How to Write an AI-Use Disclosure Statement for Your Manuscript

Il mese scorso una rivista medica ha rifiutato un articolo di un collega. Il motivo non era la scienza. Mancava una dichiarazione di divulgazione sull’uso dell’intelligenza artificiale. La sezione sui metodi non diceva nulla sugli strumenti di intelligenza artificiale, ma la lettera di accompagnamento menzionava che il team aveva utilizzato ChatGPT per redigere parti dell'introduzione. L'editore ha segnalato la mancata corrispondenza e ha restituito il documento non letto.

Questa è la nuova realtà. Elsevier, Springer Nature, Wiley, ICMJE (che governa la maggior parte delle riviste mediche) e Horizon Europe hanno tutti formalizzato regole di divulgazione sull'uso dell'intelligenza artificiale negli ultimi due anni e la maggior parte degli altri editori hanno seguito l'esempio. La sanzione per la mancata divulgazione – o per la divulgazione errata – non è più una cortese richiesta di revisione. È un rifiuto da scrivania, a volte una ritrattazione. Questa guida illustra cosa divulgare, cosa non necessita di essere divulgato, dove va la dichiarazione, la formulazione del modello per gli scenari comuni e le peculiarità specifiche del campo che colgono i ricercatori.

Why this matters now

Il panorama politico è cambiato più rapidamente di quanto la maggior parte degli autori abbia notato. La versione breve di dove siamo a metà del 2026:

ICMJE (riviste mediche). Gli autori devono dichiarare qualsiasi utilizzo dell'intelligenza artificiale nella scrittura o nell'analisi. AI non può essere elencato come autore. La dichiarazione va nella sezione dei metodi se l'intelligenza artificiale è stata utilizzata nell'analisi e nei ringraziamenti se l'intelligenza artificiale è stata utilizzata solo per l'assistenza alla scrittura.

Elsevier. Divulgazione richiesta per qualsiasi utilizzo dell'IA oltre alla correzione grammaticale di base. Va inserito in una sezione dedicata "Dichiarazione dell'intelligenza artificiale generativa e delle tecnologie assistite dall'intelligenza artificiale nel processo di scrittura" prima dei riferimenti.

Springer Natura. Divulgazione obbligatoria dell'uso di modelli linguistici di grandi dimensioni nella sezione dei metodi. Ambito specifico: qualsiasi cosa oltre gli strumenti di modifica standard (Grammarly-class) deve essere divulgata.

Wiley. Dichiarazione richiesta nei riconoscimenti o nei metodi, a seconda del ruolo svolto dall'IA. Modelli forniti nelle linee guida per l'autore.

Horizon Europe (finanziamenti UE). Divulgazione richiesta nella proposta stessa, con implicazioni sul modo in cui viene valutato il testo della sovvenzione modificato dall'IA. La mancata divulgazione è trattata come un problema di integrità della ricerca.

I principali server di prestampa. arXiv, bioRxiv e medRxiv ora richiedono tutti dichiarazioni sull'uso dell'intelligenza artificiale al momento dell'invio. Non applicate così rigorosamente come i giornali, ma sempre più controllate durante la moderazione.

Se la sede di destinazione non è menzionata sopra, controlla le istruzioni per gli autori: quasi tutte le riviste in lingua inglese hanno linee guida aggiornate dalla fine del 2024. Supponi che la divulgazione sia obbligatoria e verifica il formato.

What you need to disclose

La linea tracciata dai diari va all'incirca tra "strumento che rileva errori in ciò che hai scritto" e "strumento che ha generato il testo che hai utilizzato". I correttori grammaticali e gli strumenti di controllo ortografico di solito vanno bene senza divulgazione. Qualsiasi altra cosa, incluso l'uso di un editor AI sulla tua bozza, generalmente deve apparire nella dichiarazione.

Dichiarare sempre. Utilizzo di qualsiasi modello linguistico di grandi dimensioni (varianti ChatGPT, Claude, Gemini, DeepSeek, Llama) per generare testo che appare nel manoscritto, in qualsiasi quantità. Ciò include riassunti, frasi transitorie, bozze astratte e qualsiasi prosa generata dai suggerimenti.

Dichiarare sempre. Utilizzo dell'intelligenza artificiale per analisi, tra cui analisi statistiche, elaborazione di immagini, estrazione di testo da documenti di origine o screening per revisioni sistematiche.

Di solito divulgato. Utilizzo di strumenti di editing AI che parafrasano, ristrutturano o riscrivono sostanzialmente il testo, anche se sei stato tu a scrivere l'originale. Ciò include umanizzatori, parafrasatori e modalità di riscrittura più profonde degli strumenti di editing accademico.

Divulgare se richiesto. Utilizzo di strumenti grammaticali di base (livello gratuito di Grammarly, Microsoft Editor, controllo ortografico nel tuo elaboratore di testi). La maggior parte delle riviste non richiede la divulgazione di questi dati, ma Elsevier e Springer hanno iniziato a richiederla esplicitamente. Se le istruzioni dell'autore menzionano "qualsiasi strumento di intelligenza artificiale", includili per sicurezza.

Non è necessario divulgarlo. Gestori di riferimenti, generatori di citazioni (Zotero, Mendeley) o editor di equazioni LaTeX. Queste non sono IA generative.

L’area grigia in pratica sono gli strumenti di editing accademico che combinano il controllo grammaticale tradizionale con la riscrittura generativa. Se l'output del tuo strumento cambia sostanzialmente la struttura o la formulazione delle tue frasi, trattalo come generativo e divulgalo. Se segnala solo errori e suggerisce correzioni di punteggiatura, si applica il tradizionale trattamento con gli strumenti grammaticali. In caso di dubbio, divulgare: il costo di una divulgazione eccessiva è pari a zero; il costo della sottodivulgazione è potenzialmente la ritrazione.

Where the statement goes

Il posizionamento dipende dal ruolo svolto dall’intelligenza artificiale nel tuo lavoro.

AI utilizzata solo per la modifica o il perfezionamento del linguaggio. Sezione dei ringraziamenti o una "Dichiarazione dedicata all'intelligenza artificiale generativa e alle tecnologie assistite dall'intelligenza artificiale nel processo di scrittura" prima dei riferimenti (formato preferito di Elsevier).

L'intelligenza artificiale veniva utilizzata per redigere le sezioni del manoscritto. Stesso posizionamento di cui sopra, con maggiore specificità su quali sezioni.

AI utilizzata nell'analisi o nei metodi. Sezione Metodi, in una sottosezione che descrive lo strumento AI, i suoi parametri e come è stato utilizzato. Potrebbe essere necessaria anche la dichiarazione di riconoscimento.

AI utilizzata nello screening di revisione sistematica o nell'estrazione dei dati. Sezione metodi, generalmente in una sottosezione sulle procedure di screening. La checklist PRISMA-trAIce (l'estensione specifica dell'intelligenza artificiale di PRISMA 2020) richiede la segnalazione esplicita di quale strumento di intelligenza artificiale, versione, istruzioni utilizzate e come è stata eseguita la verifica umana.

AI utilizzata nella stesura delle proposte di sovvenzione. Dipende dal finanziatore. NIH e NSF attualmente accettano l'informativa nella lettera di accompagnamento o in una dichiarazione dedicata. Horizon Europe lo richiede nel testo della proposta stessa, in una sezione specifica. Controlla sempre le linee guida attuali del finanziatore, che cambiano più velocemente delle linee guida delle riviste.

Templates for the common scenarios

Questi modelli corrispondono al testo accettato dalla maggior parte dei principali editori. Adatta il nome e la versione dello strumento al tuo utilizzo effettivo.

Scenario 1: AI utilizzata solo per la modifica della grammatica e della lingua.

Declaration of generative AI and AI-assisted technologies in the
writing process: During the preparation of this work, the authors used
[Tool Name, version] for language editing and grammar refinement.
After using this tool, the authors reviewed and edited the content as
needed and take full responsibility for the content of the publication.

Scenario 2: intelligenza artificiale utilizzata per redigere sezioni specifiche, poi modificate dagli autori.

Declaration of generative AI and AI-assisted technologies in the
writing process: During the preparation of this work, the authors used
[Tool Name, version] to draft initial versions of the [Introduction
/ Abstract / Discussion section]. The authors substantially revised
the generated text, verified all factual content against the source
material, and take full responsibility for the content of the
publication.

Scenario 3: intelligenza artificiale utilizzata nei metodi (ad esempio, text mining, screening di revisioni sistematiche).

We used [Tool Name, version] to [screen abstracts for inclusion in
the systematic review / extract study characteristics from full-text
articles / perform topic modeling on the source corpus]. The tool was
accessed via [API / web interface] between [dates] using the following
prompt template: "[exact prompt]". Two reviewers independently verified
all AI-generated outputs against the source documents, with
disagreements resolved by discussion. No AI was used in final inclusion
decisions, quality assessment, or interpretation of findings.

Scenario 4: intelligenza artificiale utilizzata per umanizzare o parafrasare la propria scrittura.

Declaration of generative AI and AI-assisted technologies in the
writing process: During the preparation of this work, the authors used
[Tool Name, version] to refine the language and clarity of text the
authors had originally drafted. The tool did not introduce new ideas,
arguments, or content. The authors reviewed all suggested changes and
take full responsibility for the content of the publication.

Scenario 5: No AI was used.

Some journals now require an explicit negative statement.

Declaration of generative AI and AI-assisted technologies in the
writing process: The authors did not use any generative AI or
AI-assisted technologies in the preparation of this work.

Field-specific quirks

Le regole generali di cui sopra si applicano alla maggior parte dei campi. Alcune aree hanno requisiti più severi o adottati in precedenza.

Medicina clinica. Riviste specifiche (NEJM, JAMA, Lancet) a volte richiedono la divulgazione degli strumenti di intelligenza artificiale utilizzati dai revisori e dagli autori. Alcuni richiedono la conferma esplicita che nessun dato del paziente sia stato inserito in uno strumento di intelligenza artificiale ospitato. Controlla la rivista specifica: le linee guida variano anche all'interno della medicina conforme a ICMJE.

Informatica. Le conferenze (NeurIPS, ICML, ACL) hanno pubblicato politiche sull'uso dell'intelligenza artificiale che spesso differiscono tra loro. NeurIPS richiede la divulgazione nel documento stesso; L'ACL lo richiede in un campo separato al momento dell'invio. Alcune sedi vietano il testo generato dall'intelligenza artificiale in sezioni specifiche (spesso abstract o contributi). Leggi attentamente il bando: queste politiche cambiano ogni anno.

Scienze umanistiche e sociali qualitative. Le norme sulla trasparenza stanno recuperando terreno. Diverse riviste umanistiche ora richiedono la divulgazione anche per l’uso dell’intelligenza artificiale in ambito editoriale, sulla base del fatto che la voce e la prosa fanno parte del contributo accademico in questi campi. Trattare le regole sulla divulgazione delle discipline umanistiche come più rigide delle impostazioni predefinite STEM.

Legge. Diverse revisioni legali ora proibiscono qualsiasi testo generato dall'intelligenza artificiale nel corpo dell'articolo (consentendo la modifica dell'intelligenza artificiale della prosa scritta dall'autore). L’accuratezza delle citazioni viene controllata in modo aggressivo, in parte a causa di casi di alto profilo di citazioni fabbricate dall’intelligenza artificiale che compaiono in memorie legali.

Common mistakes that trigger rejection

Abbiamo visto ciascuno di questi causare ritardi o rifiuti.

Divulgazione vaga. "Sono stati utilizzati strumenti di intelligenza artificiale" senza nominarli, nominare le versioni o descrivere ciò che facevano. Gli editori vogliono sempre più specificità e la divulgazione vaga sembra evasiva.

Divulgazione che contraddice la lettera di accompagnamento o i metodi. L'esempio all'inizio di questo articolo. Se la tua lettera di accompagnamento menziona ChatGPT e la tua dichiarazione lo omette, gli editori segnalano la discrepanza come un problema di integrità della ricerca.

Indicare AI come autore. ICMJE, COPE e i principali editori lo vietano. L’intelligenza artificiale non può soddisfare i criteri di paternità perché non può accettare la responsabilità. Elencare ChatGPT come coautore è ora un fattore scatenante di rifiuto immediato dalla scrivania nella maggior parte delle riviste.

Divulgazione nella posizione sbagliata. Una divulgazione sepolta in una nota a piè di pagina quando l'editore richiede una sezione dedicata viene trattata come non conformità, anche se la sostanza è corretta. Corrisponde al formato specificato dall'editore.

Dimenticando la dichiarazione di responsabilità. La maggior parte dei modelli termina con una qualche forma di "gli autori si assumono la piena responsabilità per il contenuto". La mancanza di questa lingua viene considerata come una divulgazione incompleta da alcuni editori.

Divulgare solo uno dei numerosi strumenti. Se hai utilizzato ChatGPT per la bozza, quindi ProofreaderPro per modificare, quindi DeepL per tradurre una sezione: rivelali tutti e tre. La divulgazione selettiva è peggiore della mancata divulgazione una volta scoperta.

The workflow we recommend

Una sequenza pratica che riduce al minimo sia il lavoro che il rischio.

Passaggio 1: tieni un registro mentre scrivi. Un semplice file di testo: nome dello strumento, versione, per cosa lo hai utilizzato, quali sezioni. Aggiornalo ogni volta che usi l'intelligenza artificiale. Questa singola abitudine fa sì che la divulgazione venga scritta da sola alla fine.

Passaggio 2: abbina il modello dell'editore. Controlla le linee guida per l'autore relative alla sede a cui stai inviando il post. Utilizza il loro formato esatto se ne forniscono uno. La maggior parte degli editori preferisce la propria formulazione.

Passaggio 3: coordinarsi con i coautori. Ogni coautore deve sapere quale intelligenza artificiale è stata utilizzata e confermare che il proprio utilizzo dell'intelligenza artificiale è stato divulgato. Una rivelazione a sorpresa durante la revisione tra pari danneggia la credibilità del team.

Passaggio 4: scrivi la lettera di accompagnamento in modo coerente. La tua lettera di accompagnamento del giornale dovrebbe fare riferimento brevemente all'informativa se l'uso dell'intelligenza artificiale è stato sostanziale. Le discrepanze tra la lettera di accompagnamento e la dichiarazione sono un comune fattore scatenante del rifiuto.

Passaggio 5: verifica preventivamente la divulgazione con un autore senior. Se il tuo PI o il coautore senior non ha letto il testo della divulgazione, chiedi la sua approvazione prima dell'invio. Di solito hanno visto cosa vogliono gli editori.

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Frequently asked questions

D: Devo effettuare la divulgazione utilizzando Grammarly o il controllo ortografico del mio elaboratore di testi?

Per la maggior parte dei giornali no. I tradizionali correttori grammaticali e gli strumenti di controllo ortografico non sono classificati come IA generativa. La linea che alcuni editori (in particolare Elsevier e Springer) stanno iniziando a tracciare è se lo strumento cambia la struttura o la sostanza del tuo testo. Un controllo ortografico per correggere gli errori di battitura va bene. Una funzione "riscrivi questa frase per chiarezza" attiva la divulgazione. In caso di dubbio, controlla le istruzioni dell'editore e segnala se la formulazione è ambigua.

D: Cosa succederebbe se utilizzassi un editor AI che ora mi rendo conto ha sostanzialmente riscritto il mio testo?

Divulgatelo. Il costo di una divulgazione tardiva è molto inferiore al costo di essere sorpresi a non divulgare durante la revisione tra pari. Se il manoscritto è ancora in fase di revisione, aggiungi la dichiarazione nella tua lettera di risposta insieme alla presentazione rivista. Se l'articolo è stato inviato ma non ancora revisionato, contatta l'editore con una breve correzione. Gli editori generalmente rispettano le correzioni; non rispettano le omissioni scoperte successivamente.

D: Posso elencare ChatGPT come autore se ha scritto parti sostanziali dell'articolo?

No. ICMJE, COPE e tutti i principali editori vietano la paternità dell'IA sulla base del fatto che l'IA non può soddisfare i criteri di paternità: non può accettare la responsabilità del lavoro, non può accettare di essere responsabile dell'accuratezza e non può approvare le versioni finali. Elencare l'intelligenza artificiale come autore è ora motivo di rifiuto immediato da parte della maggior parte delle riviste e può innescare procedure di integrità della ricerca presso la tua istituzione. Dichiarare l'uso dell'IA nella dichiarazione; mai nell'elenco degli autori.

D: La mia lettera di risposta ai revisori necessita anche di un'informativa sull'uso dell'intelligenza artificiale?

Dovrebbe corrispondere a ciò che hai inserito nel manoscritto. Se hai utilizzato l'intelligenza artificiale per redigere la lettera di risposta (che è comune e accettabile), aggiorna la tua informativa per rifletterlo. Molti manoscritti revisionati ora includono una frase come "Nella preparazione di questa revisione sono stati utilizzati strumenti di intelligenza artificiale, incluso [strumento] per modificare la lettera di risposta, oltre agli usi divulgati nella presentazione originale". Gli editori sono sempre più consapevoli delle lettere di risposta assistite dall'intelligenza artificiale e preferiscono la divulgazione alla scoperta.