — wyłapuje gramatykę, zaostrza sformułowania i poprawia przejrzystość bez konieczności restrukturyzacji argumentów. Unikaj Kompleksowego w terminie; wprowadza bardziej agresywne zmiany, których możesz nie mieć czasu na dokładne przejrzenie.

Krok 3: Zaakceptuj zachowawczo. W przypadku niedotrzymania terminu właściwą zasadą jest „zaakceptuj zmiany, które wyraźnie zawężają lub korygują; odrzucaj wszystko, co jest niejednoznaczne”. Zmiana, której nie można szybko ocenić, jest zmianą, którą należy odrzucić. Upływający ostateczny termin nie jest momentem na rozważenie, czy alternatywne sformułowanie jest rzeczywiście lepsze; nadszedł czas, aby wprowadzić wyraźne ulepszenia i wysłać produkt.

Krok 4: Skompiluj po każdej sekcji. Szczególnie artykuły LaTeX. Najgorszym przypadkiem jest zmiana powodująca przerwanie kompilacji wykryta w godzinach T-2. Odkrycie go w godzinach T-20 po edycji sekcji pozwala naprawić go bez paniki.

Krok 5: Końcowe przeczytanie i przesłanie wcześniej. Prześlij w godzinach T-4 do T-6, a nie T-1. Awaria systemów przesyłania zgłoszeń na konferencje, awaria Internetu, przesłany plik ma niewłaściwą wersję. Bufor jest niezbędny.

Common author errors

Krótka lista błędów, które widzimy, łapiących doświadczonych autorów.

Akronim zdefiniowany w streszczeniu, niezdefiniowany w treści. Streszczenie jest analizowane osobno; przy pierwszym użyciu organ musi ponownie zdefiniować akronim.

Odniesienia, które nie pojawiają się w bibliografii. Znak „\cite” do klucza, którego nie ma w pliku .bib, powoduje wyświetlenie znaku „?” w skompilowanym pliku PDF. Zawsze sprawdzaj skompilowane dane wyjściowe pod kątem nierozwiązanych cytatów.

Rysunki z tekstem mniejszym niż 8 punktów. W przypadku większości obiektów wymagane są minimalne rozmiary czcionek. Figura renderowana z 6-punktowymi etykietami osi jest oznaczana podczas automatycznych kontroli.

Tabele wykraczające poza kolumnę. Szeroka tabela w układzie dwukolumnowym, wychodząca poza stronę, renderuje się słabo. Użyj \resizebox lub obróć tabelę, aby dopasować.

Brak wymagań dodatkowych. Wiele obiektów wymaga listy kontrolnej (NeurIPSlista kontrolna odtwarzalności, ICML oświadczenie etyczne) jako uzupełnienie. Brak tego powoduje odrzucenie papierowego biurka.

Przesłano niewłaściwą wersję. Skompilowałeś najnowszą wersję. Przesłałeś wersję sprzed dwóch godzin. Zweryfikuj przesłanie, pobierając plik PDF po przesłaniu i sprawdzając sygnaturę czasową na pierwszej stronie lub w metadanych.

See the Full AI Proofreader

Tracked-changes editing for academic prose. Free tier includes every feature.

Frequently asked questions

P: Ile edycji powinienem wykonać w ciągu ostatnich 24 godzin przed ostatecznym terminem?

Tylko redaguję, nie piszę. Treść merytoryczna pracy powinna być kompletna w terminie T-48 godzin. Ostatnie 24 godziny należy zarezerwować na korektę, doprecyzowanie, sprawdzenie anonimowości, weryfikację formatu oraz ostateczną kompilację i przesłanie. Pisanie nowej treści pod presją terminu zwykle wprowadza błędy, które wyłapują Cię w najgorszym momencie. Jeśli nauka nie jest jeszcze skończona w T-48, odpowiedzią jest przedstawienie ściślejszej wersji tego, co zostało zrobione, a nie pisanie więcej.

P: Czy recenzenci zauważą, że w mojej pracy występują problemy językowe?

Tak, niezawodnie. Recenzenci konferencji szybko czytają i szybko formułują opinie. Artykuł zawierający spójne błędy gramatyczne lub niezręczne sformułowania jest czytany jako mniej dopracowany, co może przesunąć granicę akceptacji w kierunku odrzucenia. Najlepsze miejsca mają recenzentów, którzy czytają pod kątem treści i zakładają, że język jest czysty; ostrzejszy język spycha uwagę recenzenta na powierzchnię, a nie na treść. Zainwestowanie 2–4 godzin w karnet na edycję językową przed przesłaniem to czas o wysokiej wydajności.

P: Czy powinienem używać sztucznej inteligencji do pisania części mojego referatu konferencyjnego?

Większość dużych konferencji dopuszcza redagowanie treści napisanych przez autorów przy użyciu AI, pod warunkiem ujawnienia tego faktu. Tworzenie istotnych, merytorycznych treści przy pomocy AI budzi jednak większe kontrowersje — niektóre wydarzenia zakazują tego wprost (często w streszczeniach lub w określonych sekcjach), inne wymagają ujawnienia, a jeszcze inne pozostawiają tę decyzję ocenie autora. Przeczytaj nabór (call for papers) dla Twojej konferencji. Nasz przewodnik dotyczący ujawniania użycia AI zawiera szablony, które sprawdzają się w większości miejsc. Cokolwiek zrobisz, ujawnij to. Ukryte użycie AI, które zostanie wykryte później, jest znacznie gorsze niż ujawnione użycie, które jest dozwolone.

Q: My paper is borderline over the page limit. What do I do?

W kolejności oszczędzania bez zmiany zawartości: (1) Zmień rozmiar figurek, aby lepiej dopasować je do dostępnej przestrzeni. (2) Ogranicz podpisy pod rycinami do jednego lub dwóch zdań. (3) Przenieś szczegóły drugorzędne do materiałów uzupełniających, jeśli miejsce na to pozwala. (4) Zastosuj cięcia na poziomie zdań z naszego przewodnika po słowach ciętych — rzeczowniki zombie, łączniki w parach, „w celu”, łańcuchy zabezpieczające. (5) W ostateczności wytnij akapit z powiązanej pracy lub zbędnego opisu eksperymentu. Nie kompresuj odstępów w pionie za pomocą korekcji \vspace; obiekty wykrywają to i traktują jako naruszenie zasad.