AI Proofreading for Conference Papers (IEEE, ACM, NeurIPS): Last-Mile Editing Under Deadline

NeurIPS の提出は今年 5 月中旬に開始されました。締め切りまでに、システムは最後の 36 時間で約 19,000 件の論文を処理しました。作成者が 30 分のチェックリストで発見できた可能性のある書式違反により、重要な部分が取り下げられたり、自動的に拒否されたりしました。 IEEE カンファレンスでも同様のパターンが見られます。 ACM SIG の論文も。厳格なページ制限、必須のスタイル ファイル、二重盲検の匿名化ルールの組み合わせにより、会議への提出はほとんどが機械的な精密作業に変わり、そのほとんどが過去 24 時間で手探りで行われました。

このガイドはラストマイルの作業に関するものです。良い論文を書く方法ではありません。最終編集で壊れることなくきれいな状態で出荷する方法。カンファレンスとジャーナルの違い、IEEE、ACM、NeurIPS に特有のスタイル ファイル トラップ、簡単な間違いを検出する匿名化チェック、協力する著者に推奨する過去 48 時間のチェックリスト、経験豊富な著者も捕まえるカメラ対応トラップ、締め切りのプレッシャーに合わせて調整された AI 編集ワークフローについて説明します。

Why conferences differ from journals

5 つの違いは、ラストワンマイルの編集にとって重要な方法で会議の提出を形作ります。

厳格なページ制限、強制適用 ジャーナルのページ制限は、多くの場合提案です。カンファレンスのページ数は通常、8 ページまたは 9 ページのコンテンツと固定長の参考セクションというように厳しく制限されています。たとえ 1 段落でもオーバーフローが発生すると、ほとんどの会場で自動的に拒否されます。ほとんどのジャーナル投稿の習慣（長文を書き、要求されたらトリミングする）は、カンファレンスで拒否されます。

必須のスタイル ファイル。 カンファレンスでは、作成者が使用する必要がある LaTeX スタイル ファイル (または Word テンプレート) が提供されます。スタイル ファイルは、余白、フォント、引用形式、セクション見出しスタイル、行間隔を制御します。スペースを確保するためにスタイル ファイルを変更することは禁止されており、通常は検出されます。スタイル ファイルの間違いは、書式設定が拒否される最大の原因です。

二重盲検会場での匿名化。 多くのトップ CS カンファレンス (NeurIPS、ICML、ACL、EMNLP、ICLR) は二重盲検レビューを使用しています。著者は、投稿から個人を特定できる情報（著者名、所属、謝辞、識別可能な表現で表現された自己引用）を削除する必要があります。 「以前の研究 [12] で」のような自己言及は、「以前の研究 [12] で」または「[12] で示されたとおり」になる必要があります。逃した匿名化解除を見つけることは、ラストマイルのチェックリストの一部です。

厳しいレビュー サイクル。 カンファレンスのレビューは、数か月ではなく数週間という固定スケジュールで行われます。査読者の疲労は現実のものであり、簡潔なフィードバックとして現れます。第一印象、つまり要約の最初のページ、最初の半ページは、雑誌のレビューよりも重要な意味を持ちます。最初のページのインパクトを重視した編集が重要です。

カメラ対応は別の編集です。 ほとんどのカンファレンスでは、最初に受け入れてから、査読者のフィードバックを組み込んだ「カメラ対応」バージョンをリクエストします。ページ制限は若干異なる場合があり、最終的なスタイルである必要があります。カメラ対応編集では、多くの著者が、異なるスタイルのファイルであまりにも積極的に編集し、受理された論文を台無しにしてしまいます。

Style-file traps

3 つの大きな会場スタイル ファイルにはそれぞれ、いくつかの特有の注意点があります。

IEEE 会議 (IEEEtran)。 IEEE 会議テンプレートは、厳密なマージンを持つ 2 列のレイアウトを使用します。最も一般的な著者のエラー: スペースを確保するために列の区切り文字や余白のサイズを変更する (禁止されており、頻繁に検出されます)、文献目録のスタイルを変更する (IEEE のままにする必要があります)、および垂直方向のスペースを圧縮するために \vspace または \setlength 調整を使用することです。許容されるスペース節約の動きは、段落の書き換え、図のサイズ変更、表の圧縮であり、スタイルの変更ではありません。 IEEE 固有の参考文献フォーマットにも癖があります。ページ番号が特定の位置に配置され、ジャーナル名が標準リストに短縮され、会議議事録は特定の年と場所の規則に従ってフォーマットされます。

ACM (acmart). ACM テンプレート acmart には、sigconf、sigchi、acmsmall、acmlarge などのいくつかの「フレーバー」があり、会議の指示にはどれを使用するかが指定されています。間違ったフレーバーを使用すると、一見正しいように見える紙が生成されますが、ACM の自動チェックに合格しません。参照リストでは、ACM 参照形式を使用する必要があります。多くのカンファレンスでは、最初のページに ACM CCS の概念とキーワードも必要です。これらは必須ですが忘れがちです。

NeurIPS / ICML / ICLR. NeurIPS のスタイルファイルは、特定の余白、フォント、行間を伴うシングルカラムのレイアウトを強制します。ページ数の上限は通常、本文 9 ページ＋参考文献は無制限です。補足資料は別ファイルに入れ、そこには独自のページ数上限が設けられています。最もよくある著者のミスは、\usepackage{neurips_2026} の最終フラグをコメントアウトし忘れることです（カメラレディではフラグは設定済みであり、初回投稿では設定のされ方が異なります—これを誤ると匿名化の失敗につながります）。また、NeurIPS テンプレートには要旨と導入（introduction）のための特定の書式があり、一部の著者がうっかり上書きしてしまうこともあります。

二重盲検提出の匿名化チェック

二重盲検会場では、慎重な匿名化パスが審査とデスク拒否の違いとなります。

著者名と所属を削除します。 スタイル ファイルには通常、著者名を「匿名著者」に置き換えるフラグ (例: NeurIPS の \submissiontrue) が用意されています。フラグを設定します。タイトルページを編集してチェックして確認してください。

謝辞セクションを匿名化します。 謝辞には、研究室を特定する資金源や特定の人々への感謝が含まれることがよくあります。最初の提出のセクション全体を削除します。カメラの準備が整った状態に戻します。

自己引用を言い換えます。 「以前の研究では [Smith et al., 2024]」はあなたを特定します。 「以前の研究 [Smith et al., 2024]」または「Smith et al. [2024] が示し​​た...」に変更します。引用はそのままです。枠組みが変わります。

PDF メタデータを確認してください。 PDF ファイルには、作成者名、使用したソフトウェア、場合によっては作成者のコンピュータ上のファイル パスを示すメタデータが含まれています。 exiftool を実行するか、メタデータ ビューアを使用して確認してください。ほとんどの LaTeX エンジンはメタデータを自動的に埋め込みます。解決策は、送信する前にそれをクリアすることです。

Check filenames. A filename like smith_paper_v3.pdf deanonymizes you. Rename before upload.

リンクと URL を確認してください。 github.com/yourusername/project への GitHub リンクにより、あなたが識別されます。二重盲検の場合は、リンクを削除するか、匿名化されたバージョンに置き換えるか、匿名のコピーをホストするペーパーアノン サービスを使用します。

補足資料を確認してください。 補足 PDF、コード、データ ファイルはすべて同じ匿名化処理が必要です。多くの投稿は、作成者がスクラブするのを忘れた補足ファイルによって匿名化されています。

The last-48-hours checklist

締め切り2日前の最後の実践シーケンス。

T-48 hours: final draft complete.

• 可能であれば、紙を端から端まで声に出して読みます。
• すべての図が参照され、すべての参考文献が引用され、すべてのセクションが存在することを確認します。
• ページ数を会場の制限と照らし合わせて確認してください。もう終わったら、今すぐカットを始めてください。

T-36 hours: editing pass.

• 論文を AI 校正者に通して文法と語調を確認します。 LaTeX の場合は、数学や引用の破損を避けるために、LaTeX 校正ワークフロー を使用して散文のチャンクをセクションごとに貼り付けます。
• 追跡された変更を慎重に確認します。期限付きの編集では、意見を平坦にしたり曖昧さをもたらしたりする変更を拒否し、引き締める変更を受け入れる方向に傾いてください。
• 編集内容をソース LaTeX または Word ファイルに適用します。各主要セクションの後にコンパイルします。

T-24 hours: structural check.

• スタイル ファイルが正しく、変更されていないことを確認します。
• すべての図と表のサイズが列またはページの制約内で正しいことを確認します。
• 要約が会場の単語/文字制限内であることを確認してください。
• 二重盲検会場の場合は、上記の完全な匿名化チェックリストを実行してください。
• 最終コンパイル。ページ数チェック。まだ終わっている場合は、単語の切り取りガイド にある構造的な切り取りを行ってください。

T-12 hours: submission dry run.

• 提出ポータルを開きます。 PDF をアップロードします。まだ送信しないでください。ポータルが何を受け入れるかを確認してください。
• ポータルが自動形式チェックを行う場合 (NeurIPS、ICML、多くの IEEE カンファレンスがこれを行います)、フラグが付けられたものはすべて修正します。ポータルのチェックは、「この提出は有効であるかどうか」の最も権威のあるバージョンです。
• 必要に応じて、補足資料が正しくアップロードされていることを確認します。

T-4 hours: final read and submit.

• 編集後に残ったタイプミスの最終読み取り。
• 提出する。最後の 1 時間は待たないでください。提出システムは最後の 1 時間で頻繁にクラッシュします。
• 提出確認メールが届くことを確認します。

ほとんどの著者が犯す間違いは、編集パスを T-12 または T-6 に任せることです。編集により、直前の破損 (LaTeX コンパイル エラー、引用ドリフト) が発生しますが、これには T-4 では不可能な修正と再コンパイルの時間が必要です。

カメラ対応: 経験豊富な著者を陥れる罠

承認されても編集は終了ではありません。カメラ対応バージョンには独自の期限 (多くの場合、承認後 4 ～ 6 週間) と独自の要件があります。受理された論文の多くは、著者が最終編集時に論文を破ったため、カメラの準備が整った時点で取り下げられます。

The common failure modes:

間違ったスタイル ファイルで編集されました。 一部の会場では、提出用とは異なるスタイル ファイルをカメラ対応用に使用しています。投稿スタイル ファイルを使用すると、最終要件を満たさない論文が作成されます。カメラ対応の説明書をよくお読みください。通常、スタイル ファイルは異なります。

新しいコンテンツが多すぎます。 査読者が説明を求めました。あなたがそれらを追加しました。論文は 9 ページから 10 ページになりました。カメラ対応の制限を超えているため、延長はありません。教訓: ページ制限に対してカメラ対応編集の予算を設定するのは、開始後ではなく開始前です。

匿名化解除が誤って復元されました。 著者名を再度追加し、謝辞を復元し、資金提供の引用を追加することは、カメラ対応のタスクです。間違ったやり方をすると（例：著者名は追加するが謝辞を忘れる）、慎重な読者を捕まえてしまいます。

図または表が壊れています。 カメラ対応のスペースを確保するために図のサイズを変更すると、判読できないラベルやページ外のコンテンツが生成される可能性があります。図を調整した後は、必ずコンパイルして視覚的に確認してください。

参考文献を更新するのを忘れていました。 査読者が参考文献を提案することがあります。数値引用を使用している場合、それらを追加すると論文全体の引用番号が変更されます。テキスト内の引用がすべて正しく解決されていることを確認します。

安全なアプローチ: カメラレディを修正ではなく完全な 2 回目の提出として扱います。そのようにスケジュールを立ててください。編集パスには、締め切りと同じ夜ではなく、少なくとも 2 ～ 3 日かかります。

AI editing under deadline pressure

最後の数時間で紙を壊すことなく、クリーンな編集を実現するワークフロー。

ステップ 1: 紙を分割します。 LaTeX ソース全体をツールに貼り付けないでください。セクションごとのチャンク (要約、イントロ、関連研究、方法、実験、結論)。 LaTeX 論文の場合、LaTeX/Overleaf 校正ワークフロー は、数学と引用のプレースホルダー システムをカバーします。

ステップ 2: 各チャンクで標準編集パスを実行します。 標準は締め切り作業に適した深さです。引数を再構築することなく、文法を捉え、語句を引き締め、明瞭さを向上させます。期限内の包括的なものは避けてください。より積極的な変更が行われるため、慎重に検討する時間がない場合があります。

ステップ 3: 控えめに受け入れる 期限内では、「明らかに強化または修正する変更を受け入れ、曖昧なものは拒否する」というのが正しいルールです。すぐに評価できない変更は拒否すべき変更です。締め切り前は、別の表現の方が本当に良いかどうかを検討する時期ではありません。明確な改善を加えて出荷するときが来ました。

ステップ 4: 各セクションの後にコンパイルします。 特に LaTeX 論文。 T-2 時間で発見されたコンパイルを破壊する変更は最悪のケースです。セクション編集から T-20 時間後に発見すると、パニックに陥ることなく修正できます。

ステップ 5: 最後に読んで早めに提出します。 T-1 ではなく、T-4 から T-6 時間に提出してください。会議提出システムがクラッシュし、インターネットがダウンし、アップロードしたファイルのバージョンが間違っています。バッファーは必須です。

Common author errors

経験豊富な作成者を捕まえるために確認されたエラーの短いリスト。

要約では定義されている頭字語ですが、本文では未定義です。 要約は個別に解析されます。本文は、最初の使用時に頭字語を再度定義する必要があります。

参考文献に記載されていない参照。 .bib ファイルにないキーへの「\cite」を実行すると、コンパイルされた PDF で「?」が生成されます。コンパイルされた出力で未解決の引用がないか常に確認してください。

8 ポイント未満のテキストを含む図。 ほとんどの会場では、図の最小フォント サイズが必要です。 6 点の軸ラベルを使用してレンダリングされる Figure は、自動チェックでフラグが立てられます。

列からはみ出した表。 2 列レイアウトの幅の広い表がページからはみ出していると、レンダリングが低下します。 \resizebox を使用するか、テーブルをピボットしてフィットさせます。

補足要件が欠落しています。 多くの会場では補足としてチェックリスト (NeurIPS 再現性チェックリスト、ICML 倫理声明) が必要です。これを見逃した場合、紙はデスクで拒否されます。

間違ったバージョンがアップロードされました。 最新バージョンがコンパイルされました。 2 時間前のバージョンをアップロードしました。送信後に PDF をダウンロードし、最初のページまたはメタデータのタイムスタンプを確認して、アップロードを確認します。

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Frequently asked questions

Q: 締め切りまでの最後の 24 時間でどのくらい編集を行う必要がありますか?

執筆ではなく編集のみ。論文の内容は T-48 時間までに完成する必要があります。最後の 24 時間は、校正、強化、匿名化チェック、フォーマット検証、および最終的なコンパイルとアップロードのために予約する必要があります。締め切りのプレッシャーの下で新しいコンテンツを作成すると、通常、最悪のタイミングでエラーが発生してしまいます。 T-48 で科学が完了していない場合、答えは、これ以上書くことではなく、完了した内容のより厳密なバージョンを提出することです。

Q: 私の論文に言語の問題がある場合、査読者は気づきますか?

はい、確かに。会議の査読者は素早く文章を読み、迅速に判断を下します。一貫した文法エラーやぎこちない表現がある論文は洗練されていないと見なされ、合格の境界線が拒否に向かう可能性があります。一流の会場には、内容を読み、言葉がきれいであると想定する査読者がいます。乱暴な言葉遣いは、査読者の注意を本質ではなく表面に向けさせます。提出前に言語編集パスに 2 ～ 4 時間を投資すると、大きな成果が得られます。

Q: カンファレンス論文の一部を書くのに AI を使用する必要がありますか?

ほとんどの主要なカンファレンスでは、著者が作成したコンテンツを公開して AI 編集することが許可されています。 AI を使用して実質的なコンテンツを生成することについては、より多くの議論が行われています。会場によっては、それを明示的に (多くの場合、要約や特定のセクションで) 禁止している場合もあれば、開示を要求している場合や、著者の判断​​に委ねている場合もあります。会場の募集要項をお読みください。私たちの AI 使用開示ガイド は、ほとんどの会場で機能するテンプレートをカバーしています。何をするにしても、それを公開してください。後で発覚する隠れた AI の使用は、許可されている公開された使用よりもはるかに悪いです。

Q: 私の論文はページ数制限をギリギリ超えています。私は何をしますか？

コンテンツを変更せずにどれだけ節約できるか順に示します。 (1) 利用可能なスペースに合わせて図のサイズをより効率的に変更します。 (2) 図のキャプションを 1 文または 2 文に絞ります。 (3) 会場が許可する場合、二次的な詳細を補足資料に移動します。 (4) 単語のカットガイド の文レベルのカット (ゾンビ名詞、接続詞のペア、「in order to」、ヘッジチェーン) を適用します。 (5) 最後の手段として、関連する研究や冗長な実験の説明から段落を削除します。 \vspace 調整で垂直方向の間隔を圧縮しないでください。会場はこれを検知し、ルール違反として扱います。